b. Hệ thống dự toán chi phí sản xuất
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty có quy mô hoạt động sản xuất và phạm vi hoạt động lớn. Khối lượng công việc kế toán nhiều yêu cầu tính toán và quản lý chặt chẽ sát sao. Do đó Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập chung vừa phân tán.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: phòng kế toán tài chính)
Phòng tài chính của công ty có 10 người gồm: Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng, Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp và 8 nhân viên phần hành.
Các đơn vị trực thuộc gồm: Hai nhà máy đường; Xí nghiệp nguyên liệu và Hai nhà máy cồn có tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh từ khâu thống kê đến tổng hợp chi phí tính giá thành. Cuối tháng nộp bảng tính giá thành sản phẩm lên phòng tài chính để thực hiện việc tính giá thành toàn bộ.
Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán tài chính; các nhà máy, xí nghiệp và tại các công ty trực thuộc như sau:
Trưởng phòng kế toán kiêm kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều
hành quản lý, tổ chức công tác tài chính kế toán, giám sát mọi hoạt động về kế toán tài chính tại các đơn vị thành viên và trong toàn Công ty. Tham mưu
Kế toán TSCĐ, đầu tư XDCB dở dang Kế toán phải trả người bán Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán ngân hàng và các khoản đầu tư Kế toán tổng hợp & theo dõi các nguồn vốn Kế toán bán hàng các khoản phải thu KH Kế toán công nợ nội bộ Kế toán kho, tạm ứng Kế toán các đơn vị trực thuộc
giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác quản lý tài chính và mọi hoạt động tài chính kế toán toàn Công ty.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm kiểm tra,
soát xét lại các chứng từ tổng hợp, đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán. Kiểm tra soát xét số liệu trên báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc trước khi tổng hợp số liệu toàn Công ty. Theo dõi tất cả các tài khoản trong và ngoài bảng cân đối kế toán. Lập các báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo khác theo quy định
Kế toán tiêu thụ sản phẩm, thuế: Quản lý và kiểm tra tất cả các giao
dịch liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận công nợ phải thu của khách hàng, theo dõi thu tiền của khách hàng về Công ty. Kiểm tra, tính toán xác định đúng, đủ và thanh toán kịp thời các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp ngân sách Nhà nước.
Kế toán vật tư và thanh toán tạm ứng: Theo dõi phần nhập, xuất vật tư. Định kỳ kiểm kê kho vật tư và đối chiếu sổ sách với thủ kho. Theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình hiện có và sự biến động quỹ tiền mặt của công ty. Cung cấp số liệu cho các phần hành khác khi có yêu cầu.
Kế toán ngân hàng: Kiểm tra và lập các chứng từ thu, chi, vay, trả, đi giao dịch ngân hàng, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục thanh toán. Cuối tháng nhận bảng số dư tại ngân hàng, đối chiếu số liệu cho các phần hành kế toán liên quan. Cuối quý, năm tổng hợp tình hình thu chi tiền gửi, tình hình trả vay ngắn hạn, dài hạn...
Kế toán các khoản đầu tư ra ngoài công ty: Quản lý và kiểm tra tất cả các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ đầu tư ra ngoài Công ty, thu nhập từ các khoản đầu tư. Lập dự phòng giảm giá đầu tư theo đúng quy định.
Kế toán tiền lương; phải trả phải nộp khác; Kế toán chi sự nghiệp: Quản lý tất cả các giao dịch liên quan đến các nghiệp vụ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và các khoản phải trả, phải nộp khác.
Kế toán tài sản cố định, theo dõi đầu tư XDCB và công nợ phải trả: Tính toán, xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy chế đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ, sửa sữa kiểm tu và nâng cấp máy móc thiết bị của từng đơn vị trực thuộc và toàn Công ty theo quy định của Nhà nước cũng như của Công ty. Theo dõi các khoản công nợ của công ty với khách hàng và lập kế hoạch chi trả các khoản nợ đó.
Thủ qũy: Có nhiệm vụ cất giữ, bảo quản tiền mặt và các giấy tờ có giá của công ty; Thu, Chi tiền mặt theo yêu cầu (phiếu thu, chi).
Các nhân viên kế toán thống kê phân xưởng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhận vật tư và đưa vật tư vào sản xuất tại các phân xưởng, làm thủ tục nhập thành phẩm về kho Công ty.
2.1.3.2. Hình thức kế toán
Công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ chuẩn mực kế toán, cũng như căn cứ vào đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh, đặc điểm của bộ máy kế toán mà lựa chọn vận dụng hình thức kế toán thích hợp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Từ đó, Công ty quyết định áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung” với phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán “ nhật ký chunh ” trên phần mềm kế toán.
2.1.3.3 Phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng.