6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3 Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong doanh
phí này cần đi sâu vào kiểm soát các dự toán biến phí SXC và dự toán định phí SXC:
Đối với dự toán biến phí SXC : đƣợc lập dựa trên dự toán biến phí trực tiếp, vì vậy việc KSNB dự toán biến phí SXC tƣơng tự nhƣ KSNB dự toán chi phí NVLTT và dự toán chi phí NCTT.
Đối với dự toán định phí SXC: KSNB dự toán định phí SXC cần kiểm tra định phí SXC thực tế kỳ trƣớc, cụ thể:
Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ thuộc phân xƣởng sản xuất bằng cách kiểm tra nguyên giá TSCĐ, thời gian sử dụng (theo theo Thông tƣ số 203/2009 /TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính (phụ lục 1) và phƣơng pháp tính khấu hao.
Kiểm tra các chi phí mua ngoài có chính xác không: bằng cách kiểm tra các chứng từ gốc nhƣ hóa đơn, phiếu chi...
1.3.3 Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong doanh nghiệp. doanh nghiệp.
a/ Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Kiểm soát chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp là việc kiểm soát số lƣợng nguyên vật liệu, chủng loại nguyên vật liệu, giá mua nguyên vật liệu.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp - Mục tiêu về tính trung thực và tin cậy của BCTC:
Đảm độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phải đảm bảo tính có thật, đƣợc phê chuẩn, đƣợc phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, đƣợc đánh giá và đúng với các chuẩn mực, quy định chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải đƣợc phê chuẩn đầy đủ, cần đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết nguyên vật liệu để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót nếu có xảy ra. Kiểm soát chặt chẽ quá trình tập hợp chi phí NLVL trực tiếp.
- Mục tiêu sự tuân thủ:
Bao gồm việc tuân thủ các quy định của nhừ nƣớc và chấp hành các chính sách của đơn vị từ việc lập chứng từ, tập hợp chi phí NLVLTT và lập các báo cáo hay tuân thủ trong việc xây dựng định mức nguyên vật liệu.
- Mục tiêu về hữu hiệu và hiệu quả: gồm các mục tiêu cụ thể nhƣ:
Đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tiếp cận với những nguồn vật liệu tốt nhất với giá cả hợp lý nhất.
Tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh nhỏ hơn so với kế hoạch, sử dụng vật tƣ tiết kiệm, tránh lãng phí.
Đảm bảo vật tƣ không bị thất thoát, bị sử dụng cho mục đích cá nhân hay mất cắp, đồng thời hạn chế tối đa hao mòn hữu hình và vô hình đối với vật tƣ.
Các gian lận và sai sót thường gặp trong KSNB chi phí NLVLTT
- Chất lƣợng vật tƣ không đảm bảo ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm.
- Việc tính toán, đánh giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất không chính xác, hoặc gian lận có chủ ý của một số ngƣời vì lợi ích riêng.
- Vật tƣ xuất kho không đúng theo định mức làm trì trệ quá trình sản xuất.
- Xuất kho không đúng loại vật tƣ dùng cho sản xuất hoặc xuất thừa vật tƣ làm vật tƣ để tại xí nghiệp nhiều, không đƣợc bảo quản dẫn đến dễ bị hƣ hại và thất thoát.
- Một chứng từ có thể bị nhập liệu vào máy hai lần do không đánh số thứ tự chứng từ trƣớc.
- Kế toán vật tƣ nhập liệu chứng từ gốc khi xuất vật tƣ vào máy có thể nhập sai số tiền, nội dung.
- Các nghiệp vụ xuất kho vật tƣ trong kì này nhƣng để kỳ sau mới hạch toán làm giảm chi phí trong kỳ này
- Không thực hiện đối chiếu số liệu vào lúc cuối kỳ
- Không tuân thủ theo các quy định của đơn vị và nhà nƣớc về việc quản lý, sử dụng và quá trình hạch toán chi phí NLVLTT.
Hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
Để KSNB tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần xây dựng một chu trình kiểm soát cụ thể nhƣ sau:
Xử lý các ĐĐH Nhập NVL Tồn trữ NVL Tổ chức sản xuất sản phẩm Dòng vận động Nhận NVL Nhập kho NVL Đƣa NVL vào sản xuất Chứng từ cần thiết Phiếu đề nghị mua vật tƣ Biên bản nhận hàng Sổ theo dõi vật tƣ Phiếu xuất vật tƣ Đơn đặt hàng
Hóa đơn của ngƣời bán
Sổ sách kế toán chi phí
- KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc tiến hành trên hai phƣơng diện:
+ Kiểm soát vật chất: xây dựng hệ thống KSNB chi phí NLVL TT tốt sẽ ngăn ngừa việc mất mát, hạn chế đƣợc vấn đề sử dụng lãng phí nguyên vật liệu. Việc sử dụng các khu vực kho riêng biệt, hạn chế ra vào kho là một thủ tục KSNB chủ yếu để bảo vệ nguyên vật liệu không bị mất mát. Bên cạnh đó việc phân chia trách nhiệm cụ thể trong quản lý cho từng cá nhân có liên quan là hết sức cần thiết.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ: các chứng từ đƣợc đánh số trƣớc, đƣợc xét duyệt trƣớc khi cho phép nguyên vật liệu nhập-xuất, có tác dụng bảo vệ nguyên vật liệu không để sử dụng sai mục đích. Mặt khác, phải có sự tách biệt không kiêm nhiệm đối với ngƣời giữ nhiệm vụ ghi chép sổ sách với ngƣời trực tiếp thực hiện chi phí nguyên vật liệu, giữa bộ phận quản lý với bộ phận ghi sổ sách chi tiết, tổng hợp để có cơ sở điều tra khi phát sinh chênh lệch giữa kiểm kê và sổ sách.
Để đảm bảo KSNB chi phí NVLTT tốt cần phải đảm bảo sự kiểm soát ngay từ giai đoạn tiếp cận nguyên vật liệu đến xuất dùng nguyên vật liệu, quá trình sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất và tồn trữ nguyên vật liệu. Một sự kiểm soát không tốt ở một giai đoạn có thể gây lãng phí chi phí, ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quá trình mua nguyên vật liệu-nhập kho: Để kiểm soát chặt chẽ quá trình mua nguyên vật liệu cần có sự tham mƣu đầy đủ của các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ nhƣ: bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phận kho và bộ phận kế toán.
Bộ phận mua hàng: sau khi nhận Phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu sẽ kiểm tra lại lƣợng nguyên vật liệu trong kho, đối chiếu với kế hoạch sản xuất, từ đó xem số nguyên vật liệu đề nghị mua có hợp lý hay không, kiểm
tra tính có thật của nhu cầu mua nguyên vật liệu. Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng với nhau, từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ƣu và tham mƣu cho Giám đốc.
Khi nguyên vật liệu về đến đơn vị, căn cứ hoá đơn của ngƣời bán, lập phiếu nhập kho chuyển xuống bộ phận kho.
Bộ phận xét duyệt: Giám đốc sẽ quyết định chọn nhà cung cấp từ sự tham mƣu của bộ phận mua hàng, và ký kết hợp đồng kinh tế. Bộ phận mua hàng soạn thảo nội dung hợp đồng và chịu hoàn toàn trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng.
Bộ phận kho: nhận nguyên vật liệu khi nguyên vật liệu đƣợc chuyển đến cho đơn vị. Khi nhận, bộ phận này phải kiểm tra mẫu mã, chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng… của nguyên vật liệu sau đó ký nhận trên phiếu nhập kho.
Bộ phận kế toán: căn cứ vào hoá đơn của ngƣời bán, phiếu nhập kho (đã có ký nhận của bộ phận kho), hợp đồng kinh tế để kiểm tra, đối chiếu về giá cả và thực hiện việc ghi sổ kế toán.
