6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3 Về tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộchi phí sản xuất
Phân xƣởng hoàn thành
1 Chi phí NVL TT 3.017.452.528 7.000
2 Chi phí NC TT 497.831.585 7.000
3 Chi phí sản xuất chung 314.410.238 7.000
Qua bảng dự toán ta biết đƣợc mức chi phí cụ thể cho từng phân xƣởng. Đây chính là cơ sở cho quản đốc phân xƣởng tổ chức thực hiện, theo dõi, đánh giá kết quả sản xuất. Cần phải xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân gắn với công việc và nhiệm vụ đƣợc giao. Mọi khoản phát sinh trong và ngoài dự toán thì quản đốc phân xƣởng chịu hoàn toàn trách nhiệm.
3.2.3 Về tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất sản xuất
a/ Xây dựng quy trình hạch toán chi phí s n xuất
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Các loại vật tƣ xuất kho cho sản xuất thuộc chủng loại nào, với khối lƣợng bao nhiêu đều đƣợc theo dõi cụ thể trên thẻ kho và theo dõi về mặt giá trị trên sổ chi tiết vật tƣ tại phòng kế toán.
Hàng ngày căn cứ vào Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ do phân xƣởng có nhu cầu gửi lên, phòng kế hoạch sau khi kiểm tra và xác nhận yêu cầu đúng sẽ gửi tới phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đƣợc duyệt gửi đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành có nhiệm vụ nhập các số liệu có liên quan để làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất.
Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp:
Chi phí nhân công trực tiếp cần đƣợc theo dõi chi tiết cho từng phân xƣởng, sau đó chi tiết cho từng mã hàng. Hàng ngày, bộ phận phân xƣởng cụ thể là Tổ
trƣởng sẽ chấm công cho công nhân tổ mình đảm nhận. Việc theo dõi, giám sát công nhân phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và chặt chẽ hơn, tổ trƣởng phải kiểm tra sự có mặt của công nhân nhiều lần trong ngày và giám sát thái độ làm việc của công nhân. Cuối tháng, quản đốc phân xƣởng lập Bảng chấm công của các phân xƣởng có sự đối chiếu với Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (đã có sự xác nhận của bộ phận kiểm tra chất lƣợng KCS) gửi cho kế toán tiền lƣơng. Kế toán tiền lƣơng căn cứ vào đó lập Bảng phân bổ tiền lƣơng cho các bộ phận và tiến hành ghi vào sổ chi phí sản xuất để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp.
Tập hợp chi phí sản xuất chung:
- Chi phí tiền lƣơng nhân viên phân xƣởng: chi phí này cần đƣợc tập hợp cho từng phân xƣởng. Cuối tháng, kế toán tiền lƣơng căn cứ vào Bảng chấm công do quản đốc tập hợp lại để ghi số chi phí tiền lƣơng nhân viên phân xƣởng vào TK 6271.
- Chi phí vật liệu dùng ở phân xƣởng: hàng ngày, căn cứ vào vật liệu xuất dùng cho phân xƣởng nào thì kế toán tập hợp cho phân xƣởng đó.
- Chi phí dụng cụ dùng ở phân xƣởng: khi phát sinh nhu cầu dùng dụng cụ, căn cứ vào Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ do Tổ trƣởng của phân xƣởng có nhu cầu gửi lên kế toán làm căn cé ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí khấu hao TSCĐ ở phân xƣởng: chi phí này đƣợc phân bổ vào chi phí sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thƣờng của máy móc thiết bị sản xuất. Công suất bình thƣờng là số lƣợng sản phẩm đạt đƣợc ở mức trung bình ở các điều kiện bình thƣờng.
Trƣờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thƣờng thì chi phí khấu hao TSCĐ phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí nhân công trực tiếp.
Trƣờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thƣờng thì chi phí khấu hao TSCĐ đƣợc phân bổ theo mức công suất bình thƣờng,
còn chi phí khấu hao TSCĐ không đƣợc phân bổ sẽ tính vào giá vốn hàng bán. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: cần theo dõi riêng cho từng phân xƣởng, khi phát sinh các khoản chi phí này ở phân xƣởng nào thì tập hợp chi phí sản xuất cho phân xƣởng đó.
b/ Hoàn thiện một s chứng từ phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí s n xuất tại Công ty
Công ty nên thêm vào chứng từ một số yếu tố mang tính chất kiểm soát nhƣ tăng cƣờng phần xét duyệt của những ngƣời quản lý có trách nhiệm hoặc bổ sung những yếu tố giúp công tác đối chiếu, … Nhằm đảm bảo công tác kiểm soát đƣợc thực hiện chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Các chứng từ sử dụng tại Công ty cần bổ sung thêm một số yếu tố: chứng từ đó phát sinh thuộc phân xƣởng nào để phục vụ công tác hạch toán và kiểm soát chi phí tốt hơn, đối với phân xƣởng may thì cần xác định rõ là chứng từ phát sinh ở tổ nào để dễ dàng kiểm soát chi phí hơn.
Để khắc phục tình trạng vật tƣ xuất theo định mức gây khó khăn trong việc bảo quản vật liệu thì Công ty nên xuất nhiều lần theo tiến độ, vì vậy Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ cần hoàn thiện về số lƣợng đề nghị ít hơn trong định mức, khi đó những lần xuất tăng thêm và giảm đƣợc vật tƣ thừa để lại phân xƣởng. Tuy nhiên, tổng số lƣợng vật tƣ xuất của các lần phải bằng số lƣợng định mức để tránh tình trạng xuất thiếu vật tƣ, gây trì hoãn quá trình sản xuất. Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ cần bổ sung thêm yếu tố nhƣ: số chứng từ, số chứng từ định mức, xuất lần thứ mấy và xuất cho bộ phận nào..
Công ty CP may Trƣờng Giang
239 Huỳnh Thúc Kháng
PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƢ
Ngƣời yêu cầu: Lƣơng Thị Cảnh Số chứng từ:
Đơn vị: Tổ 1, Pxm I Số chứng từ định mức: ; Xuất lần thứ:
STT Tên vật tƣ, quy cách ĐVT Số lƣợng Mục đích Ngày cần
1 Chỉ 50/3 Cuộn 15 Phục vụ sản xuất 02/12/2011 2 Chỉ polyester 50/3 M 3.500 Phục vụ sản xuất 02/12/2011 3 Chỉ polyester 30/3 Cuộn 10 Phục vụ sản xuất 02/12/2011 4 Chỉ polyester 40/2 Cuộn 10 Phục vụ sản xuất 02/12/2011 5 Chỉ vắt sổ trắng Kg 3,6 Phục vụ sản xuất 02/12/2011 6 Phấn sáp Hộp 20 Phục vụ sản xuất 02/12/2011 Ngày 01 tháng 12 năm 2012
Ngƣời yêu cầu Kế toán trƣởng Thủ kho
Lương Thị Cảnh Nguyễn Thị Ngọc Lan Lê Thị Tuyết
K h i xác định lại đối tƣợng tập hợp chi phí là từng phân xƣởng thì Phiếu xuất kho cần bổ sung thêm các yếu tố nhƣ: xuất cho phân xƣởng, số phiếu đề nghị xuất để phục vụ cho công tác hạch toán chi phí của kế toán và phục vụ cho việc kiểm soát xuất kho vật tƣ đúng yêu cầu đã đƣợc phê chuẩn.
Công ty CP may Trƣờng Giang Mẫu 02-VT
239 Huỳnh Thúc Kháng (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Tháng 12 năm 2011 Nợ TK 621: 18.408.000 Số 001/12 Có TK 152: 18.408.000
Họ và tên ngƣời nhận hàng: Lƣơng Thị Cảnh Số phiếu yêu cầu xuất:
Địa chỉ (bộ phận): Tổ trƣởng – Tổ 1 Xuất cho phân xƣởng may 1
Lý do xuất kho: Xuất phục vụ sản xuất Đơn đặt hàng : 10176397
Xuất tại kho (ngăn lô): Nguyên vật liệu phụ
Ngày 02 tháng 12 năm 2012
Tổng số tiền bằng chữ: (Mƣời tám triệu bốn trăm lẻ tám ngàn đồng y) Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời nhận Thủ kho
N.T.Như Nguyệt N.T.Ngọc Lan Lương Thị Cảnh Lê Thị Tuyết
STT Tên nhãn,quy cách, phẩm
chất, vtƣ, dụng cụ, hàng hóa ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Chỉ 50/3 Cuộn 30 30 34.000 1.020.000 2 Chỉ polyester 50/3 Mét 7.000 7.000 2.000 14.000.000 3 Chỉ polyester 30/3 Cuộn 20 20 60.000 1.200.000 4 Chỉ polyester 40/2 Cuộn 20 20 60.000 1.200.000 5 Chỉ vắt sổ trắng Kg 7,2 7,2 40.000 288.000 6 Phấn sáp Hộp 40 40 17.500 700.000 Tổng cộng 18.408.000
c/ Hoàn thiện một s sổ sách, báo cáo chi phí:
Để tránh tình trạng thất lạc Phiếu xuất kho, Công ty nên bổ sung Bảng kê phiếu xuất kho để kiểm soát đƣợc các Phiếu xuất kho đã sử dụng.
Bảng 3.3: Bảng kê phiếu xuất kho
Công ty Cổ phần may Trƣờng Giang - Quý IV năm 2012
Chứng từ
Diễn giải Số
lƣợng Thành tiền
Ngày Số
02/12/2012 001/12 Xuất vật liệu cho phân
xƣởng 1, tổ 1 7.107,2 18.408.000 06/12/2012 002/12 Xuất vật liệu cho phân
xƣởng 2, tổ 2 3.020 15.309.000 ……
Hiện nay sổ chi tiết chi phí sản xuất ở Công ty chỉ phản ánh sự chi tiết từng loại vật tƣ, chƣa chi tiết cho từng đối tƣợng hạch toán chi phí. Do đó việc tổ chức sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất hiện tại của Công ty không thuận lợi cho việc tập hợp chi phí vào các đối tƣợng chịu chi phí. Vì vậy Công ty nên tổ chức lại sổ chi tiết chi phí sản xuất theo từng bộ phận là cần thiết. Theo đó, sổ chi tiết vật tƣ nên chi tiết theo các phân xƣởng sản xuất.
Công ty CP may Trƣờng Giang 239 Huỳnh Thúc Kháng
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
Quý IV năm 2012
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng
Chi tiết cho từng phân xƣởng Số
hiệu
Ngày tháng
PX cắt PX may 1 PX may 2 PX hoàn
thành Tổ 1 ... Tổ 11 Tổ ... 001/12 02/12/2012 Xuất chỉ 50/3 1522 1.020.000 … 02/12/2012 Xuất chỉ vắt sổ trắng 1522 1.000.000
002/12 07/12/2012 Xuất vải kaki đen khổ
1,4 mét
1521 5.000.000
……….
Khi sổ chi tiết chi phí đƣợc thiết kế lại nhƣ vậy thì kế toán chỉ cần nhìn vào sổ chi tiết có thể biết đƣợc chi phí phát sinh ở từng phân xƣởng là bao nhiêu, đối chiếu với định mức để tìm nguyên nhân tăng giảm vật liệu.
Về sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp và sổ chi tiết chi phí sản xuất chung thì Công ty cũng cần thiết kế lại tƣơng tự nhƣ sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tếp để đảm bảo kiểm soát các loại chi phí này theo các loại chi phí phát sinh và cho từng phân xƣởng.
Ở Công ty chƣa thiết lập các báo cáo đánh giá về chi phí, nhƣng các báo cáo này lại đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích nhất cho nhà quản lý, giúp cho nhà quản lý thấy đƣợc cơ cấu chi phí của Công ty có hợp lý hay không, trình độ quản lý chi phí của toàn Công ty, của từng phân xƣởng đối với từng loại chi phí nhƣ thế nào, công tác lập dự toán, kế hoạch, quản lý giá thành sản xuất ra sao, …
Nên Công ty cần phải lập các báo cáo và thiết kế các báo cáo sao cho đơn giản, dễ hiểu, so sánh đƣợc, phù hợp với việc cung cấp thông tin cho ban Giám đốc Công ty, phù hợp với phạm vi cung cấp thông tin của kế toán, đồng thời đảm bảo phục vụ cho chức năng kiểm tra, kiểm soát.
Bảng 3.4: Bảng đánh giá chi phí ở các Phân xƣởng sản xuất Công ty Cổ phần may Trƣờng Giang - Quý IV năm 2012
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện
Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ (%) PX cắt 2.920.325.558 3.031.813.520 111.487.962 3,81 A Chi phí NVL TT 2.490.000.000 2.497.000.000 7.000.000 0,28 B Chi phí NC TT 305.017.324 385.840.647 80.823.323 26,49 C Chi phí SXC 125.308.234 148.972.873 23.664.639 18,88 PX may 3.108.972.050 3.447.212.990 338.240.940 10,87 A Chi phí NVL TT 2.366.355.881 2.545.930.000 179.574.119 7,58 B Chi phí NC TT 476.655.177 570.936.980 94.281.803 19,77 C Chi phí SXC 265.960.992 330.346.010 64.385.018 24,2 PX hoàn thành 3.829.694.351 4.209.084.600 379.390.249 9,91 A Chi phí NVL TT 3.017.452.528 3.319.002.900 301.550.372 9,99 B Chi phí NC TT 497.831.585 503.033.700 5.202.115 1,04 C Chi phí SXC 314.410.238 387.048.000 72.637.762 23,1
Qua bảng phân tích trên ta thấy chi phí sản xuất trong quý IV năm 2012 ở các phân xƣởng nhìn chung là tăng so với dự toán, trong đó:
- Phân xƣởng cắt: Chi phí sản xuất tăng so với dự toán là 111.487.962 đồng, tƣơng ứng tỷ lệ tăng 3,81%.
