6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3 Đánh giá công tác kiểm soát nội bộchi phí sản xuất tại Công ty cổ phần
ty cổ phần may Trƣờng Giang
a Ư điểm
- Ban Giám đốc Công ty nhận thức đƣợc sự cần thiết của công tác kiểm soát chi phí sản xuất, thể hiện qua việc chú trọng vào công tác lập kế hoạch sản xuất, dự toán chi phí sản xuất từng quý. Dự toán lập càng chính xác thì việc kiểm soát chi phí sản xuất càng cao.
- Về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ KSNB chi phí sản xuất:
+ Về tổ chức hệ thống tài khoản: hiện nay hệ thống tài khoản của Công ty nói chung và hệ thống tài khoản chi phí của Công ty nói riêng đã đáp ứng đƣợc yêu cầu hạch toán và cung cấp thông tin.
+ Về chứng từ sổ sách: Công ty đã sử dụng đúng các chứng từ theo chế độ quy định, đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ.
- Về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất: các thủ tục kiểm soát đang từng bƣớc đƣợc thiết lập để đảm bảo hoạt động sản xuất của Công ty kịp thời, tạo sự tin tƣởng trong công nhân viên. Đây là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới cổ phần nhƣ Công ty cổ phần may Trƣờng Giang.
Nhượ điểm
- Về môi trường kiểm soát:
+ Nhận thức của ban lãnh đạo Công ty về kiểm soát nội bộ: Công ty hoạt động dựa trên sự tin tƣởng vào năng lực cũng nhƣ sự trung thực của nhân viên mà không xây dựng các nguyên tắc cơ bản về trách nhiệm cũng nhƣ quy định thƣởng phạt rõ ràng đối với từng nhân viên ở phân xƣởng sản xuất. Vì vậy, khi xảy ra các sai phạm về chi phí sản xuất nhƣ: chi phí vƣợt định mức nhiều, mất mát tài sản...thì lúng túng trong khâu xử lý, khó tìm ra nguyên nhân cũng nhƣ biện pháp khắc phục.
+ Chính sách nhân sự: Một số nhân viên đƣợc tuyển dụng còn dựa trên mối quan hệ cá nhân. Khâu đề bạt, khen thƣởng chƣa rõ ràng, chƣa sử dụng tối đa trí tuệ của mỗi nhân viên, chƣa có các biện pháp khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
+ Tổ chức phân chia trách nhiệm: Tại Công ty, tuy đã có phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận nhƣng vẫn còn nhọc nhằn ở các khía cạnh sau:
Phòng kế hoạch vừa lên kế hoạch mua vật tƣ vừa trực tiếp thực hiện nghiệp vụ mua vật tƣ nên dễ dẫn đến sai phạm.
Thủ kho vừa thực hiện nhiệm vụ nhận vật tƣ và bảo quản, theo dõi vật tƣ nên có thể thủ kho gian lận về số lƣợng vật tƣ.
- Về việc lập dự toán: Trong dự toán chi phí sản xuất, chƣa dự đoán đƣợc những rủi ro mà Công ty có thể gặp trong quá trình sản xuất, dự toán chƣa chi tiết cụ thể cho từng phân xƣởng. Hơn nữa, việc lập dự toán chi phí sản xuất của Công ty hiện nay còn ở mức độ chung nên khi phát sinh chênh lệch, Công ty khó tìm ra nguyên nhân cũng nhƣ khó đảm bảo đƣợc khả năng kiểm soát nguồn gốc các chênh lệch đó.
- Về tổ ch ức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất:
Công ty chƣa xây dựng quy trình hạch toán chi phí sản xuất rõ ràng, cụ thể.
Một số chứng từ, sổ sách sử dụng ở Công ty đã đảm bảo yếu tố của một chứng từ nhƣng nó chƣa giúp cho việc hạch toán và kiểm soát nội bộ chi phí.
Công ty chỉ tập trung vào báo cáo kế toán tài chính, chƣa vận dụng kế toán quản trị vào việc lập báo cáo chi phí, phục vụ thông tin cho phân tích chi phí.
Công ty có phân quyền truy cập hệ thống cho các thành viên nhƣng sự phân quyền này mang tính hình thức, hơn nữa việc sửa sai do nhập liệu đƣợc thực hiện một cách trực tiếp nên dễ xảy ra rủi ro.
Công ty chƣa có biện pháp lƣu trữ dữ liệu về chi phí sản xuất an toàn.
