- Chu kỳ ƣu kho: hay còn có tên gọi khác là thời gian luân chuyển kho cho biết trung bình kể từ khi Công ty mua hàng đến khi bán được hàng mất bao nhiêu thời gian.
3.3.2 Hoàn thiện chính sách quản lý khoản phải thu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các khoản phải thu phát sinh như là một tất yếu khách quan. Một trong các nhân tố ảnh hưởng đến các khoản phải thu thì chính sách tín dụng thương mại có tác động lớn nhất, nó không những ảnh hưởng trực tiếp để quy mô của các khoản phải thu mà còn làm tăng doanh thu, giảm chi phí hàng tồn kho. Tín dụng thương mại đem đến cho Công ty nhiều lợi thế nhưng cũng gặp không ít rủi ro. Do đó, để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu, Công ty nên:
- Thực hiện phân tích đối với từng khách hàng, từ đó đưa ra chính sách phù hợp như: thời hạn nợ, mức dư nợ, chính sách giá để nhằm rút ngắn tối đa tuổi nợ của các khoản phải thu.
- Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, phân công trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp trong việc đưa ra quyết định bán chịu, đồng thời có chế độ báo cáo giám sát để tránh rủi ro trong quá trình theo dõi và quản lý thu hồi nợ.
- Xây dựng hạn mức bán chịu tối ưu cho toàn Công ty và cho từng đối tượng khách hàng. Đưa ra chính sách kiểm soát nợ để nắm bắt kịp thời các thông tin về khách hàng chính sách thu hồi nợ, phạt tiền, khởi kiện nếu như khách hàng cố tình không trả nợ.
Thời hạn bán chịu là một chính sách thay đổi thời hạn bán chịu có thể là mở rộng hoặc rút ngắn thời hạn bán chịu. Chính sách mở rộng thời hạn bán chịu nhằm mục tiêu thu hút thêm khách hàng mua chịu góp phần tăng doanh thu và sau cùng là tăng lợi nhuận. Ngược lại, một chính sách rút ngắt thời hạn bán chịu nhằm mục tiêu giảm kỳ thu tiền bình quân, qua đó tiết kiệm chi phí đầu tư vào khoản phải thu. Thời hạn bán chịu dài hay ngắn có tác động đến kỳ thu tiền bình quân, do đó dẫn đến gia tăng hay
giảm khoản phải thu và chi phí đầu tư vào khoản phải thu. Mô hình phân tích và ra quyết định thay đổi thời hạn bán chịu được mô tả theo sơ đồ sau.
Sơ đồ 3.1. Mô hình quyết định mở rộng thời hạn bán chịu
Sơ đồ3.2 . Mô hình quyết định rút ngắn thời hạn bán chịu
Chính sách thời hạn bán chịu dựa trên cơ sở so sánh giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí phát sinh khi mở rộng thời hạn bán chịu, hoặc so sánh giữa tiết kiệm chi phí đầu tư khoản phải thu và lợi nhuận giảm đi do rút ngắn thời hạn bán chịu. Để đưa ra quyết định thời hạn bán chịu, Phòng tài chính – kế toán cần phối hợp với phòng kinh doanh để ước lượng chính xác các thông số đầu vào bao gồm:
+ Ước lượng tỷ lệ thay đổi doanh thu khi thay đổi thời hạn bán chịu.
+ Ước lượng mức thay đổi kỳ thu tiền bình quân khi thay đổi thời hạn bán chịu. + Ước lượng mức thay đổi khoản phải thu do tác động của cả hai yếu tố thay đổi
doanh thu và thay đổi kỳ thu tiền bình quân và chi phí cơ hội của khoản phải thu. Dựa vào các thông số ước lượng, Phòng tài chính – kế toán có thể xác định mức thay đổi lợi nhuận và chi phí. Cuối cùng so sánh giữa mức thay đổi lợi nhuận và chi phí để ra quyết định nên theo đuổi chính sách nào. Công ty nên có chính sách chiết khấu
Tăng kỳ thu tiền bình quân Mở rộng thời Tăng doanh thu
Tăng lợi nhuận Tăng khoản
phải thu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không?
