Theo các nhà nghiên cứu, QTTG bao gồm nhiều phƣơng pháp và công cụ. Cụ thể gồm: Chuẩn hóa quy trình (Standardized Tasks), Quản lý bằng công cụ trực quan (Visual Control), Phƣơng pháp 5S (5S Programs), Cải tiến liên tục - Kaizen (Continuous Improvement), Sơ đồ chuỗi giá trị, Chất lƣợng từ gốc, Bảo trì ngăn ngừa, Bảo trì sản xuất tổng thể, Thời gian chuyển đổi/chuẩn bị, Giảm thiểu quy mô lô sản xuất, Kanban2, Cân bằng sản xuất, Ngƣời giữ nhịp, Mức hữu dụng thiết bị toàn phần... Do phạm vi của đề tài, nghiên cứu các phƣơng pháp và công cụ của QTTG nhằm mục tiêu áp dụng cho đối tƣợng cụ thể là nâng cao hiệu quả hoạt động khám bệnh ở Khoa Khám bệnh, Bệnh viện Bạch Mai, nên tác giả sẽ trình bày 3 công cụ chủ yếu, có tính phù hợp với đối tƣợng nghiên cứu.
1.2.2.1. Phương pháp 5S:
Phƣơng pháp 5S bao gồm một loạt các hoạt động để triệt tiêu sự lãng phí vốn góp phần vào các sai sót, khiếm khuyết và tai nạn lao động. Đây là 5 chữ S trong tiếng Nhật - seiri, seiton, seiso, seiketsu và shitsuke (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng:
(1) Seiri - Sàng lọc (Sort): Phân loại những gì cần thiết và những gì không cần thiết để những thứ thƣờng đƣợc cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy.
2Kanban là một từ tiếng Nhật có nghĩa là tấm thẻ, hay biển hiệu - là một công cụ dùng để quản lý luồng chu chuyển và sản xuất linh kiện trong một hệ thống sản xuất kéo kiểu Toyota
(2) Seiton - Sắp xếp (Straighten): Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự để dễ lấy, mỗi thứ có chỗ của nó và mọi cái đều đúng trật tự. Mục tiêu của yêu cầu này là giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà nhân viên thực hiện cho một công việc.
(3) Seiso - Sạch sẽ (Shine): Giữ các máy móc và khu vực làm việc sạch sẽ nhằm ngăn ngừa các vấn đề phát sinh do vệ sinh kém. Quy trình làm sạch thƣờng giữ vai trò là một dạng kiểm định nhằm bộc lộ những điều kiện bất thƣờng và có thể dẫn đến thất bại, làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng và gây ra tình trạng đứng máy.
(4) Seiketsu - Săn sóc (Standardize): Tạo ra các nguyên tắc (tiêu chuẩn hoá): Phát triển các cơ chế và thủ tục để duy trì và giám sát ba chữ S đầu tiên. Đƣa ba công việc trên trở thành việc áp dụng thƣờng xuyên bằng cách quy định rõ các thủ tục thực hiện các công việc sàng lọc, sắp xếp và giữ sạch sẽ.
(5) Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain): Tự giác, duy trì một nơi làm việc ổn định cũng là một quá trình liên tục cải tiến. Khuyến khích, truyền đạt và huấn luyện về 5S để biến việc áp dụng trở thành một phần văn hoá của tổ chức. (Đỗ Tiến Long, 2010, trang 262).
Hình 1.1. Quá trình 5S
Nguồn: (Liker, 2004, trang 297)
Sort-Sàng lọc Dẹp bớt những vật ít dùng bằng cách ghi nhãn màu đỏ Straighten- Sắp xếp Sắp xếp và dán nhãn mọi thứ tại nơi làm việc Sustain-Sẵn sàng Lãnh đạo thƣờng xuyên kiểm tra để
duy trì kỷ luật Standardize- Săn sóc Đƣa ra các quy tắc để thực hiện ba chữ S đầu Shine-Sạch sẽ Làm sạch nơi làm việc Triệt tiêu lãng phí
1.2.2.2. Quản trị trực quan (Visual Control):
Các hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan cho phép các nhân viên có thông tin đầy đủ về các quy trình sản xuất, bảng biểu, tiến độ và các thông tin quan trọng khác giúp họ làm việc có hiệu quả nhất. Bảng biểu bằng hình ảnh là bất kỳ thiết bị thông tin nào đƣợc sử dụng tại nơi làm việc mà có thể cho ta biết ngay cách thức tiến hành nghiệp vụ hoặc biết đƣợc rằng công việc có chệch khỏi tiêu chuẩn hay không. Các công cụ trực quan thƣờng ở dƣới các hình thức sau:
Các bảng hiển thị trực quan: Các biểu đồ, bảng đo lƣờng hiệu quả, các thủ tục và tài liệu quy trình làm nguồn thông tin tham khảo.
