- Hàng ngày khi nhận được chứng từ của các đội thi công gửi về (phiếu nhập xuất
b. Kếtoán tổnghợp tăng nguyên, vật liệu
Nguyên, vật liệu của Công ty chủ yếu là được mua ngoài, vật tư cung ứng từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau và chủ yếu là trên thị trường tự do.
Nếu vật liệu được cung ứng là nguồn ổn định thì khi công ty có nhu cầu về vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ tìm nhà cung cấp và đem về 03 bản báo giá của 03 nhà cung cấp khác nhau về loại vật liệu đố để hội đồng duyệt giá xem xét duyệt mua. Sau khi duyệt được nhà cung cấp, nhân viên cung ứng sẽ xin tạm ứng số tiền để mua khối vật tư đó.
Tại Công ty Cổ phần Nhà Hà Nội số 5, kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên chứng từ ghi sổ; tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hud 1 và Công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng 18 áp dụng hình thức kế toán tổng hợp hàng tồn kho là Nhật ký chung.
Đối với kế toán tổng hợp hàng tồn kho (nguyên vật liệu), tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hud 1 và Công ty Cổ phần Đầu tư Hạ tầng 18 áp dụng hình thức kế toán tổng hợp hàng tồn kho là Nhật ký chung. Căn cứ vào các chứng từ tăng giảm nguyên vật liệu, kế toán ghi sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 152. Đối với kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ, quá trình ghi sổ kế toán cũng được thực hiện tương tự như với nguyên vật liệu.
Chứng từ ghi sổ đối với các nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần nhà Hà Nội số 5 được lập theo từng công trình và theo thời gian là tháng. Do đó, về bản chất sổ chứng từ ghi sổ của Công ty cũng gần giống với sổ nhật ký chung.
Từ các số chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (đối với hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ) và sổnhật kí chung (đối với hình thức kế toán nhật ký chung) kế toán sẽ tổng hợp vào các sổ cái của các Tài Khoản có liên quan (TK 152, TK331, TK1331, TK111, TK141,…).
Cuối tháng, trên cơ sở cộng số phát sinh, số dư của từng tài khoản, kế toán tổng hợp lấy số liệu để đưa vào các bảng (Bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp số phát sinh). Những bảng này phản ánh số dư đầu kì, phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối kì của các tài khoản.
Cùng với việc phản ánh, theo dõi giá trị của vật liệu thu mua, nhập kho trong kì, kế toán còn phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, từng chứng từ thanh toán và kế toán cần sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Sổ chi tiết theo dõi hạch toán với người bán được mở cả năm để theo dõi chính xác tình hình thanh toán với người bán. Đối với người bán có mối quan hệ thường xuyên thì được theo dõi trên vài trang sổ (hoặc một sổ riêng). Hàng ngày khi nhập các chứng từ nhập vật liệu từ phòng vật tư chuyển sang kế toán tiến hành ghi vào sổ theo dõi thanh toán với người bán.
Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo gía không thuế GTGT, Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Cuối kì, kế toán xác định số thuế GTGT được khấu trừ và số phải nộp trong kì.
Số thuế GTGT được khấu trừ trong kì ghi: Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Để xác định được số thuế GTGT cuối kì phải nộp, hàng tháng kế toán phải lập tờ khai thuế GTGT. Lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra. Theo nguồn số liệu phòng kế toán Công ty Cổ phần nhà Hà Nội số 5, Công trình HH2B Gia Thụy trong tháng 05/2014 có tình hình nhập Thép cuộn D8 như sau:
Từng chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu trên sẽ lần lượt được nhập chứng từ kế toán vào máy tính (việc nhập chứng từ kế toán theo trình tự thời gian) (Phụ lục số 08)
Sau khi nhập chứng từ kế toán thì các nghiệp vụ được chuyển vào Sổ chứng từ ghi sổ (Việc định khoản được thực hiện trên sổ chứng từ ghi sổ) (Phụ lục số 08)
Sau đó từ sổ chứng từ ghi sổ, số liệu được lọc để chuyển sang sổ cái tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 331 (Phụ lục số 10).
c. Kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu
Tại các công ty xây lắp trên địa bàn Hà Nội, việc kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu được thực hiện như sau: Hàng tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê chứng từ vật liệu, kế toán mở sổ chi tiết nguyên, vật liệu theo từng công trình.
Giá trị vật liệu xuất dùng được tính bằng giá trị thực tế, tùy theo mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá trị thực tế xuất dùng của vật liệu vào bên có của TK 152; đối ứng là bên nợ của các tài khoản phản ánh chi phí.
- Nếu là xuất vật tư trực tiếp phục vụ thi công, ghi: Nợ TK 621: tăng chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp
Có TK 152(chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ thi công - Nếu là xuất nhiên liệu cho máy thi công:
Nợ TK 623: tăng chi phí sử dụng máy thi công
Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ thi công - Nếu xuất vật liệu phục vụ nhu cầu quản lí ở các đội thi công:
Nợ TK 627: tăng chi phí sản xuất chung
Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng - Nếu xuất vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lí của công ty: Nợ TK 642: tăng chi phí quản lí doanh nghiệp
Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng
Khi nhận được các chứng từ nhập xuất thẳng vật tư trên thì từng chứng từ sẽ được kế toán nhập chứng từ kế toán trên máy vi tính (Phụ lục số 11)
Trình tự hạch toán giảm nguyên, vật liệu được thực hiện tương tự như hạch toán tăng nguyên, vật liệu.
Kế toán nguyên, vật liệu thiếu trong kiểm kê:
Hiện nay, đa số các công ty xây lắp trên địa bàn Hà Nội không thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu.
2.6.2.Thực trạng kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp xây lắp theo quan điểm kế toán quản trị
- Thu thập thông tin về hàng tồn kho
Qua khảo sát thực tế về hàng tồn kho tại các doanh nghiệp xây lắp trên địa bàn Hà Nội, việc thu thập thông tin thực hiện hàng tồn kho tại các doanh nghiệp này được thực hiện tại phòng kế toán như sau:
- Về chứng từ kế toán:
Trước hết, chứng từ kế toán là phương tiện để thu thập thông tin cho kế toán quản trị. Chứng từ kế toán hàng tồn kho trong kế toán quản trị vẫn dựa vào chứng từ kế toán trong hệ thống kế toán tài chính, gồm cả chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Tại bộ phận kế toán, thu thập các thông tin về hàng tồn kho trên cơ sở vận dụng các phương pháp chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối.
Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho là tổ chức việc lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra luân chuyển bảo quản sử dụng lại chứng từ và lưu trữ tất cả các chứng từ kế toán liên quan đến hàng tồn kho trong công ty, nhằm phản ảnh, giám đốc các thông tin về hàng tồn kho.
- Về tài khoản kế toán
Tổ chức tài khoản kế toán chi tiết là việc mở chi tiết tài khoản theo các cấp phục vụ yêu cầu công tác quản ly. Để theo dõi chi tiết và cung cấp kịp thời thông tin kế toán nói chung và các thông tin về hàng tồn kho nói riêng, các công ty xây lắp trên địa bàn Hà Nội dựa trên các tài khoản cấp một theo quy định của chế độ kế toán và còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3.
- Về sổ kế toán chi tiết
- Trên cơ sở cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn kho để thiết kế mẫu sổ chi tiêt cho phù hợp và thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu và các báo cáo.
Tại các công ty xây lắp trên địa bàn Hà Nội, với sự hỗ trợ của công nghệ tin học vào công tác kế toán thì việc cung cấp thông tin về tình hình hàng tồn kho là khá kịp thời, đáp ứng yêu cầu thông tin quản lý hàng tồn kho.
Các báo cáo quản trị về hàng tồn kho bao gồm báo cáo chi phí thu mua nguyên vật liệu, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng.