6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2 Hoạt động kiểm soát nội bộchi phí sản xuất tại Công ty
a/ Thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí s n xuất tại Công ty
Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác KSNB chi phí sản xuất thể hiện qua sơ đồ sau:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Xử lý nghiệp vụ
Nhập chứng từ
Lập các loại sổ báo cáo
Khóa sổ, chuyển kỳ sau
Hình 2.4: Tổ chức thông tin kế toán tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo hỗ trợ công việc kế toán nên trình tự ghi sổ đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc các kế toán viên phụ trách các phần hành sẽ nhập số liệu trên chứng từ vào máy tính và các nghiệp vụ của mình theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Sau đó, qua quá trình xử lý máy sẽ cho ra các sổ kế toán: sổ cái, tổng hợp, sổ thẻ chi tiết…
- Cuối tháng, quý, năm kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và tự động phần mềm sẽ tổng hợp tạo BCTC. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Các kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi in ra giấy.
Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty thể hiện qua các chứng từ sử dụng, quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo cáo kế toán về chi phí sản xuất.
Ở Công ty luôn chú trọng đến hệ thống chứng từ kế toán từ việc xét duyệt lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ. Tùy thuộc vào nội dung từng chứng từ mà có quy trình lập và luân chuyển chứng từ hợp lý. Các chứng từ nhƣ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, bảng tính lƣơng,… và các giấy tờ liên quan đến chi phí là cơ sở để ghi sổ kế toán chi phí.
Các chứng từ kế toán thể hiện chi phí sản xuất ở Công ty luân chuyển theo những nội dung chính sau:
* Đối với việc mua vật liệu nhập kho và xuất kho vật liệu sản xuất sản phẩm
- Chứng từ kế toán: Phiếu yêu cầu mua vật tƣ
Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng thông thƣờng Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
- Trình tự luân chuyển chứng từ mua nguyên vật liệu nhập kho công trƣờng và xuất nguyên vật liệu sử dụng đƣợc thể hiện qua các sơ đồ sau:
Phòng kinh doanh Đơn vị bán hàng Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán vật tƣ Giám đốc, Kế toán trƣởng
Bộ phận kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan
Xuất hiện nhu cầu vật tƣ (1) Phiếu yêu cầu (2) Ký hợp đồng Hàng Ký vào biên bản giao nhận hàng HĐ bán hàng hoặc HĐ GTGT Phiếu Kế hoạch yêu cầu mua vật tƣ
(ký) (3) Làm các thủ tục mua (4) Hợp đồng (lập) (8) (6) (6.1) (7) HĐ bán hàng hoặcHĐGTGT (8) Nhận đƣợc t/báo về (5) số lƣợng và thời hạn nhận hàng Nhận hàng (6.1) (Ký) biên bản giao nhận hàng (6.2) Thẻ (sổ) kho (8)
Phiếu yêu cầu
(10) Giám đốc ký vào hợp đồng (10) (10) (10)
Phiếu yêu cầu
(4) Hợp đồng Phiếu nhập kho (9) Nhập vào máy (9) HĐ hoặc HĐGTGT Hợp đồng Phiếu nhập kho (11)
Sổ kế toán liên quan (11) Hóa đơn hoặc
HĐ GTGT
Chú thích:
(1) Khi có đơn đặt hàng, xuất hiện nhu cầu vật tƣ, phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu mua vật tƣ .
(2) Phiếu yêu cầu đƣợc gửi đến phòng kế hoạch vật tƣ ký xác nhận.
(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua vật tƣ (đã duyệt), phòng kế hoạch làm các thủ tục để mua nhƣ thu thập báo giá, chọn và trình báo giá hợp lý nhất để trƣởng phòng kế hoạch xác nhận, quyết định mua.
(4) Phòng kế hoạch lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với ngƣời bán. (5) Căn cứ vào hợp đồng đã ký, Phòng kế hoạch thông báo số lƣợng và
thời hạn nhận hàng cho thủ kho.
(6) Hàng đƣợc ngƣời bán giao đến thủ kho.
(6.1) Thủ kho nhận hàng và ký vào biên bản giao nhận hàng với ngƣời vận chuyển của ngƣời bán.
(6.2) Thủ kho nhập hàng và ghi số lƣợng thực nhập vào thẻ (sổ) kho. (7) Ngƣời bàn giao hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn (GTGT) cho nhân viên Phòng kế hoạch vật tƣ, đại diện của Phòng kế hoạch vật tƣ ký vào hóa đơn mua hàng.
(8) Hóa đơn bán háng hoặc Hóa đơn GTGT đƣợc Phòng kế hoạch vật tƣ chuyển cho kế toán vật tƣ.