Các bảng kiểm soát bằng trực quan: Các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về các biểu đồ, các phác độ điều trị; các thông số cơ bản (thông số chuẩn) về xét nghiệm... (bệnh viện).
Các chỉ dẫn bằng hình ảnh: Công cụ này giúp truyền đạt các quy trình, các mô phỏng, các giải phẫu (bệnh viện)...
1.2.2.3. Cải tiến liên tục - Kaizen:
Kaizen là mô hình cải tiến liên tục bao gồm những cải tiến nhỏ xuất phát từ công việc hàng ngày nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức/doanh nghiệp. Thực hiện Kaizen nghĩa là thực hiện cải tiến không ngừng để nâng cao hiệu quả công việc. Kaizen là một từ trong tiếng Nhật đƣợc kết hợp bởi hai chữ: “Kai” có nghĩa là “cải” trong cải tiến, cải tổ và “Zen” có nghĩa là “liên tục”. Một cách khái quát, Kaizen có nghĩa là cải tiến liên tục hay “thay đổi” liên tục để “tốt hơn” (Đỗ Tiến Long, 2010, trang 262).
Mục tiêu của Kaizen là cải tiến không ngừng nhằm loại bỏ các loại lãng phí đang tồn tại trong hoạt động. Với 3 tiêu chí chính: (i) Sự tham gia của tất cả mọi ngƣời, (ii) tại bất cứ bộ phận nào và (iii) vào bất cứ thời điểm nào,
Kaizen giúp phát huy những nguồn lực sẵn có trong tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực. Kaizen dựa trên trí tuệ tập thể và tinh thần sáng tạo của ngƣời lao động để cải tiến hiện trạng công việc lên mức tốt hơn.
Kaizen giúp tạo ra những giá trị gia tăng nhỏ và dần dần giúp nâng cao kết quả công việc, từ đó giúp tăng năng suất và chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ, đồng thời phát triển văn hóa sáng tạo và hợp tác trong tổ chức.
Tóm lại, có thể hiểu một cách khái quát QTTG thông qua Sơ đồ ngôi nhà chất lƣợng với việc áp dụng các công cụ của QTTG.
Hình 1.2. Sơ đồ ngôi nhà chất lƣợng - Hệ thống sản xuất Toyota
Nguồn: (Liker, 2004, trang 81)
Chất lƣợng tốt nhất - Chi phí thấp nhất - Thời gian hoàn thành ngắn nhất - An toàn lao động nhất - Tinh thần lao động cao nhất
đạt đƣợc thông qua việc rút ngắn luồng sản xuất bằng cách triệt tiêu sự lãng phí
Just-in-time
Đúng linh kiện, đúng số lƣợng, đúng
lúc
- Lên kế hoạch quãng thời gian (takt time)
- Luồng liên tục Hệ thống kéo - Thay đổi nhanh - Cung ứng tích hợp Jidoka Làm lộ diện các trục trặc ngay tại chỗ - Tự động ngừng máy - Công cụ andon - Tách biệt con ngƣời - máy móc
Sản xuất cân bằng (heijunka)
Các quy trình đã ổn định và đƣợc chuẩn hóa Kiểm soát trực quan
Triết lý của Phƣơng pháp Toyota
Con ngƣời và tập thể
- Tuyển chọn - Quyết định kiểu ringi - Mục tiêu chung - Huấn luyện Chéo
Giảm lãng phí
- Genchi genbutsu - Hỏi “Tại sao” năm lần - Lƣu ý lãng phí - Giải quyết sự cố