3.3.4.1 Văn bản quy định áp dụng
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
Thủ tục quy trình:
HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG SƠ ĐỒ NHÂN QUẢ TÌM NGUYÊN NHÂN GÂY SAI
HỎNG Mã hoá: TT 8.2.4 K Ban hành lần: 02 Hiệu lực từ ngày: 01/4/2013 Trang tổng số trang: 03 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
- Việc xây dựng, thực hiện và duy trì thủ tục qui trình này nhằm tìm kiếm nguyên nhân gây ra những trục trặc về chất lượng sản phẩm hoặc quá trình sản xuất sản phẩm tại Nhà máy, từ đó đề xuất những biện pháp khắc phục nguyên nhân nhằm cải tiến và hoàn thiện chất lượng sản phẩm.
- Thủ tục quy trình này được áp dụng cho bộ phận KCS – Phòng Kỹ thuật Nhà máy.
75
2. Nội dung
Lƣu đồ các bƣớc công việc
Nội dung thực hiện và chuẩn chất lƣợng Ngƣời chịu trách nhiệm Mẫu/tên hồ sơ
- Căn cứ vào kế hoạch kiểm tra sản phẩm của phòng Kỹ thuật.
- Tổng hợp các sai hỏng sản phẩm thông qua phiếu kiểm tra chất lượng.
- KCS - PKT PKTCL, STCL -Xác định các đặc tính chất lượng cụ thể cần phân tích.
-Vẽ chỉ tiêu chất lượng là mũi tên dài biểu hiện xương sống cá, đầu mũi tên ghi chỉ tiêu chất lượng đó.
- Xác định các yếu tố chính ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng đã lựa chọn; vẽ các yếu tố này như những xương nhánh chính của cá.
- Tìm tất cả các yếu tố khác có ảnh hưởng đến nhóm yếu tố chính vừa xác định được. Nhiệm vụ cơ bản là tìm ra đầy đủ các nguyên nhân gây trục trặc về chất lượng không để sót. Tìm ra mối quan hệ giữa các nguyên nhân chính, nguyên nhân trực tiếp với các nguyên nhân sâu xa để làm rõ quan hệ họ hàng, chính phụ.
- Trên mỗi nhánh xương của từng yếu tố chính, vẽ thêm các nhánh xương dăm cá thể hiện các yếu tố trong mối
- GĐNM - KCS - TBP SĐNQ, BBPH Tổng hợp các sai hỏng Xây dựng sơ đồ nhân quả
76
3.Biểu mẫu áp dụng
STT Tên biểu mẫu Mã hóa Thời gian lƣu
tối thiểu Nơi lƣu
1. Sơ đồ nhân quả BM/QT7-31/01 6 tháng KCS quan hệ họ hàng, trực tiếp, gián tiếp.
Có bao nhiêu yếu tố tác động tới chỉ tiêu chất lượng đó thì có bấy nhiêu nhánh.
- Ghi tên các yếu tố và chỉ tiêu chất lượng trên sơ đồ
Thông báo các nguyên nhân sai hỏng đến GĐNM, các bộ phận có liên quan và nhận ý kiến phản hồi.
Các hồ sơ liên quan đến qui trình phân tích nguyên nhân gây sai hỏng sản phẩm được lưu theo quy định của TTQT kiểm soát hồ sơ.
- KCS Các hồ sơ trên Kết thúc lƣu hồ sơ Xây dựng sơ đồ nhân quả
77 ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
TẬP ĐOÀN HÕA PHÁT
Công ty Cổ phần nội thất Hòa Phát Nhà máy ghế xoay văn phòng Sơ đồ Nhân quả: BM/QT7-31/02
3.3.4.2 Kết quả áp dụng
Có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nói chung và sản phẩm ghế xoay nói riêng. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, xin đề cập đến 4 nhân tố chính ảnh hưởng cả tiêu cực lẫn tích cực đến chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất sản phẩm tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát đó là: con người, nguyên vật liệu, máy móc và trình độ tổ chức quản lý. Bên cạnh đó, ứng với mỗi nhân tố chính là rất nhiều yếu tố phụ quyết định sự tác động, mức độ ảnh hưởng của 4 nhân tố trên đối với chất lượng sản phẩm ghế xoay.
78
Chính vì vậy, việc tìm ra nguyên nhân chính dẫn đến chất lượng sản phẩm kém là công việc hết sức quan trọng để từ đó tìm ra các giải pháp để giải quyết vấn đề với mục đích làm cho chất lượng trở thành một trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực cạnh tranh của Nhà máy ghế xoay nói riêng và của cả Công ty CP nội thất Hòa Phát nói chung
Bên cạnh sơ nhân quả, bảng thống kê các nguyên nhân gây sai hỏng sản phẩm tại Nhà máy cho thấy rõ tác động của 4 nhân tố đến chất lượng sản phẩm và xu hướng tăng, giảm trong tổng số lượng các sản phẩm sai hỏng ở từng nguyên nhân khác nhau.
Bảng 3.8: Bảng thống kê và phân tích lỗi khiếu nại chất lƣợng tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát (2011 – 2013)
ĐVT: Lỗi
STT Nguyên nhân Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ SL Tỷ lệ 1 Lao động trực tiếp 1.104 36, 58 1.010 33,16 1.003 32,90 2 Vật tư 1.578 52,29 1.718 56,40 1.882 61,73 3 Máy móc 324 10,74 312 10,24 156 5,12 4 Khác 12 0,39 6 0,20 8 0,26 Tổng 3018 100 3046 100 3049 100
(Nguồn: Phòng Nhân sự – Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát)
*Nhân tố con ngƣời
Trong tất cả các hoạt động sản xuất, xã hội, nhân tố con người luôn luôn là nhân tố căn bản, quyết định tới chất lượng của các hoạt động đó. Nó được phản ánh thông qua trình độ chuyên môn, tay nghề, kỹ năng, kinh nghiệm, ý thức trách nhiệm của từng lao động trong doanh nghiệp. Trình độ của người lao động còn được đánh giá thông qua sự hiểu biết, nắm vững về phương pháp, công nghệ, quy trình sản xuất, các tính năng, tác dụng của máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, sự chấp hành
79
đúng quy trình phương pháp công nghệ và các điều kiện đảm bảo an toàn trong doanh nghiệp.
- Về trình độ, lực lượng lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát có nhiều trình độ khác nhau: lao động phổ thông, cử nhân cao đẳng, đại học và trên đại học.
Bảng 3.9: Cơ cấu lao động theo trình độ tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát (Giai đoạn 2011 – 2013)
ĐVT: Người
Năm
Trình độ
Tổng Trên Đại học Đại học và Cao đẳng Trung cấp THPT và
Trung cấp nghề SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) 2011 2 0,12 331 17,50 593 31,36 965 51,03 1891 2012 3 0,15 335 16,93 629 31,78 1012 51,14 1979 2013 3 0,15 341 16,79 603 29,69 1084 53,37 2031
(Nguồn: Phòng Nhân sự - Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát)
Đội ngũ lao động tại Nhà máy luôn được tạo điều kiện để nâng cao trình độ, kiến thức, có nhiều lao động từ trình độ trung cấp, cao đẳng đã cố gắng vừa học, vừa làm, bồi dưỡng học tập và đạt được trình độ đại học, cống hiến nhiều hơn tâm sức, trí tuệ của mình cho Nhà máy.
Tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát, với mỗi vị trí nhất định, Nhà máy sắp xếp lao động một cách hợp lý, nhằm phát huy được ưu thế của từng nhóm lao động sao cho phù hợp với công việc, đảm bảo được chất lượng sản phẩm và giảm thiểu được chi phí sản xuất.
80
Qua bảng 3.9 ta thấy, lượng lao động có trình độ trên đại học chiếm tỷ trọng thấp, từ 0,12% đến 0,15%. Đây là những người ở vị trí quản lý cấp cao. Với trình độ cao và nhận thức đúng đắn về vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm, những người quản lý cấp cao tại Nhà máy có ảnh hưởng quyết định đến các chiến lược hoạt động vì mục tiêu đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đội ngũ công nhân ở trình độ THPT và Trung cấp nghề chiếm tỷ trọng khá cao trong Nhà máy, từ 51,03% đến 53,37% và đây cũng là đội ngũ trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, chất lượng sản phẩm chịu ảnh hưởng lớn ở lực lượng này. Đối với những lao động có trình độ Trung cấp nghề, khả năng đảm bảo chất lượng về sản phẩm lớn hơn lao động phổ thông với trình độ THPT bởi vì họ đã được trải qua đào tạo nghề và thực hành nghề trước khi vào làm việc trong Nhà máy. Số lượng lao động có trình độ THPT tăng lên qua các năm, năm 2012 chiếm tỷ trọng 51,14 % và năm 2013 chiếm tỷ trọng 53,37% là một trong những nguyên nhân khiến cho tổng số lượng sản phẩm sai hỏng có chiều hướng tăng dần qua 2 năm.
- Về tuổi tác và kinh nghiệm
Bảng 3.10: Cơ cấu lao động theo thâm niên tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát ( 2011 – 2013)
ĐVT: Người
Năm
Thâm niên làm việc
Tổng Trên 5 năm Từ 2 – 5 năm Dƣới 2 năm Công nhân mới
tuyển dụng
SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ % SL Tỷ lệ %
2011 306 16,2 618 32,7 920 48,6 47 2,5 1.891 2012 366 18,5 742 37,5 780 39,4 91 4,6 1.979 2013 408 20,1 856 42,1 715 35,2 52 2,6 2.031
81
Tuổi tác và kinh nghiệm làm việc của lao động có ảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng sản phẩm và quản lý chất lượng sản phẩm.
Tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát, lượng lao động có kinh nghiệm làm việc trong ngành trên 10 năm và gắn bó với Nhà máy trên 5 năm chiếm khoảng 15% đến 20% bao gồm cả đội ngũ quản lý và công nhân trực tiếp sản xuất, đội ngũ công nhân có kinh nghiệm từ 2 đến 5 năm chiếm khoảng 30 đến 40%, còn lại 35% đến 40% là công nhân mới đào tạo, thậm chí có những người kinh nghiệm chưa đến 2 năm.
Đội ngũ quản lý cấp cao như Giám đốc Nhà máy và các trưởng phòng, trưởng ca là những người có độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi và là những người có dày dặn kinh nghiệm trong quản lý, điều hành tổ chức đồng thời cũng là những người có trình độ cao. Đội ngũ quản lý có chất lượng cao có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt là việc hoạch định chính sách mục tiêu về chất lượng sản phẩm.
Đội ngũ tổ trưởng các tổ sản xuất là những người có độ tuổi từ 25 đến 30 tuổi, cũng là những người có nhiều kinh nghiệm trong sản xuất và quản lý tập thể. Các tổ trưởng là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất của tổ mình, vì thế kinh nghiệm trong việc quan sát, nắm bắt thông tin và quản lý công nhân trong tổ khi tiến hành sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm của Nhà máy.
Tuy nhiên, trong Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát có một đội ngũ lao động mới khá đông đảo còn non trẻ về tuổi đời và kinh nghiệm làm việc, tay nghề và kỹ năng làm việc còn yếu kém dẫn đến việc sản xuất sản phẩm gặp khó khăn, xảy ra nhiều khuyết tật ở sản phẩm, đặc biệt trong năm 2012, số lượng công nhân mới tuyển dụng là 91 lao động, cao nhất trong 3 năm.
82
Bảng 3.11: Cơ cấu lao động theo giới tính tại Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát (Giai đoạn 2011 – 2013)
ĐVT: Người Năm Lực lƣợng lao động Tổng Nam Tỷ trọng (%) Nữ Tỷ trọng (%) 2011 1.430 75,62% 461 24,38% 1.891 2012 1.476 74,58% 503 25,42% 1.979 2013 1.533 74,48% 498 24,52% 2.031
(Nguồn: Phòng Nhân sự - Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát)
Bảng 3.11 cho thấy số lượng lao động là nam giới chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn lao động nữ giới. Lao động nam hàng năm đều nhiều gấp 3 lần lao động nữ. Từ năm 2011 đến năm 2013, lao động nam luôn chiếm tỷ trọng khoảng 75% trong tổng số lao động của Nhà máy, trong khi đó lao động nữ chỉ chiếm khoảng 25%.
Trên thực tế, lao động nam tại Nhà máy còn có những khuyết điểm đáng lưu ý như:
+ Làm việc nhanh nhưng không cẩn thận.
+ Chưa có ý thức tự giác trong việc bảo quản máy móc, thiết bị sản xuất cũng như thực hiện việc tiết kiệm chi phí trong sản xuất.