(9) Kế toán vật tƣ nhập dữ liệu vào máy tính; in Phiếu nhập kho
(10) Kế toán vật tƣ chuyển bộ chứng từ mua vật tƣ gồm: phiếu yêu cầu, hợp đồng, phiếu nhập kho, hóa đơn cho bộ phận kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan.
(11) Bộ phận kế toán liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ kế toán.
Phụ trách kỹ thuật Phân xƣởng sx Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán vật tƣ
Kế toán chi phí sản xuất và các bộ phận kế
toán liên quan Xuất hiện nhu
cầu sử dụng vật tƣ Ký xác nhận yêu cầu đúng (1) (1)
Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ (lập và ký)
(2) Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ (ký)
Phiếu xuất kho lƣu giữ
(12) (3) Phiếu xuất kho (6) Phiếu xuất kho (lập) Phiếu xuất kho (ghi số (4) lƣợng thực xuất và ký) (7) Thẻ kho (8) Phiếu xuất kho (9) Dữ liệu (10) Phiếu xuất kho (11) Sổ kế toán Vật tƣ (nhận) (5)
(6) (phần xuất) Sổ kho vào máy liên quan Xuất kho vật tƣ
Chú thích:
(1) Khi có nhu cầu sử dụng vật tƣ, quản đốc phân xƣởng lập phiếu yêu cầu có sự xác nhận của phụ trách kỹ thuật.
(2) Phiếu yêu cầu đƣợc chuyển cho phòng kế hoạch để trƣởng phòng kế hoạch ký.
(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu phòng kế hoạch lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lƣu).
(4) Ngƣời nhận vật tƣ (đại diện bộ phận có nhu cầu vật tƣ) mang 2 liên phiếu xuất kho xuống kho để làm thủ tục xuất kho.
(5) Thủ kho xuất vật tƣ rồi ghi số lƣợng vật tƣ xuất và ký vào phiếu xuất kho.
(6) Ngƣời nhận vật tƣ giữ 1 liên phiếu xuất kho, vật tƣ đƣợc giao đến bộ phận có nhu cầu sử dụng.
(7) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ (sổ) kho. (8) Phiếu xuất kho đƣợc thủ kho chuyển cho kế toán vật tƣ. (9) Kế toán vật tƣ, nhập dữ liệu vào máy tính.
(10) Phiếu xuất kho đƣợc chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và bộ phận kế toán liên quan.
(11) Từ bộ phận kế toán chi phí giá thành vào sổ kế toán có liên quan. (12) Phiếu xuất kho đƣợc lƣu giữ.
* Đối với việc tính lương và thanh toán lương cho công nhân, nhân viên quản lý
- Chứng từ kế toán Bảng chấm công
Phiếu xác nhận khối lƣợng công việc hoàn thành Bảng tính lƣơng
Bảng phân bổ tiền lƣơng
Phiếu chi Bảng thanh toán lƣơng Đơn vị bộ phận Tổ KCS Phòng TC- HC Kế toán tiền lƣơng KT trƣởng Chủ TK Kế toán
thanh toán Thủ quỹ liên quan Kế toán
Quản đốc phân xƣởng Cá nhân... Ngƣời lao động Tổ sản xuất (1) Bảng chấm công (2) Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành Bảng tính lƣơng (3) (5) (4) (6) Bảng thanh toán lƣơng (16) (5) (6) Bảng thanh toán lƣơng (duyệt) (8) Phiếu chi (duyệt) (9) Phiếu chi (10) Phiếu chi (12) Nhận tiền (ký quỹ) (13) Chia lƣơng (14) Ký nhận (3) Bảng thanh toán lƣơng (duyệt) Bảng tổng hợp lƣơng Công ty (17) Bảng phân bổ tiền lƣơng Bảng thanh toán lƣơng (7) (8) Bảng thanh toán lƣơng (11) Xuất quỹ (12) (18) (15) Ghi sổ kế toán liên quan Bảng thanh toán lƣơng (14) lƣơng (19) Lƣu chứng từ
Chú thích:
(1) Các tổ trƣởng phân xƣởng lập bảng chấm công. (2) Tổ KCS lập phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành.
(3) Cuối tháng chuyển bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ cho phòng Tổ chức-Hành chính tính lƣơng.
(4) Phòng tổ chức lao động lập bảng tính lƣơng chuyển cho phòng kế toán (Kế toán tiền lƣơng).
(5) Kế toán tiền lƣơng lập bảng thanh toán lƣơng và chuyển cho phòng Tổ chức-Hành chính, Kế toán trƣởng và chủ tài khoản duyệt.
(6) Kế toán tiền lƣơng nhận bảng thanh toán lƣơng đã đƣợc duyệt.
(7) Chuyển bảng thanh toán lƣơng cho kế toán thanh toán.
(8) Kế toán thanh toán nhận bảng thanh toán lƣơng và viết phiếu chi chuyển Kế toán trƣởng và chủ tài khoản.
(9) Kế toán thanh toán phiếu chi chủ tài khoản, Kế toán trƣởng đã duyệt.
(10) Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ. (11) Căn cứ vào phiếu chi, Thủ quỹ xuất
quỹ. (12) Quản đốc phân xƣởng nhận tiền.
(13) Quản đốc phân xƣởng, cán bộ lƣơng thực hiện việc chia lƣơng cho từng cá nhân.
(14) Phát lƣơng, từng cá nhân ký nhận vào bảng thanh toán lƣơng.
(15) Quản đốc phân xƣởng chuyển bảng thanh toán lƣơng về kế toán tiền lƣơng. (16) Từ các bảng thanh toán lƣơng, kế toán lập bảng tổng hợp tiền lƣơng toàn đơn vị.
(17) Từ bảng tổng hợp tiền lƣơng kế toán lập bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH.
(18) Từ bảng phân bổ tiền lƣơng chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan để ghi sổ kế toán liên quan.
Một số chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất:
Công ty CP may Trƣờng Giang Mẫu 02-VT
239 Huỳnh Thúc Kháng (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Tháng 12 năm 2012 Nợ TK 621: 18.408.000
Số 001/12 Có TK 152: 18.408.000
Họ và tên ngƣời nhận hàng: Lƣơng Thị Cảnh Địa chỉ (bộ phận): Tổ trƣởng – Tổ 14
Lý do xuất kho: Xuất phục vụ sản xuất
STT Tên nhãn,quy cách, phẩm chất, vật tƣ, dụng cụ, hàng hóa ĐVT Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Chỉ 50/3 Cuộn 30 30 34.000 1.020.000 2 Chỉ polyester 50/3 Mét 7.000 7.000 2.000 14.000.000 3 Chỉ polyester 30/3 Cuộn 20 20 60.000 1.200.000 4 Chỉ polyester 40/2 Cuộn 20 20 60.000 1.200.000 5 Chỉ vắt sổ trắng Kg 7,2 7,2 40.000 288.000 6 Phấn sáp Hộp 40 40 17.500 700.000 Tổng cộng 18.408.000 Đơn đặt hàng : 10176397
Xuất tại kho (ngăn lô): Nguyên vật liệu phụ
Ngày 02 tháng 12 năm 2012
Tổng số tiền bằng chữ: (Mƣời tám triệu bốn trăm lẻ tám ngàn đồng y) Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời nhận Thủ kho
N.T.Như Nguyệt N.T.Ngọc Lan Lương Thị Cảnh Lê Thị Tuyết (Nguồn: Công ty cổ phần may Trường Giang)
Công ty cổ phần may Trƣờng Giang thực hiện xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất theo định mức. Việc xuất kho nguyên vật liệu theo định mức đảm bảo luôn đủ nguyên vật liệu cho sản xuất, bên cạnh đó việc xuất kho theo định mức là rất lớn làm cho vật liệu tồn đọng nhiều tại xí nghiệp mà chƣa cần thiết cho sản xuất, dẫn đến khó khăn cho quá trình quản lý cũng nhƣ bảo quản nguyên vật liệu. Hơn nữa, hình thức phiếu xuất kho của Công ty làm khó kiểm soát đƣợc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng.
Từ Phiếu xuất kho, kế toán vật tƣ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu:
Công ty CP may Trƣờng Giang Mẫu số S10-DN
239 Huỳnh Thúc Kháng (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT KHO Tên vật liệu: Chỉ
Kho: Vật liệu phụ
Quý IV, năm 2012
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Lê Thị Huyền Nguyễn Thị Ngọc Lan
(Nguồn: Công ty cổ phần may Trường Giang)
Ngày Số CT Tên vật tƣ ĐVT Số
lƣợng
Đơn
giá Thành tiền Ngƣời nhận
02/10/2011 001/12 Xuất chỉ 50/3 Cuộn 30 34.000 1.020.000 Chị Cảnh Xuất chỉ polyester 50/3 Mét 7.000 2.000 14.000.000 Xuất chỉ polyester 30/3 Cuộn 20 60.000 1.200.000 Xuất chỉ polyester 40/2 Cuộn 20 60.000 1.200.000 Chỉ vắt sổ trắng Kg 7,2 40.000 288.000 …… …… …… …… …… …… …… ……. Tổng cộng 223.405.000
Việc kế toán vật tƣ phản ánh từng phiếu xuất kho vào sổ chi tiết giúp Công ty theo dõi từng loại vật tƣ ở mỗi lần xuất kho cả về số lƣợng và đơn giá. Kiểm soát tốt quá trình nhập Phiếu xuất kho của kế toán vật tƣ sẽ giúp Công ty hạn chế những thất thoát về vật tƣ cũng nhƣ giúp việc tập hợp chi phí NVLTT chính xác và trung thực.
b/ Kiểm soát nội bộ về việc lập dự toán chi phí s n xuất của Công ty
Đối với Công ty Cổ phần may Trƣờng Giang, việc lập dự toán có tác dụng:
- Xác định rõ mục tiêu cụ thể làm căn cứ đánh giá thực hiện sau này. - Dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của Công ty.
- Lƣờng trƣớc những khó khăn có thể xảy ra để có phƣơng án đối phó kịp thời và đúng đắn.
Để lập đƣợc dự toán, Công ty tiến hành thực hiện việc tập hợp thông tin từ các nguồn sau:
- Thông tin từ Ban giám đốc về mục tiêu, chiến lƣợc phát triển trong năm.
- Thông tin quá khứ do Phòng kế toán tài vụ cung cấp về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm qua, từ đó có sự ƣớc lƣợng về năng lực sản xuất, nhu cầu của thị trƣờng.
- Thông tin khác do Phòng kinh doanh, Phân xƣởng sản xuất cung cấp về tình hình biến động giá cả, dự báo biến động thị trƣờng, năng suất thiết kế máy móc, thiết bị.
Căn cứ vào các nguồn dữ liệu trên, cùng với kế hoạch sản xuất của Công ty, Kế toán trƣởng tiến hành lập bảng dự toán chi phí sản xuất. Hoạt động chủ yếu của Công ty là sản xuất sản phẩm, nên lập dự toán chi phí sản xuất là khâu quan trọng, đây là một trong những nội dung cơ bản của công tác quản trị chi phí ở Công ty.
Trên cơ sở kế hoạch sản lƣợng hàng may mặc của cả năm, Công ty tiến hành lập dự toán chi phí và từ dự toán chi phí năm, Công ty tiến hành lập dự toán cho từng quý và các tháng. Dự toán chi phí sản xuất của năm kế hoạch đƣợc lập theo nội dung chi phí.
Kiểm soát nội bộ việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Công ty tập trung lập dự toán chi phí nguyên vật liệu chính là vải các loại, còn vật liệu phụ nhƣ chỉ, kim, nút… thì Công ty chƣa lập dự toán mà chỉ căn cứ vào số liệu thực tế của các năm trƣớc để ƣớc tính một cách tƣơng đối theo tỷ lệ %. Điều này làm cho Công ty khó kiểm soát đƣợc các khoản chi phí nguyên vật liệu phụ vì không có dự toán.
- Chi phí nguyên vật liệu chính đƣợc xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao để sản xuất một đơn vị thành phẩm. Định mức này do Phòng Kế hoạch vật tƣ xây dựng cho từng loại sản phẩm, và các giai đoạn công nghệ của từng loại sản phẩm. Giá mua nguyên vật liệu do Phòng kinh doanh khảo sát trên thị trƣờng. Trong khi đó, thị trƣờng nguyên vật liệu đầu vào luôn thay đổi đòi hỏi Phòng kinh doanh phải dự báo đƣợc mức biến động này để tránh rủi ro khi ký kết hợp đồng kinh doanh.
Dựa vào dự toán chi phí vật tƣ năm, Công ty tiến hành lập dự toán chi phí vật tƣ cho từng quý. Cơ sở của việc lập dự toán chi phí vật tƣ từng quý căn cứ vào:
+ Tình hình thực hiện ở quý trƣớc
+ Các hợp đồng đã ký kết của các tháng trong quý đó, cộng thêm một khoản dự trữ để đề phòng trƣờng hợp gặp sự cố về vật tƣ hay trƣờng hợp vật tƣ khan hiếm trên thị trƣờng.
Dƣới đây là bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất tại Công ty:
Bảng 2.1: Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty Cổ phần may Trƣờng Giang – Quý IV năm 2012
Đơn vị tính: đồng STT Loại nguyên vật liệu Thực hiện Kế hoạch
1 Vải kaki trắng 100% cotton khổ 1,5 mét
887.282.099 850.629.000 2 Vải kaki kem 100% cotton khổ
1,5 mét
725.820.000 695.020.200 3 Vải kaki đen khổ 1,4 mét 45.120.930 39.295.000
… … … …
Cộng 8.361.932.900 7.873.808.409
(Nguồn: Công ty cổ phần may Trường Giang)
Việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có tác dụng đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng và đúng kế