Nhằm ngăn ngừa các sai phạm, gian lận xảy ra trong quá trình mua nguyên vật liệu, cần phải:
+ Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận nói trên. Bộ phận mua hàng không thể đồng thời là ngƣời xét duyệt, bộ phận kho không thể đồng thời là bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán không thể đồng thời là thủ kho.
+ C ác chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan.
+ Ban hành một số chính sách thu mua vật tƣ: Thu mua kịp thời, đảm bảo chất lƣợng, chủng loại, kết cấu vật tƣ, giá cả phù hợp nhất,…cần đảm bảo phù hợp với mức giá trong kế hoạch đƣợc lập.
+ Tăng cƣờng giao dịch, tìm kiếm nhà cung cấp mới tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau thì Công ty sẽ mua đƣợc với giá rẻ nhƣng số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại vẫn đƣợc đảm bảo. Chất lƣợng vật tƣ là yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lƣợng sản phẩm. Vì vậy, khi mua vật tƣ nên chú ý đến yếu tố này nhiều hơn.
+ Quá trình giao nhận vật tƣ: quá trình từ khi vật tƣ đƣợc giao nhận tại địa điểm của nhà cung cấp, vận chuyển đến kho Công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát, thiếu hụt về vật tƣ đều do nhân viên mua vật tƣ chịu trách nhiệm, quản lý, kiểm soát.
- Quá trình xuất kho nguyên vật liệu:
Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên liệu, vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các quy trình, nguyên tắc, thủ tục về xuất kho nguyên vật liệu từ việc lập phiếu yêu cầu vật tƣ, đến việc phê chuẩn lệnh xuất kho, lập Phiếu xuất kho và xuất kho nguyên liệu, vật liệu.
+ Phiếu xin cấp vật tƣ: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các quản lý phân xƣởng sẽ lập phiếu xin cấp vật tƣ, trong đó ghi rõ số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, … của nguyên vật liệu cần thiết.
+ Sau khi nhận đƣợc phiếu xin cấp vật tƣ, phòng nghiệp vụ sẽ xem xét, phê duyệt và lập phiếu xuất kho giao cho bộ phận kho để xuất nguyên vật liệu theo yêu cầu.
+ Thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lƣợng vật tƣ tồn kho, báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tƣ cho phòng kế hoạch vật tƣ. Phòng kế hoạch vật tƣ theo dõi chặt chẽ số lƣợng vật tƣ còn tồn kho để có kế hoạch cung cấp vật tƣ kịp thời phục vụ cho việc sản xuất đƣợc diễn ra liên tục.
- Quá trình sản xuất
+ NVL khi sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất phải đƣợc ban điều hành phân xƣởng theo dõi chặt chẽ. Vì đây là giai đoạn xảy ra gian lận nhiều nhất, NVL có thể bị tráo đổi không đúng tiêu chuẩn, không đúng kế hoạch, sử dụng không tiết kiệm hoặc dễ bị mất cắp. Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí sản xuất, giảm chất lƣợng sản phẩm.
+ Nếu việc sản xuất đƣợc tổ chức sản xuất tại nhiều nơi nên cần lập riêng một bộ phận kiểm soát sản xuất, bộ phận này có trách nhiệm xác định sản lƣợng và chất lƣợng sản phẩm. Tại các phân xƣởng sản xuất khác nhau, cần thiết lập nội quy, và các quy trình sản xuất để theo dõi sản lƣợng, kiểm soát phế liệu, kiểm soát chất lƣợng và bảo quản nguyên liệu. Phân xƣởng sản xuất phải lập báo cáo sản xuất và báo cáo sản phẩm hỏng để kế toán có thể phản ảnh sự vận động của nguyên vật liệu trong sổ sách và xác định chính xác chi phí của quá trình sản xuất.
+ Trong một Công ty có hoạt động sản xuất thì KSNB đối với chi phí là một phần quan trọng. Cơ cấu kiểm soát nội bộ là cần thiết để chỉ ra khả năng sinh lợi liên quan tới các sản phẩm nhằm giúp cho nhà quản lý lập kế hoạch và kiểm soát tốt chi phí phát sinh.