+ Ý thức kỷ luật chưa cao.
Đây là những nguyên nhân khiến cho tỷ lệ sản phẩm sai hỏng tăng lên. Đa số lao động nữ trong Nhà máy được bố trí vào tổ may và tổ bao gói sản phẩm và tổ KCS vì tính chất công việc nhẹ nhàng nhưng cần phải cẩn thận và có yêu cầu cao về tính thẩm mỹ.
Bên cạnh đó, việc sắp xếp lao động nữ làm việc cùng lao động nam trong các tổ nhằm truyển đạt kinh nghiệm cũng như hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc
83
sẽ giúp Nhà máy tiết kiệm được chi phí đào tạo và tác động tích cực đến năng suất lao động cũng như chất lượng sản phẩm.
- Về chế độ đãi ngộ: Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát luôn chủ trương dành nhiều lợi ích và có nhiều chương trình, hình thức động viên nhằm khích lệ tinh thần lao động của công nhân, cán bộ nhân viên trong Nhà máy nhằm tăng nhiệt huyết, tinh thần làm việc cũng như tình cảm gắn bó của đội ngũ lao động với Nhà máy. Nhờ vậy mà người lao động quan tâm nhiều hơn đến công việc của mình, dành tâm huyết và tình cảm của mình để làm việc, phát huy uy tín của Nhà máy bằng cách năng cao tay nghề, kỹ năng làm việc để tăng năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Môi trường làm việc cũng có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, nếu như môi trường làm việc không năng động, thoải mái thì người lao động rất khó để tăng năng suất lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngay từ khi xây dựng Nhà máy, GĐNM đã nhận định: ―Nhân lực là gốc cho sự phát triển‖. Nhà máy ghế xoay văn phòng – Công ty CP nội thất Hòa Phát luôn chú trọng đào tạo và phát triển nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ tối ưu, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện. Hàng năm, Nhà máy tổ chức các chuyến du lịch dành cho CBCNV với mục đích là thể hiện rõ chính sách đãi ngộ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết các thành viên trong Nhà máy để cùng nhau xây dựng tập thể vững mạnh‖. Ngay sau đó, tất cả cùng thể hiện quyết tâm hoàn thành tốt công việc để đáp lại tấm lòng và sự mong đợi của GĐNM cũng như Ban giám đốc Công ty CP nội thất Hòa Phátbằng cách hô vang ―Hòa Phát – Đoàn kết – Thành công‖.
Nguồn nhân lực luôn luôn là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, từ đó tác động một cách tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy nói riêng và của cả Công ty CP nội thất Hòa Phát nói chung. Vì vậy, việc tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện, an toàn, thoải mái, kích thích sự sáng tạo của đội ngũ lao động là một hành động có ý nghĩa lớn
84
ảnh hưởng rất tích cực đến việc bảo đảm và nâng cao chất lượng sản phẩm của Nhà máy.
Nhìn chung, các sản phẩm sai hỏng bị khách hàng khiếu nại về chất lượng chủ yếu là về chất lượng đường may, về các lỗi chi tiết bộ phận (vật tư) hình thức bao gói bên ngoài. Điều này chứng tỏ tay nghề của công nhân tổ bao gói chưa được thành thạo và thiếu tính thẩm mỹ. Bên cạnh đó, một số ít sản phẩm cũng bị mắc lỗi kỹ thuật cơ bản do công nhân làm việc ẩu, thiếu trách nhiệm, đội ngũ KCS kiểm soát không chặt chẽ dẫn đến việc sản phẩm đến tay người tiêu dùng mới phát hiện ra lỗi.
*Nguyên vật liệu
- Về hoạt động của bộ phận KCS, mặc dù Nhà máy rất quan tâm đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm nhưng tại khâu kiểm soát vật tư đầu vào trước khi nhập kho lại có nhiều thiếu sót. Đội ngũ KCS tại khâu này làm việc chưa hiệu quả. Số lượng vật tư được nhập về nhiều nhưng mỗi lần kiểm soát chỉ kiểm soát từ 2% đến 3% trên tổng số vật tư để lựa chọn, dẫn đến nhiều vật tư lỗi vẫn được nhập kho và đưa vào sản xuất gây ra nhiều sản phẩm sai hỏng.