Ra quyết định
Giảm kỳ thu tiền bình quân
Rút ngắn thời hạn bán chịu
Giảm doanh thu Giảm lợi nhuận Giảm khoản phải thu
Tiết kiệm chi phí vào
Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi
nhuận giảm
Ra quyết định
thương mại thích hợp để kích thích khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán đúng hạn khi mua hàng .
Sơ đồ 3.3. Mô hình quyết định tăng tỷ lệ chiết khấu
Sơ đồ 3.4. Mô hình quyết định giảm tỷ lệ chiết khấu
Để thực hiện ra quyết định tỷ lệ chiết khấu, cần ước lượng chính xác các thông số đầu vào bao gồm:
+ Ước lượng mức thay đổi kỳ thu tiền bình quân khi thay đổi tỷ lệ chiết khấu. + Ước lượng chi phí cơ hội của khoản phải thu.
Qua thông số này Phòng tài chính - kế toán có thể xác định được mức độ thay đổi của khoản phải thu, từ đó xác định mức thay đổi của chi phí đầu tư vào khoản phải thu. Đồng thời, với tỷ lệ chiết khấu đưa ra, Phòng tài chính - kế toán có thể xác định được mức thay đổi doanh thu ròng, qua đó xác định mức thay đổi lợi nhuận. Cuối cùng, bằng việc so sánh giữa sự thay đổi chi phí và lợi nhuận, Phòng tài chính - kế toán có thể ra quyết định chính sách tỷ lệ chiết khấu nào Công ty nên theo đuổi.
Giảm kỳ thu tiền bình quân
Tăng tỷ lệ chiết khấu
Giảm doanh thu ròng
Giảm khoản phải thu
Giảm lợi
nhuận Ra quyết định Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi nhuận giảm không?
Tiết kiệm chi phí vào khoản đầu tư
Tăng kỳ thu tiền bình quân
Giảm tỷ lệ chiết khấu
Tăng doanh thu ròng
Tăng khoản phải thu
Tăng lợi nhuận Ra quyết định
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí
không? Tăng chi phí vào
- Công ty nên sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ kịp thời, đồng thời phải xác định số dư các khoản phải thu theo đối tượng khách hàng để xem khách hàng đó có số dư vượt quá mức dư nợ cho phép thì thu hồi ngay.
- Thường xuyên cử cán bộ độc lập với kế toán công nợ xác minh đối chiếu nợ nhằm cảnh giác trường hợp cán bộ thu nợ thông đồng với khách hàng để kéo dài thời gian trả nợ hoặc chiếm dụng các khoản nợ đã thu tiền rồi.
- Trường hợp phát sinh nợ quá hạn xảy ra Công ty nên áp dụng các biện pháp mềm dẻo để yêu cầu khách hàng trả nợ như: cử cán bộ đến trực tiếp làm việc, điện thoại, fax hay gửi thư điện tử yêu cầu trả nợ với nội dung tế nhị và thân thiện.
- Khi có các khoản nợ khó đòi xảy ra Công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau:
+ Ngừng việc giao dịch, chủ động cử cán bộ thu nợ đến trực tiếp làm việc hoặc gửi thư yêu cầu trả nợ, yêu cầu khách hàng xác nhận thời hạn thanh toán và số tiền có thể thanh toán từng lần để làm cơ sở pháp lý sau này.
+ Nếu các biện pháp trên được áp dụng vài lần mà khách hàng không thanh toán nợ thì Công ty nên đơn nhờ toà án can thiệp căn cứ vào điều kiện quy định trong hợp đồng.
Ưu điểm của việc này là thu hồi được nợ quá hạn, rút ngắn chu kỳ nợ của khách hàng, hạn chế bị chiếm dụng vốn, tránh để xảy ra các khoản nợ phải thu khó đòi, giúp tăng tính luân chuyển của TSNH. Nhưng cũng có những hạn chế nhất định là nếu biện pháp thu nợ của Công ty không hợp lý sẽ dẫn đến mất khách hàng, tăng chi phí thu hồi nợ từ đó làm giảm doanh thu bán hàng.