- Chu kỳ ƣu kho: hay còn có tên gọi khác là thời gian luân chuyển kho cho biết trung bình kể từ khi Công ty mua hàng đến khi bán được hàng mất bao nhiêu thời gian.
3.2.3.Hoàn thiện chính sách quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một loại tài sản dự trữ với mục đích đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên liên tục. Lượng hàng tồn kho tối ưu là vừa đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh hoạt động. Nhưng nếu tỷ trọng lớn quá sẽ dễ bị dư thừa, bị ứ đọng và lãng phí. Còn nếu dự trữ ít quá sẽ làm cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bị gián đoạn, không đảm bảo cho quá trình cung ứng hàng hóa. Hiệu quả hàng tồn kho phụ thuộc chủ yếu vào việc thu thập và xử lý thông tin trên thị trường, về kế hoạch bán hàng và thị phần của Công ty. Việc xác định lượng hàng tồn kho tối ưu là một yêu cầu cấp thiết trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho.
-Lập kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở tình hình của năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, từng quý. Luôn kiểm tra kĩ chất lượng
nguyên vật liệu nhập về, nếu phát hiện hàng kém phẩm chất cần đề nghị ngay cho người bán hàng đổi hàng hoặc đền bù thiệt hại cho Công ty.
Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng còn tồn đọng để xử lý, tìm biện pháp để giải phóng số hàng hóa tồn đọng để nhanh chóng thu hồi vốn.
Đối với thành phẩm tồn kho, Công ty muốn đẩy hàng bán ra nhiều hơn, trong ngắn hạn có thể áp dụng một số biện pháp như: giảm giá, ký gửi hàng tại nơi bán, bán những hàng tồn kho không còn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Còn trong dài hạn, Công ty cần quản lý chặt chẽ các đơn đặt hàng để lên kế hoạch sản xuất hợp lý, tránh để cho sản phẩm dư thừa quá nhiều. Ngoài biện pháp đó, Công ty nên tăng cường quản lý chuỗi cung ứng sản phẩm của mình, việc quản lý chuỗi cung ứng có hiệu quả trong lâu dài.
Ngoài ra, Công ty có thể đầu tư vào phần mềm quản lý hàng lưu kho, đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm để có thể quản lý hàng lưu kho dễ dàng và hiệu quả hơn.
Việc hàng tồn kho trong năm còn chiếm tỷ trọng tương đối cao trong tổng TSNH cho thấy lượng hàng hóa mua cũng như gửi tại các đại lý còn nhiều. Việc hàng tồn kho trong quá trình chưa đến tay người tiêu dùng có nhu cầu và chuyển giao quyền sở hữu thì việc mất mát, hỏng hóc, thất thoát vốn là không tránh khỏi.
+ Trong quá trình mua hàng thì chúng ta được coi là dự trữ do vậy cần phải rút ngắn thời gian vận chuyển, bốc dỡ tránh để chúng phải lưu cảng quá lâu gây ứ đọng vốn và có thể làm giảm giá trị hàng hoá hoặc mất đi cơ hội tiêu thụ vì lý do chậm trễ.
+ Sau khi đã nhận hàng về kho Công ty là người quản lý trực tiếp chúng lúc này biện pháp duy nhất có thể làm là tìm cách đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ tăng cường công tác tham gia hội chợ triển lãm, hội chợ hàng tiêu dùng để mở rộng quan hệ với khách hàng, duy trì tốt các quan hệ cũ.
+ Đối với hàng tồn kho đã rơi vào tình trạng lỗi thời, khả năng tiêu thụ kém doanh nghiệp nên mạnh dạn chịu tổn thất phần nào để nhanh chóng giải phóng nguồn vốn tồn đọng bằng cách hạ giá. Hơn nữa điều này còn giúp Công ty tránh được những tổn thất khác có thể xảy ra như chi phí lưu kho, bảo quản, tổn thất do chất lượng hàng hoá giảm, hoặc do mất mát hao hụt.
- Đối với hàng hóa của Công ty xuất bán ra thị trường: Đây là lĩnh vực quan trọng vì sản phẩm sản xuất ra thì quan trọng nhất là phải tiêu thụ được. Sản phẩm không thể sản xuất ra mà không tiêu thụ được. Để có thể tiêu thụ được sản phẩm mà mình sản xuất ra thì doanh nghiệp cần làm những việc sau:
+ Công ty cần nâng cao chất lượng và mẫu mã sản phẩm tạo ấn tượng và uy tín tốt trên thị trường. Mặc dù hiện nay các công ty, doanh nghiệp cố gắng tạo ra cho mình ưu thế cạnh tranh khác chứ không phải là chất lượng sản phẩm, ví dụ như giá cả, phương thức phục vụ...Song chất lượng sản phẩm vẫn là cốt yếu cho sự tồn tại lâu dài, bền vững. Chất lượng sản phẩm của Công ty tốt sẽ là sợi dây vô hình vững chắc nối kết khách hàng với sản phẩm của Công ty. Để làm được điều này Công ty cần đầu tư máy mọc thiết bị, cải tiến công nghệ sản xuất, đồng thời Công ty cần tiệp tục tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu chất lượng cao và ổn định. Ngoài ra trong quá trình sản xuất bộ phận KCS cần kiểm tra chặt chẽ hơn tất cả các công đoạn sản xuất, đóng gói, bảo quản trước khi giao hàng cho khách hàng.
+ Công ty cần chú trọng tới việc nghiên cứu và mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. Thông qua các đại lý trong nước để tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng và biết được những ưu nhược điểm sản phẩm của mình và của đối thủ cạnh tranh để từ đó có kế hoạch hành động phù hợp. Hơn nữa, Công ty cần tích cực tham gia các hội chợ triển lãm thương mại trong và ngoài nước để giới thiệu các sản phẩm của mình với bạn hàng nước ngoài, để mở rộng quan hệ làm ăn.
+ Phấn đấu giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, để thực hiện được điều này Công ty cần đầu tư vào việc mua sắm máy móc thiết bị để rút ngắn thời gian sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm, sắp xếp lao động hợp lý tránh tình trạng dư thừa nhân lực hoặc thiếu gây khó khăn trong công tác phân công lao động, bố trí các khâu sản xuất hợp lý hạn chế sự lãng phí nguyên vật liệu.
+ Sử dụng có hiệu quả các biện pháp hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm: Một trong những biện pháp hữu hiệu mà các Công ty hiện nay vẫn sử dụng là quảng cáo. Thông qua quảng cáo tuyên truyền khách hàng có thể nắm được và hiểu rõ hơn về sản phẩm và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ngoài ra, Công ty có thể đầu tư vào phần mềm quản lý hàng lưu kho, đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm để có thể quản lý hàng lưu kho dễ dàng và hiệu quả hơn.
Áp dụng mô hình ABC để quản lý nguyên liệu hàng tồn kho
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu hàng năm của một loại nguyên liệu tại Công ty bằng cách nhân lượng nhu cầu với đơn giá. Sau đó, sắp xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị.
Bƣớc 2: Xác định mức kiểm soát tồn kho cho + Loại A: Ô tô 4 chỗ , Ô tô 7 chỗ
+ Loại B: các loại phụ tùng thay thế như: má phanh, mặt bích cầu sau, dầu , sơn, lốp ô tô; nắp chụp cần gạt mưa , rôtuyn cân bằng , vè ba đờ xốc trước , lọc gió.
+ Loại C: các loại thiết bị sửa chữa ô tô: Cầu nâng ô tô, phòng sơn sấy ô tô toàn bộ, tủ đồ nghề sửa chữa chuyên dụng, thiết bị kiểm tra phanh, thiết bị kiểm tra xả khí động cơ, Máy đọc lỗi hộp đen, Máy nén khí, Máy ra vào lốp ô tô…
Bảng 3.1. Phân loại nguyên vật liệu tồn kho theo mô hình ABC
ĐVT: triệu đồng
Loại nguyên iệu Nhu cầu hàng năm % so với nhu cầu Giá đơn vị Tổng giá trị hàng năm % so với tổng giá trị Loại Ô tô 4 chỗ 60 0,20 450 27.000 31,98 A Ô tô 7 chỗ 60 0,20 625 37.500 44,41 A Má phanh 1.800 6,00 1,095 1.971 2,33 B Lốp ôtô 2500 8,33 1,264 3.160 3,74 b Mặt bích cầu sau 2000 6,67 1,23 2.460 2,91 B Nắp chụp cần gạt mưa 7000 23,33 0,23 1.610 1,91 B Rôtuyn cân bằng 5500 18,33 0,26 1,69 B Vè ba đờ xốc trước 7000 23,33 0,5 3.500 4,15 B Sơn 2500 8,33 0,875 2.188 2,59 A Dầu (chai) 1500 5,00 1,3 1.950 2,31 B Cầu nâng ô tô 10 0,03 65 650 0,77 C Phòng sơn sấy ô tô toàn
bộ 5 0,02 25 125 0,15 C Tủ đồ nghề sửa chữa
chuyên dụng 10 0,03 6, 60 0,07 C Thiết bị kiểm tra phanh 8 0,03 7 56 0,07 C Máy cân bằng lốp ô tô 10 0,03 6 60 0,07 C Thiết bị kiểm tra xả khí
động cơ 12 0,04 15 180 0,21 C Máy đọc lỗi hộp đen 5 0,02 60 300 0,36 C Máy nén khí 10 0,03 15 150 0,18 C Máy ra vào lốp ô tô 10 0,03 8, 87 0,10 C Tổng 30.000 100,00 84.437 100,00
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Như vậy, sau khi phân loại nguyên vật liệu tại bảng 3.1 , ta xác định được mức kiểm soát hàng tồn kho như sau:
Loại A bao gồm: các loại xe ô tô nên cần được theo dõi đặc biệt vì chiếm 76,39% giá trị, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể. Cần tính toán chính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho. Các chính sách tồn kho phải được xác định tương ứng.
Loại B bao gồm: sơn, lốp ô tô, má phanh, mặt bích cầu sau, dầu, nắp chụp cần gạt mưa, rôtuyn cân bằng , vè ba đờ xốc …trước chiếm 21,63% có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Loại C bao gồm các loại thiết bị sửa chữa ô tô: Cầu nâng ô tô, phòng sơn sấy ô tô toàn bộ, tủ đồ nghề sửa chữa chuyên dụng, thiết bị kiểm tra phanh, thiết bị kiểm tra xả khí động cơ, Máy đọc lỗi hộp đen, Máy nén khí, Máy ra vào lốp ô tô…
chỉ cần kiểm kê định kì.
Sơ đồ 3.1 Mô hình quản lý nguyên liệu tồn kho ABC
(Nguồn: Số liệu được tính toán từ Bảng 3.1)