6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1 Về môi trƣờng kiểm soát
a/ Nâng cao nhận thức của an lãnh đạo về kiểm soát nội bộ:
Ban lãnh đạo Công ty cần xác định rõ sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống KSNB, đồng thời điều hành và kiểm soát hệ thống KSNB mà trọng tâm là công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất phù hợp với đặc điểm của đơn vị, và đó chính là một công cụ hữu hiệu của Ban lãnh đạo trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất tại Công ty. Và thông qua cơ chế kiểm soát đó, mỗi bộ phận và mỗi các nhân trong đơn vị sẽ có nhận thức đúng về vị trí, vai trò của kiểm soát nội bộ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Để hệ thống này vận hành tốt, Ban lãnh đạo Công ty cần tuân thủ một số nguyên tắc nhƣ:
Xây dựng một môi trƣờng văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi.
Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ đƣợc văn bản hóa rõ ràng và đƣợc truyền đạt rộng rãi trong nội bộ Công ty.
Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao.
Mọi hoạt động quan trọng phải đƣợc ghi lại bằng văn bản
Bất kỳ thành viên nào của Công ty cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB.
Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát..
Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập
Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Để đảm bảo tính kịp thời, Ban kiểm soát Công ty nên đƣợc tiến hành định kỳ mỗi tháng 1 lần và hoạt động độc lập với Công ty.
b/ Hoàn thiện chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trƣờng kiểm soát trong doanh nghiệp, qua đó đòi hỏi đơn vị phải có những chính sách đổi mới và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực.
Với phƣơng châm “Mọi việc bắt nguồn từ con ngƣời”, Ban giám đốc thƣờng xuyên quan tâm đến sự phát triển nguồn nhân lực, xem ngƣời lao động là trọng tâm dẫn đến thành công của Công ty. Chính vì thế, trong những năm qua, Ban giám đốc đã mạnh dạn thu hút và bố trí cán bộ trẻ, có năng lực, có trình độ chuyên môn cao giữ các vị trí chủ chốt để quản lý và điều hành các phân xƣởng. Công ty có chính sách nhân sự rõ ràng, quy trình tuyển dụng hợp lý và phổ biến rộng rãi cho toàn thể công nhân viên biết. Khi tuyển dụng nhân sự cho Công ty, phải kiểm tra xem có ứng viên nào có quan hệ thân thiết
(quan hệ trong gia đình,..) với hội đồng tuyển dụng hay không, nếu có thì phải không để thành viên đó tham gia vào hội đồng tuyển dụng của Công ty trong đợt tuyển dụng này.
Trong khâu đào tạo, bồi dƣỡng cần rà soát lại toàn bộ lực lƣợng lao động hiện có để có nội dụng và chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng xác thực, hiệu quả và thƣờng xuyên.
Việc sử dụng cán bộ cần đƣợc thực hiện một cách linh hoạt và hiệu quả bằng cách phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá nhân một cách hợp lý để huy động tối đa trí tuệ của mỗi ngƣời.
Ngoài ra, Công ty cần có cơ chế hấp dẫn thu hút nhân tài và kích thích nhân tài cống hiến tài năng, tâm huyết cho sự phát triển của Công ty.
Đặc biệt, Công ty cần có biện pháp nâng cao năng lực đội ngũ làm công tác KSNB chi phí sản xuất, đảm bảo đủ về số lƣợng và chất lƣợng, thƣờng xuyên đƣợc cập nhật nâng cao kiến thức mới về quản lý và KSNB chi phí sản xuất.
Trong khâu đánh giá, đề bạt, khen thƣởng cần sử dụng thêm các mức khen thƣởng thỏa đáng cả về vật chất lẫn tinh thần đối với các đơn vị, cá nhân đạt thành tích xuất sắc trong lao động, mang lại lợi ích thiết thực cho Công ty.
Công ty cần phát động nhiều phong trào hƣởng ứng chủ trƣơng tiết kiệm chi phí: hội tay nghề giỏi, tận dụng phế liệu, phát động chiến dịch chống lãng phí...nhằm góp phần giảm chi phí, nâng cao hiệu quả cho toàn Công ty.
c/ Phân chia trách nhiệm giữa các chứ năng, ộ phận:
Công ty cần phân chia trách nhiệm giữa các chức năng, bộ phận nhƣ sau:
- Chức năng mua hàng và nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lƣợng.
- Chức năng kiểm nhận hàng và thủ kho để ngăn chặn việc nhận hàng khống.
- Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua hàng quá số lƣợng cần dùng cho sản xuất.
- Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho nhằm ngăn chặn việc kê khai khống số hàng so với số lƣợng thực mua.
- Công ty cần lập bộ phận vật tƣ độc lập chuyên thực hiện việc thu mua vật tƣ để tránh sự kiêm nhiệm của Phòng kế hoạch.