Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chính của Công ty Cổ phần ô tô ASC từ năm 2005 đến naychủ yếu là buôn bán ô tô và phụ tùng ô tô, dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô. Tư vấn và chuyển giao công nghệ chuyên ngành ô tô. Buôn bán xe có động cơ (cũ và mới ), săm lốp, thiết bị, phụ tùng thay thế, xe có động cơ, máy móc công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, đồ kim khí, kim loại màu, khoáng sản.Và đào tạo nghề trong lĩnh vực sửa chữa máy móc, xe có động cơ.
Hiện nay Công ty CP Ô tô ASC là nhà nhập khẩu trực tiếp và phân phối phụ tùng chính hãng ô tô Nissan lớn nhất trong hệ thống đại lý Nissan tại Việt Nam. Khánh hàng của Công ty CP ô tô ASC là bao gồm các cơ quan từ các Bộ, Ban, Ngành, các tổ chức Ngoại giao, quốc tế, các Tổng Cục, tổng Công ty và các doanh nghiệp lớn đến các
cá nhân. Kho phụ tùng của Công ty CP ô tô ASC luôn sẵn có 200.000 mã hàng của các hãng ô tô nổi tiếng thế giới từ Nhật, Mỹ, Châu Âu và Hàn Quốc, đảm bảo luôn cung cấp đủ và đáp ứng hầu hết các nhu cầu của các xưởng và khách hàng. Kho vật liệu sơn Dupont - Mỹ, các sản phẩm thi công sửa chữa thân vỏ xe và chăm sóc ô tô 3M - Mỹ, keo gắn ô tô Sika - Thuỵ Sỹ luôn đảm bảo dự trữ bằng 3 tháng tiêu thụ.
Phân phối phụ tùng ô tô là thế mạnh của Công ty CP ô tô ASC và đã được các khách hàng các nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa ô tô trên toàn quốc công nhận. Mạng lưới Công ty CP ô tô ASC trải rộng khắp 3 miền Bắc - Trung – Nam. Công ty CP ô tô ASC đang cung cấp phụ tùng và vật liệu ô tô cho hơn 1.000 khách hàng là các Công ty và xưởng sửa chữa ô tô trên toàn quốc. Bộ phận kinh doanh phụ tùng gồm các chuyên viên kỹ thuật có chuyên môn và kinh nghiệm, được tổ chức làm việc khoa học với các trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ kịp thời và chính xác các nhu cầu xuất nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng chuyên ngành ô tô. Công ty CP ô tô ASC đang dẫn đầu trong thị phần cung cấp phụ tùng, vật liệu cho ngành dịch vụ ô tô Việt Nam.
2.1.3.Quy trình hoạt động kinh doanh, dịch vụ chung và cơ cấu tổ chức của Công ty CP ô tô ASC
2.1.3.1.Quy trình hoạt động kinh doanh
Sơ đồ 2.1. Quy trình dịch vụ sửa chữa chung
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Liên hệ với khách hàng Đặt cuộc hẹn Tiếp đón khách hàng tại phòng phục vụ Báo giá và xác nhận công việc với khách hàng Chăm sóc khách hàng tại phòng chờ Sắp xếp công việc Lấy phụ tùng ra sửa chữa Hoàn tất và kiểm tra chất lượng Thanh toán ,
xuất hóa đơn và kiểm tra xe với khách hàng Giao xe Liên hệ với khách hàng sau khi sửa chữa Xem xét và cải thiện công việc
Công ty Cổ phần Ô tô ASC là một Công ty có lĩnh vực kinh doanh chính là dịch vụ sửa chữa ô tô và phân phối xe, phụ tùng, vật liệu cho ngành dịch vụ ô tô … Quy trình kinh doanh và dịch vụ sửa chữa ở Công ty cổ phần ô tô ASC được thể hiện qua sơ đồ 2.1
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lý của Công ty CP ô tô ASC
( Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, để duy trì hoạt động của mình được tốt đều cần đến công tác quản lý. Đáp ứng nhu cầu này, Công ty tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với loại hình Công ty cổ phần cũng như đặc điểm kinh doanh: đứng đầu là Tổng giám đốc người có quyền hành cao nhất chịu trách nhiệm với HĐQT, Nhà nước và tập thể các phòng ban về mọi mặt lĩnh vực kinh doanh. Công ty CP Ô tô ASC tổ chức như sau.
Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông
Ban kiểm soát
Ban tổng giám đốc
TỔNG
Giám đốc kinh doanh phân phối phụ
tùng Giám đốc dịch vụ ô tô Phòng hành chính nhân sựTỔN Phòng bảo trì Phòng xuất nhập khẩu Phòng kiểm tra chất lượng Phòng tài chính kế toán Phòng Maketing TkinhỔN G
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận :
Hội đồng quản trị : Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Một số chức năng của Hội đồng quản trị trong các hoạt động như sau:
+Trong hoạt động kinh doanh và đầu tư: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty,quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị trên 30% đến 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công ty, quyết định các giải pháp thị trường, tiếp thị và công nghệ.