- Về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất:
+/ Kiểm soát nội bộchi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Ở khâu cung ứng vật tƣ: Công ty chƣa đƣa ra đƣợc các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp hợp lý và không có sự tách biệt giữa việc đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhận hàng, chủ yếu mua của các bạn hàng quen thuộc (nhà cung cấp lâu năm); không thực hiện việc so sánh, đánh giá giữa các nhà cung cấp với nhau để lựa chọn nhà cung cấp có lợi nhất cho Công ty về chất lƣợng, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức giao hàng, điều kiện thanh toán, tiến độ giao hàng cũng nhƣ mối quan hệ với Công ty. Vì vậy,dễ xảy ra gian lận về đơn giá vật tƣ khi bộ phận cung ứng thông đồng với nhà cung cấp.
Khâu giao nhận và nhập kho vật tƣ: không có bộ phận nhận vật tƣ riêng lẻ, thủ kho phải đảm nhận việc này, nên dễ xảy ra thất thoát vật tƣ do thủ kho biển thủ vật tƣ. Ngoài ra, chất lƣợng vật tƣ nhập kho không đƣợc kiểm
soát do bộ phận phụ trách kỹ thuật không làm tròn trách nhiệm, không kiểm định chất lƣợng vật tƣ trƣớc khi cho nhập kho.
Khâu xuất kho và sử dụng vật tƣ: Tổ trƣởng, kỹ thuật, quản đốc không làm đúng chức trách nhiệm vụ, dẫn đến gian lận trong cắt xén vật tƣ khi các các tổ trƣởng, kỹ thuật và quản đốc thông đồng với nhau; cán bộ kỹ thuật chƣa sâu xát trong việc giám sát vật tƣ sau khi xuất kho đƣa vào sản xuất; việc xuất kho vật tƣ theo định mức gây khó khăn trong việc bảo quản và kiểm soát vật tƣ; Công ty không lập Bảng kê Phiếu xuất kho nên khó khăn trong việc quản lý Phiếu xuất kho.
Khâu bảo quản vật tƣ: Công ty không thực hiện kiểm kê vật tƣ thƣờng xuyên và chƣa quy định trách nhiệm cụ thể của thủ kho nên khi xảy ra mất mát khó tìm ra nguyên nhân và rất kho kiểm soát số lƣợng vật tƣ.
+/ Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp:
Một số nhân viên (làm việc ở phân xƣởng sản xuất) đƣợc tuyển dụng vào Công ty không theo quy trình tuyển dụng của Công ty quy định mà dựa trên các mối quan hệ với quản lý hay Ban lãnh đạo Công ty dẫn đến trình độ không phù hợp với vị trí đƣợc tuyển dụng và kết quả là những ngƣời này làm việc không hiệu quả, làm tăng chi phí nhân công trực tiếp, ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm và hiệu quả chung của toàn Công ty.
Khâu giám sát quá trình sản xuất sản phẩm chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, dẫn đến việc quản lý thời gian làm việc cũng nhƣ năng suất lao động của công nhân chƣa cao, làm trì truệ quá trình sản xuất, đơn đặt hàng hoàn thành không đúng tiến độ, chất lƣợng sản phẩm không đảm bảo.
+/ Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung:
Việc quản lý TSCĐ của Công ty chƣa thực sự hiệu quả: một số tài sản thuộc phân xƣởng không còn sử dụng chờ thanh lý nhƣng vẫn trích khấu hao tính vào chi phí sản xuất chung làm cho chi phí sản xuất chung không chính
xác.
Công ty không có kế hoạch bảo trì, bảo dƣỡng TSCĐ và cũng không lập dự phòng sửa chữa lớn nên hay phát sinh hƣ hỏng, vì vậy làm trì trệ quá trình sản xuất, gây áp lực chi phí tăng cao.
Công ty chƣa kiểm tra các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài có thực sự phát sinh hay không, và có chính xác hay không.
Chi phí sản xuất chung không đƣợc lập dự toán chi tiết cho từng yếu tố cấu thành, do vậy việc kiểm soát chi phí sản xuất chung chỉ đơn thuần là kiểm tra chi phí thực tế phát sinh trên cơ sở chứng từ kế toán, đối chiếu với số liệu tổng chi phí sản xuất chung đƣợc lập trong dự toán.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2, luận văn giới thiệu tổng quan về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức kế toán của Công ty cổ phần may Trƣờng Giang. Đi sâu vào tìm hiểu về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất ở Công ty.
Về nội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất của Công ty cổ phần may Trƣờng Giang bao gồm kiểm soát nội bộ việc lập dự toán chi phí sản xuất tại Công ty; thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ; hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp, hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung. Qua đó, tác giả đã chỉ ra đƣợc những điểm còn tồn tại của kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty..
Ngoài ra, qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở Công ty, tác giả đã nêu lên đƣợc những nguyên nhân dẫn đến những vấn đề còn tồn tại trong kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất.
CHƢƠNG 3:
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY
TRƢỜNG GIANG
3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT NÓI RIÊNG