+ Đối với vật tƣ vấn đề bảo quản cũng rất quan trọng: ban lãnh đạo Công ty cần cử ngƣời có trách nhiệm thƣờng xuyên kiểm kê đột xuất vật tƣ thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trƣờng hợp thủ kho có thể lạm dụng vật tƣ, sử dụng sai mục đích. Vì rất có thể xảy ra gian lận hay nhầm lẫn khi vật tƣ xuất ra không dùng hoặc dùng không tiết kiệm cho quá trình sản xuất nhƣng vẫn đƣợc hạch toán toàn bộ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
b/ Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp:
KSNB về chi phí nhân công trực tiếp chủ yếu là kiểm soát về tiền lƣơng, tiền thƣởng, tiền phụ cấp, trợ cấp và các khoản trích theo lƣơng của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Mục tiêu của việc kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp: - Mục tiêu về tính trung thực và tin cậy của BCTC
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lƣơng.
+ Chi phí tiền lƣơng đƣợc phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, đƣợc đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo quá trình tuyển dụng nhân sự, quá trình hạch toán chi phí NCTT, trả lƣơng cho công nhân trực tiếp sản xuất phải tuân theo quy định của doanh nghiệp và nhà nƣớc.
- Mục tiêu về hữu hiệu và hiệu quả:
+ Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vƣợt quá so với kế hoạch chi phí nhân công trực tiếp.
+ Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lƣợng lao động, năng suất lao động cũng nhƣ tiền lƣơng lao động.
Các sai sót, gian lận thường xảy ra:
-Khai khống số công nhân sản xuất khi thực tế số nhân công này không tham gia sản xuất, chấm khống số giờ công của công nhân so với số công làm thực tế, khai khống số lƣợng công nhân, hoặc chấm công cho những ngƣời nghỉ việc …
- Trong khâu tổ chức nhân sự nếu thực hiện việc tuyển dụng nhân viên không hợp lý và không hiệu quả cũng sẽ gây thiệt hại lớn do công nhân trình độ tay nghề thấp, phẩm chất đạo đức không tốt, tinh thần trách nhiệm không cao.
- Máy móc thiết bị hƣ hỏng, cũ kỹ cũng gây tình trạng lãng phí sẽ kéo dài thời gian sản xuất.
Ngoài ra có thể bộ phận mua nguyên vật liệu sai sót làm cho nguyên vật liệu không đúng chủng loại, chất lƣợng không đảm bảo phải thay thế sẽ làm thời gian sản xuất và hao phí lao động tăng lên.
- Đối với khâu hạch toán tiền lƣơng của nhân viên cũng thƣờng xảy ra sai phạm do vô ý hay cố ý, tất cả đều ảnh hƣởng đến tính chính xác của chi phí nhân công trực tiếp. Cần có sự đối chiếu, theo dõi giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về chi phí nhân công trực tiếp để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót xảy ra nếu có.
- Vi phạm các luật lệ của Nhà nƣớc liên quan đến quản lý lao động và tiền lƣơng.
Hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp:
Từ những khả năng sai phạm, gian lận rất dễ xảy ra, để kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp một cách hiệu quả thì cần phải tăng cƣờng kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau:
- Thực hiện việc phân công phân nhiệm trong công tác về tiền lƣơng giữa các bộ phận chức năng: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lƣợng lao động, lập bảng lƣơng, thanh toán lƣơng và ghi chép tiền lƣơng.
+ Chức năng nhân sự: do bộ phận nhân sự đảm nhận và kiểm soát của bộ phận này đƣợc thực hiện nhƣ sau: Khi tiếp nhận nhân viên, mức lƣơng phải đƣợc ghi vào hợp đồng lao động và lƣu vào hồ sơ gốc ở bộ phận nhân sự. Hồ sơ này sẽ đƣợc gửi lên bộ phận tính lƣơng một bộ. Bộ phận tính lƣơng không đƣợc ghi tên ngƣời nào vào bảng lƣơng nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi lên. Khi có bất cứ sự thay đổi nào về mức lƣơng,