Khoản phải thu khách hàng là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh các khoản phải thu với từng mức độ khác nhau. Các khoản phải thu có tác dụng làm tăng doanh thu bán hàng, chi phí tồn kho giảm, tài sản cố định được sử dụng hiệu quả, song nó cũng làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí bù đắp cho sự thiếu hụt ngân quỹ. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu giúp công ty vừa tăng được doanh thu, tận dụng tối đa năng lực sản xuất hiện có vừa đảm bảo tính hiệu quả là điều rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
Phân tích năng lực khách hàng:
Doanh nghiệp cần phải tăng cường công tác thẩm định năng lực tài chính của khách hàng trước khi quyết định cung cấp tín dụng thương mại. Doanh nghiệp cần có những chính sách hợp lý để khuyến khích khách hàng thanh toán như: chiết khấu, giảm giá, tặng quà… ưu đãi với những khách hàng trả tiền ngay. Theo dõi tình trạng tài chính của khách hàng, về thời gian các khoản nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ quá lâu dẫn đến khó đòi.
67
Xây dựng thông tin về tín dụng khách hàng bằng cách sử dụng những thông tin khách hàng từ những số liệu tại bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh. Các tiêu chí thể hiện năng lực tài chính của khách hàng như: khả năng thanh toán, tỷ lệ khoản phải trả trong tổng nợ ngắn hạn, doanh thu, lợi nhuận, thông tin về thời gian trả nợ đúng hạn, quá hạn, doanh số nợ. Công ty nên sử dụng phương pháp phân nhóm khách hàng theo mức độ rủi ro giống của các ngân hàng thương mại đánh giá khách hàng. Khách hàng của công ty được chia thành các nhóm sau:
Bảng 3.1. Doanh sách các nhóm rủi ro
Nhóm rủi ro Tỷ lệ doanh thu không thu hồi đƣợc ƣớc tính Tỷ lệ khách hàng thuộc nhóm rủi ro (%) 1 0 - 1 35 2 1 – 2,5 30 3 2,5 – 4 20 4 4 – 6 10 5 >6 5
(Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại – Nguyễn Hải Sản)
Để giảm thiểu rủi ro đến từ khách hàng, công ty xem xét các tiêu chí trên để đánh giá từng khách hàng. Nếu khách hàng nào đó thuộc nhóm 5 thì công ty đề nghị khách hàng thanh toán ngay toàn bộ hoặc một phần khi nhận dược hàng hóa, dịch vụ. Ngược lại nếu khách hàng thuộc nhóm 1, 2 có thể được ưu tiên hơn trong việc thanh toán chậm, vị thế của khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm hai lần. Yêu cầu tín dụng khác nhau đối với từng khách hàng ở những nhóm rủi ro khác nhau là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên cách xếp hạng này cần được làm lại hàng năm để theo kịp với tình hình thực tế của khách hàng.
Tuy nhiên để phân nhóm rủi ro chính xác doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình điểm tín dụng sau:
Điểm tín dụng = 4 * Khả năng thanh toán lãi + 11* Khả năng thanh toán nhanh + 1 * số năm hoạt động
Bảng 3.2 Mô hình cho điểm tín dụng để phân nhóm rủi ro
Biến số Trọng số Điểm tín dụng Nhóm rủi ro
Khả năng thanh toán lãi 4 >47 1
Khả năng thanh toán nhanh 11 40 – 47 2
Số năm hoạt động 1 32 – 39 3
24 – 31 4
<24 5
(Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại – Nguyễn Hải Sản)
Sau khi thu nhập và phân tích các thông tin tín dụng của khách hàng, công ty sẽ quyết định cấp tín dụng cho khách hàng hay không, có thể mở tín dụng mà không cần xem xét nhiều và đánh giá vị thế của khách hàng.
Xây dựng công tác thu hồi nợ:
Thiết lập một bộ phận chuyên trách về quản lý nợ và theo dõi tất cả các khoản nợ phải thu. Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản, đặc biệt là khoản phải thu khách hàng và chủ đầu tư. Đồng thời công ty cần phải tiến hành phân loại nợ phải thu theo từng đối tượng nợ, khả năng nợ, tuổi nợ kết hợp với thời hạn đã thỏa thuận trước đó để chủ động đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Đối với các khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp nên thực hiện trích lập quỹ dự phòng các khoản phải thu khó đòi đảm bảo sự ổn định về tài chính. Ngoài ra doanh nghiệp có các biện pháp xử lý khoản nợ khó đòi này một cách phù hợp như gia hạn nợ, giảm nợ nhằm thu hồi những khoản nợ một phần coi như bị mất.
Tuy nhiên nếu cần thiết công ty có thể sử dụng dịch vụ thu hộ để đảm bảo khách hàng không trả quá muộn ảnh hưởng đến hoạt động SXKD. Nếu khách hàng gặp khó khăn có thể giải quyết qua sản phẩm, hàng tồn kho hoặc sử dụng dịch vụ mua bán nợ từ công ty, tổ chức tín dụng có cung cấp dịch vụ này.
Đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu:
Xác định kỳ thu tiền bình quân: Kỳ thu tiền bình quân cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để một khoản phải thu được thanh toán. Công ty có thể so sánh với kỳ thu tiền bình quân của các năm trước để có thể đánh giá hiệu quả thu tiền qua kỳ thu tiền bình quân. Nếu kỳ thu tiền càng tăng nghĩa là các khoản phải thu không được chuyển đổi thành tiền nhanh chóng, kỳ thu tiền bình quân giảm cho thấy hiệu quả của công tác quản trị của công ty. Bên cạnh đó công ty cũng cần so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn của chính sách tín dụng thương mại.
69
Chia các khoản nợ phải thu thành nợ quá hạn và nợ trong thanh toán, sau đó dựa vào thời gian đến hạn thnah toán của các khoản phải thu để tiến hành sắp xếp và so sánh tỷ lệ của các khoản phải thu so với tổng cấp tín dụng. Điều này được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.3 Bảng theo dõi độ tuổi của các khoản phải thu
Tuổi của các khoản phải thu (ngày) Tỷ lệ khoản phải thu so với tỷ lệ doanh thu bán chịu (%)
Nợ phải thu trong hạn 40% (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
0-30 40%
Nợ phải thu quá hạn 60%
1 – 30 22%
31- 60 18%
61 – 90 12%
>90 8%
Tổng 100%
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Dựa vào bảng theo dõi độ tuổi của các khoản phải thu công ty cần theo dõi chặt chẽ những khoản nợ này. Đặc biệt quan tâm tới những khách hàng nằm trong nợ phải thu quá hạn từ 61 đến trên 90 ngày, đây là những khoản nợ khó đòi công ty cần có những biện pháp để thu hồi các khoản nợ.
3.2.3. Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho của công ty bao gồm các khoản mục nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Hàng tồn kho tăng lên đồng nghĩa với việc số lượng thi công công trình đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán tăng lên, vốn kinh doanh bị ứ đọng chưa thu hồi, quay vòng vốn chậm, làm cho hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty giảm xuống. Do đó quản lý hàng tồn kho là việc làm không thể thiếu. Hiện nay công ty chưa áp dụng một phương pháp nào để xác định lượng hàng cần dự trữ trong kho mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan.
Để quản lý tốt hàng tồn kho công ty có thể sử dụng phương pháp quản lý kho ABC. Giá trị hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại mặt hàng nhân với chi phí lưu kho đơn vị.
Nhóm A: Gồm các mặt hàng có giá trị chiếm 50% tổng giá trị hàng tồn kho hàng năm nhưng số lượng chỉ chiếm 10% tổng số hàng tồn kho (việc tính toán được thực hiện thường xuyên 1 tháng 1 lần).
Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị chiếm 35% tổng giá trị hàng tồn kho hàng năm nhưng số lượng chiếm 60% tổng số hàng tồn kho (việc tính toán được thực hiện hàng quý).
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị nhỏ chiếm 15% tổng giá trị tồn kho hàng năm nhưng số lượng chiếm 60% tổng số hàng tồn kho (được tính toán 6 tháng 1 lần).
Bảng 3.4 Nhu cầu hàng tồn kho năm 2014
Hàng tồn kho Khối lƣợng (tấn) Loại
Xi măng 15.000 A
Cát 20.000 B
Đá 4.000 C
Gạch 60.000 A
Ngoài ra công ty nên yêu cầu các đội thi công phải tập trung làm việc và quản lý chặt chẽ trong quá trình làm việc để đạt được hiệu quả cao nhưng không làm cho công nhân thấy gò bó, tiếp thu ý kiến của công nhân để có biện pháp điều chỉnh phương thức xây dựng cho phù hợp với năng lực của công nhân. Tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong kỳ của công ty, đối chiếu với những công trình hoàn thành, nhanh chóng làm các thủ tục cần thiết để nghiệm thu bàn giao cho chủ đầu tư.