- Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
b, Tính giá xuất kho nguyên vật liệu:
Khi xuất kho nguyên vật liệu, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh nghĩa là khi xuất kho lô hàng nào thì tính giá xuất kho theo giá thực tế nhập kho của lô hàng đó.
Ví dụ: Ngày 26/05/2014, Công ty Cổ phần nhà Hà Nội số 5, nhập kho thép các loại
của Công ty TNHH TM và XD Thiên Đức với tổng giá thanh toán theo hóa đơn GTGT số 000201 ngày 05/05/2014 và hóa đơn số 000202 ngày 26 tháng 05 năm 2014 là 4.345.068.814 đồng, số vật tư này được nhập kho xuất thẳng theo phiếu nhập xuất thẳng số 82/NXT ngày 26 tháng 05 năm 2014 tại kho HH2B- Gia Thụy, giá xuất kho bằng giá nhập kho của các loại vật tư trên (các chứng từ theo phụ lục đính kèm).
2.6.1.3 Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu a. Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu a. Chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu
Để đảm bảo cho công việc quản lý, sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ trong công tác
sản xuất và chất lượng sản phẩm được tốt, các công ty xây lắp trên địa bàn Hà Nội đã sử dụng những chứng từ có tính chất đặc thù như sau:
- Giấy yêu cầu mua vật tư có sự phê duyệt của giám đốc. - Biên bản duyệt giá
- Hợp đồng mua bán vật tư
- Biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư, dụng cụ - Biên bản bàn giao hàng hóa
- Hóa đơn tài chính (ghi rõ tên, chủng loại, quy cách, xuất xứ) - Chứng chỉ chất lượng hàng hóa
Hầu hết các đơn vị kinh doanh xây lắp trên địa bàn Hà Nội với mục tiêu chất lượng là hàng đầu, vì thế khi nhập một lượng vật tư để sử dụng thi công công trình bao giờ cũng phải có yêu cầu về vật tư để biết được công trình đó cần loại vật tư nào, số lượng là bao nhiêu và khi số vật tư đó có đúng chủng loại và chất lượng yêu cầu hay không. Tại Công ty Cổ phần nhà Hà Nội số 5: các đội thi công, các ban chỉ huy căn cứ vào
nhiệm vụ thi công tại hiện trường để tính toán lượng vật tư cần thiết để phục vụ thi công và lập phiếu yêu cầu mua vật tư gửi về phòng kinh tế - kế hoạch ( Phụ lục số 01) Sau khi được xác nhận của tổng giám đốc và các phòng ban, nhân viên phòng kinh tế - kế hoạch tiến hành đi mua vật tư. Khi mua vật tư thì nhân viên thu mua vật liệu cần xem xét về chất lượng vật tư và giá cả với nhà cung cấp, sau khi có sự nhất trí của hai bên thì lập Biên bản duyệt giá và hợp đồng mua bán. Khi vật tư về, cán bộ vật tư và ban chỉ huy công trường cùng thủ kho tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư (phụ lục số 02- Biên bản kểm tra nghiệm thu vật liệu xây dựng).
Khi số vật tư đó đã đảm bảo chất lượng, chủng loại thì thì cần phải có biên bản xác nhận khối lượng kiểm bàn giao vật tư. Có biên bản đó giúp cho ban chỉ huy công trình nắm được số lượng vật tư theo yêu cầu đã về đủ hay chưa, cũng như giúp thủ kho theo dõi để đối chiếu khối lượng với nhà cung cấp. Từ đó làm căn cứ để lập bảng tổng hợp giá trị thanh toán (đối với vật tư mua với số lượng lớn và nhiều lần: như thép, xi măng, cát, đá,...) và còn giúp cho một số phòng quyết toán được lượng vật tư. (Phụ lục số 03- Biên bản xác nhận khối lượng)
Cùng với biên bản bàn giao vật tư thì hoá đơn giá trị gia tăng, hợp đồng kinh tế là một căn cứ không thể thiếu để lập phiếu nhập kho vật liệu. ( Phụ lục số 04)
Căn cứ vào biên bản bàn giao và hóa đơn mua hàng của đơn vị, kế toán nguyên, vật liệu có trách nhiệm lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng, yêu cầu mua vật tư được Giám đốc phê duyệt, bộ phận quản lí vật tư lập phiếu nhập kho (gồm 03 liên) và người lập phiếu phụ trách bộ phận bán hàng giao hàng đến kho. Khi xong việc nhập kho, thủ kho ghi ngày tháng nhập và cùng người giao hàng kí tên vào các liên giao cho người nhập hàng 1 liên làm cơ sở thanh toán, 01 liên lưu tại nơi nhập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư vào thẻ và giao cho kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán (Phụ lục số 05).
Phiếu nhập kho được lập 03 liên, người lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập, ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa; số biên bản giao hàng; số hóa đơn; tên kho nhập chuyển cho người phụ trách kí. Sau đó lưu 01 liên tại cuống sổ rồi chuyển cả 2 liên cho người nhập hàng. Người nhập hàng mang hóa đơn kèm 02 liên phiếu nhập tới thủ kho để nhập vật tư. Sau khi thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, hàng phải được ghi vào cột thực nhập và kí vào cả 02 liên phiếu nhập trong đó: 01 liên giao trả người nhập, 01 liên thủ kho có trách nhiệm vào thẻ kho theo chủng loại vật tư, điền mã vật tư và cuối ngày chuyển cho kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra đối chiếu.
Người có trách nhiệm mang hóa đơn mua hàng kèm theo phiếu nhập kho đến kế toán thanh toán để thanh toán nợ ngay khi hoàn thành thủ tục nhập kho.
Hàng ngày, kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm đối chiếu số phiếu nhập kho theo chứng từ thanh toán với phiếu nhập kho theo chứng từ nhận từ thủ kho để phát hiện ra những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập chưa vào thẻ kho hoặc người cung cấp vật liệu chưa mang chứng từ, hóa đơn đến thanh toán nợ. Kế toán phải thường xuyên thông báo nợ của từng người và quy định thời gian thanh toán dứt điểm. + Nếu nguyên vật liệu tăng từ sản xuất hoặc sau khi đã xuất dùng nhưng không dùng hết hoặc thu hồi, thanh lý Tài sản cố định, hoặc thu hồi phế liệu trong hoạt động sản xuất: Căn cứ vào số lượng thực tế, người nhập kho yêu cầu bộ phận vật tư lập phiếu nhập gồm 02 liên ký phụ trách bộ phận, sau đó giao cho người nhập cả 02 liên để mang tới thủ kho nhập hàng.
+ Nếu nhập kho nguyên vật liệu di chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch chuyển kho hoặc lệnh điều động vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di
chuyển nội bộ gồm 02 liên. Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ, sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển nhập kho. Thủ kho nhập và ghi số thực nhập thẻ kho, 02 liên phiếu di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lý chênh lệch nếu có. Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho của kho xuất.
+ Các chứng từ đặc thù trên là chứng từ có liên quan đến vật tư không cần dùng ngay. Còn chứng từ có liên quan đến nguyên vật liệu dùng ngay đó là phiếu nhập kho xuất thẳng. Vật liệu đó là vữa, bê tông thương phẩm, là loại vật tư mua về dùng luôn vào việc thi công công trình (đổ bê tông móng, cột, dầm, mái,…) được nhập và xuất thẳng vào công trình.