+ Trong công tác tài chính: Quyết định phát hành thêm cổ phần mới với mức không quá 30% vốn điều lệ tại thời điểm phát hành trong mỗi 12 tháng, chào bán sổ cổ phần ngân quỹ của Công ty, quyết định phương thức, giá và thời điểm chào bán cổ phần trong phạm vi cổ phần được phép chào bán của Công ty, quyết định loại trái phiếu, tổng giá trị trái phiếu, phương thức, giá và thời điểm chào bán trái phiếu và các chứng khoán chuyển đổi của Công ty,quyết định huy động vốn theo hình thức khác, quyết định việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác, quyết định mức trích khấu hao tài sản, mức trả cổ tức hàng năm, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình quyết định kinh doanh.
+Trong công tác tổ chức: Quyết định cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập hay giải thể Công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện Công ty theo đề nghị của Tổng giám đốc; quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỉ luật, kí hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Tổng Giám đốc hoặc theo đề nghị của Tổng Giám đốc đối với các chức danh Phó Tổng giám đốc và Kế toán trưởng.
Ban Tổng Giám đốc : Tổng Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức căn cứ theo tiêu chuẩn quy định tại điều lệ tổ chức của Công ty. Nhiệm kì của Tổng Giám đốc là 5 năm và có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kì không hạn chế. Các Phó Tổng giám đốc giúp giám đốc diều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty và pháp luật về những công việc được giao.
Ban kiểm soát: Bao gồm 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu và miễn nhiệm, có nhiệm kì 5 năm, cùng với nhiệm kì của Hội đồng quản trị và có thể được bầu lại với số nhiệm kì không hạn chế. Đứng đầu ban kiểm soát là Trưởng ban kiểm soát. Chức năng chính của Ban này là :
+ Giám sát Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc trong việc quản lý và điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ khẩn trương trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
+ Thẩm định báo cáo tài chính kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và 6 tháng của Công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị;
+ Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của Công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.
+ Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động Công ty bất cứ lúc nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
+ Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Tổng giám đốc và tổ chức thực hiện các lĩnh vực: nhập khẩu các mặt hàng của Tổng Công ty, nhập khẩu và mua sắm thiết bị, phụ tùng, vật liệu đáp ứng yêu cầu kinh doanh phân phối của Tổng Công ty và các đơn vị thành viên.Phối hợp các phòng ban tham mưu giúp Ban Lãnh đạo Công ty quản lý, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc. Phụ trách liên hệ với các đối tác nước ngoài và hoàn tất các thủ tục hải quan hợp pháp để giúp Công ty nhập khẩu hàng hóa đúng chủng loại và chất lượng.
Phòng Bảo trì: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của nhà máy, sửa chữa máy móc khi có sự cố xảy ra và định kỳ bảo dưỡng máy móc.
Phòng kiểm tra chất ƣợng: Kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu nhập vào. Kiểm soát dây chuyền sản xuất. Tìm kiếm và sáng tạo ra những sản phẩm mới. Kiểm soát và chấm vệ sinh toàn nhà máy.Kiểm soát chất lượng thành phẩm khi xuất xưởng và hậu mãi.
Phòng hành chính nhân sự của Công ty: Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, thông báo, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong Công ty. Nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện các Nội quy, Quy chế, Quy trình, Thủ tục, Biểu mẫu phục vụ quản lý, điều hành nội bộ. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng theo các hệ thống văn bản đã thiết lập. Tham mưu các hình thức, giải pháp và kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường đối với trụ sở, cơ sở trực thuộc của Công ty.
Thực hiện chế độ BHXH cho người lao động theo quy định của Luật pháp. Tổ chức và phối hợp với Phòng kế toán tính lương, thưởng và các chế độ công tác phí theo quy định của Công ty.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tham mưu cho ban quản trị về các chính sách, chế độ tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế, từ đó giúp giám đốc nắm bắt tình hình cụ thể của Công ty.
-Lập hoá đơn, chứng từ cho các giao dịch kinh doanh như hoá đơn, phiếu xuất nhập kho, phiếu thu chi, tạm ứng, kết toán, các chứng từ chi phí cũng như các giấy tờ pháp lý liên quan. Lập các form mẫu, các qui trình quản lý thu chi, hàng hoá, tài sản và thực hiện chúng trên thực tế.
-Nhập, xử lý và lưu giữ các dữ liệu kế toán vào các hệ thống sổ sách và bộ nhớ máy tính. Chú ý có các biện pháp lưu giữ, bảo quản, bảo mật các tài liệu này. Sử dụng thành thạo các công cụ trợ giúp trên máy tính, cố gắng đưa kế toán máy tính vào thực tế
-Theo dõi hàng tồn, so sánh hóa đơn đầu vào-đầu ra và xử lý cho hợp lệ, dứt điểm trong vòng một tháng. Giám sát tình hình nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng để cảnh báo bộ phận kinh doanh và Ban Giám đốc;
-Kiểm tra tính pháp lý của các thủ tục mua bán, kinh doanh và lập các giấy tờ cần thiết.