- Phân xƣởng may: Chi phí sản xuất tăng so với dự toán là 338.240.940 đồng, tƣơng ứng tỷ lệ tăng 10,87%.
- Phân xƣởng cắt: Chi phí sản xuất tăng so với dự toán là 379.390.249 đồng, tƣơng ứng tỷ lệ tăng 9,91%.
Qua các con số trên thì có thể kết luận các thành viên ở phân xƣởng sản xuất cần phải có các giải pháp tốt hơn và nổ lực hơn nữa trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí.
d/ Tăng ường kiểm soát quyền truy cập hệ th ng, quyền sửa s liệ đ i với chi phí s n xuất:
Kiểm soát quyền truy cập hệ thống là giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng ngƣời sử dụng. Công ty cần phân chia quyền hạn giữa các nhân viên kế toán khi tham gia vận hành chƣơng trình. Ngƣời quản lý (kế toán trƣởng) sẽ có đầy đủ các quyền để điều khiển và kiểm tra các nhân viên cấp dƣới. Ngƣời sử dụng (kế toán các phần hành) chỉ đƣợc truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà họ đƣợc cấp quyền sử dụng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tƣơng thích chức năng. Các quyền truy cập dữ liệu bao gồm đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu phải đƣợc gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu. Đồng thời, phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp. Kiểm soát truy cập hệ thống đƣợc thực hiện thông qua các biện pháp sau:
quyền truy cập dữ liệu. Việc phân quyền đƣợc thực hiện qua việc xác định tên ngƣời dùng, hệ thống, chức năng hay dữ liệu đƣợc sử dụng hay truy cập, giới hạn quyền truy cập và phƣơng pháp nhận dạng ngƣời dùng hợp pháp. Một phƣơng pháp thông thƣờng nhất là sử dụng các đoạn chƣơng trình nhận dạng và kiểm tra tên và mật khẩu của ngƣời dùng. Khi sử dụng máy tính để thực hiện công việc, ngƣời dùng đã đƣợc học cách bảo vệ việc truy cập máy tính và các phần hành do mình phụ trách bằng cách đặt mật khẩu để truy cập nhƣng kế toán vật tƣ, kế toán TSCĐ, kế toán tổng hợp tại Công ty lại sử dụng tên của mình làm mật khẩu. Điều này thực sự là mối nguy hiểm cho các thông tin kế toán, tạo ra khả năng xâm nhập vào hệ thống để sửa đổi số liệu. Để chống lại khả năng này cần đặt mật khẩu không trùng với tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, …của bản thân, ngƣời thân ngƣời sử dụng. Không nên viết mật khẩu ra giấy, trên sổ tay, … Cần thoát khỏi hệ thống khi không sử dụng, thay đổi mật khẩu khi có nhân viên thôi việc hay chuyển sang bộ phận khác, … Ngoài mật khẩu hệ thống, ngƣời sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lƣu trữ trong hệ thống và chỉ có ngƣời có trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới đƣợc phép thâm nhập vào dữ liệu của tập tin đó. Hiện nay việc sửa sai số liệu tại Công ty đƣợc thực hiện một cách trực tiếp tại các phần hành kế toán dễ dẫn đến rủi ro. Do đó Công ty nên quy định khi phát hiện sai sót phải báo ngay cho kế toán trƣởng và chỉ có kế toán trƣởng mới đƣợc sửa số liệu điều này sẽ hạn chế tình trạng các nhân viên tự ý sửa chữa số liệu.
- Kiểm tra thủ tục kiểm soát truy cập hệ thống sau khi phân quyền, cần đánh giá, kiểm tra và giám sát việc truy cập hệ thống. Để kiểm tra, có thể sử dụng các thủ tục sau:
+ Sử dụng hộp lƣu: nội dung ghi chép đƣợc xem xét thƣờng xuyên bởi kế toán trƣởng để xác định những truy cập ngoài quyền hạn cho phép. Đây
cũng là một dấu vết để truy tìm việc sử dụng, truy cập máy và tập tin trong quá trình kiểm soát.
+ Kiểm tra tính tƣơng thích chức năng: mỗi một kế toán đƣợc cấp