-Giữ liên hệ thường xuyên với cơ quan thuế để có các thông tin cần thiết. Lập báo cáo thuế hàng tháng và cả năm. Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ về báo cáo thuế. Theo dõi và thực hiện các khoản chi định kỳ như tiền thuế, điện nước, điện thoại, Internet, văn phòng phẩm, bưu điện... Quản lý công tác Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Theo dõi, lập, quản lý các tài liệu, giấy tờ về Cổ đông, HĐQT và Ban Giám đốc
Tổng kết: Hàng tháng phải báo cáo cho Ban giám đốc các thông tin sau: +Tạm ứng và kết toán.
+Xuất nhập, nợ khách hàng và khách hàng nợ.
+ Doanh số, chi phí, tạm ứng và quyết toán, chứng từ chi phí, lỗ lãi. + Hàng tồn và tình hình hoá đơn TC thừa thiếu.
+Quyết toán tiền mặt trong quĩ và trong tài khoản.
+Hàng quí ngoài các thông tin trên phải có thêm báo cáo về tình hình khấu hao tài sản, trị giá hàng tồn, hàng tồn đọng khó bán, bảo hành, hư hỏng và nợ khó đòi.
+Tổng kết cả năm ngoài các thông tin trên phải có thêm báo cáo về trị giá tài sản Công ty, chi phí đột xuất cuối năm và lãi cổ tức của các cổ đông.
Phòng Marketing, kinh doanh: Khảo sát thị trường, tìm kiếm, cung cấp thông tin về thị trường sản phầm đang và sẽ kinh doanh, thông tin về các đối tác và các đối thủ cạnh tranh: khả năng tiêu thụ, khả năng cung cấp, chủng loại, nhãn mác, tính năng kỹ thuật, catalog, căn cứ vào phương án bán buôn để có kế hoạch thiết lập mạng lưới các đại lý của riêng Công ty: thường xuyên tiếp xúc, lập báo giá, quảng bá sản phẩm của Công ty với các bạn hàng cũ và mới. Có kế hoạch tiếp xúc định kỳ với các khách hàng mua lẻ có doanh số lớn. Tìm kiếm thêm các khách hàng mới thông qua các biện pháp marketing. Lập thông tin chi tiết về các khách hàng. Quản lý công nợ và giám sát, thực hiện kế hoạch thanh toán. Quản lý các mặt hàng tồn đọng, bảo hành, hư hỏng và nợ khó đòi. Lập kế hoạch kinh doanh cho bản thân theo từng tháng, quí và cả năm. Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty về chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn phát triển của Công ty, đề xuất kế hoạch kinh doanh dự kiến của Công ty trong giai đoạn tới.
2.1.4.Cơ cấu lao động trong Công ty Cổ phần Ô tô ASC
2.1.4.1 Cơ cấu lao động trong doanh nghiệp
Biều đồ 2.1. Cơ cấu lao động
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Cơ cấu lao động
7 25 13 15 30 20 40 Trình độ trên Đại học Trình độ đại Học Kỹ sư kỹ thuật Cử nhân khối kinh tế, xã hội Trình độ cao Đẳng Trình độ trung Cấp Công nhân kỹ Thuật
Trong đó:
Tổng số lao động làm việc của Công ty hiện nay là 150 người, có độ tuổi bình quân là 32. Với chính sách tuyển dụng lao động của mình, Công ty Cổ phần Ô tô ASC đã tập hợp được một tập thể lao động có chất lượng cao, kỷ luật đoàn kết, được đào tạo chính quy, bồi dưỡng thường xuyên được khách hàng đánh giá cao.
Cơ cấu lao động của Công ty khá phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của Công ty. Với đội ngũ nhân viên hùng hậu Công ty đã từng bước phát triển gặt hái được nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh, tiến từng bước vững chắc đưa Công ty phát triển ngày một lớn mạnh hơn.
2.1.4.3.Chế độ thu nhập
Bảng 2.1. Mức thu nhập trung bình theo trình độ o động
(Đvt :nghìn đồng)
STT Trình độ Thu nhập
1 Trình độ trên Đại học 9.000.000–10.000.000 2 Trình độ Đại học 8.000.000– 9.000.000 3 Kỹ sư kỹ thuật 7.000.000– 8.000.000 4 Cử nhân khối kinh tế, xã hội 6.000.000– 7.000.000 5 Trình độ cao đẳng 5.000.000– 6.000.000 6 Trình độ trung cấp 3.500.000– 4.500.000 7 Công nhân kỹ thuật 3.000.000– 3.500.000
( Nguồn: Phòng Hành Chính – Nhân Sự ) 2.1.4.2. Chính sách đãi ngộ đối với người lao động
Công ty CP ô tô ASC luôn coi chất lượng nguồn nhân lực là nguồn tài nguyên quý giá nhất của mình nên các chính sách về nâng cao trình độ và kinh nghiệm của nhân viên luôn được chú trọng. Cũng như xây dựng chính sách đãi ngộ đối với người lao động.
Trước tiên Công ty luôn tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về chế độ tiền