Mặc dù việc dự trù ngân sách cho hoạt động XTTM là vô cùng khó khăn do những biến động liên tục của thị trường. Tuy nhiên, các nhà quản trị nên lựa chọn một phương pháp hợp lý nhất, phù hợp nhất với quy mô và tính chất làm việc của công ty để đưa ra một một chính sách chi tiêu phù hợp cho các hoạt động XTTM.
4.3.2.1 Phương pháp xác định ngân sách xúc tiến thương mại
Để chương trình XTTM được thực hiện thì cần phải có chi phí để đảm bảo chương trình hoạt động hiệu quả. Việc chi bao nhiêu cho hợp lý với chương trình XTTM của công ty là vấn đề bức xúc với các nhà tiếp thị. Hiện nay có rất nhiều phương pháp xác định tổng ngân sách cho hoạt động XTTM, nhưng theo em công ty nên chọn phương pháp sau:
- Phương pháp % doanh thu
Là phương pháp được xây dựng dựa trên mối quan hệ quá khứ. Tỷ lệ chi phí XTTM so với doanh thu kỳ trước. Để thực hiện phương pháp cần phải có dự báo về doanh thu trong năm tới và tỷ lệ chi phí XTTM so với doanh thu trong những năm qua.
Phương pháp này có lợi thế là đơn giản, dễ chấp nhận làm cho lãnh đạo hài lòng vì chi phí XTTM gắn với sự biến đổi doanh thu. Bên cạnh đó ta thấy đây là phương pháp công ty vẫn đang áp dụng nên dễ dàng thực hiện.
Từ thực trạng ngân sách chi cho XTTM ở công ty qua 3 năm 2011, 2012 và 2013 ta nhận thấy % ngân sách chi cho các hoạt động XTTM qua các năm có sự gia tăng đáng kể. Tăng từ 3% năm 2011 lên 7% năm 2012, nhưng thực tế so với toàn ngành thì đây là một con số còn khá khiêm tốn. Vì vậy, để đạt được những mục tiêu mới đặt ra cho công ty trong giai đoạn sắp tới em mạnh dạn đề xuất ngân sách chi cho XTTM của như sau:
Bảng 4.1 Đề xuất ngân sách XTTM theo % doanh thu qua các năm(2015-2017)
4.3.2.2 Xác định ngân sách công cụ xúc tiến thương mại
Sau khi xác định được tổng ngân sách XTTM thì công việc tiếp theo là phân bổ toàn bộ ngân sách XTTM cho các công cụ XTTM. Tùy theo mức độ đánh giá hiện trạng các công cụ xúc tiến mà công ty đang hoạt độngcó ảnh hưởng tới mục tiêu xúc tiến thương mại của công ty.Để hoàn thành mục tiêu mà công ty đã đề ra, sự phối hợp
và bổ trợ lẫn nhau giữa các công cụ XTTM đối với sản phẩm điện lạnh và thương hiệu An Phát là yếu tố quyết định đến thành công của sản phẩm.
Bảng 4.2: Đề xuất phân bổ ngân sách hoạt động xúc tiến của công ty cổ phần đầu tư xuất nhập khẩu thiết bị An Phát (2015 – 2017)
Với thiên hướng tiếp tục đầu tư và phát triển cho đội ngũ bán hàng cá nhân. Vì đây là lực lượng nòng cốt mang lại doanh thu và hợp đồng chính cho công ty tất cả các công cụ khác có mục tiêu giúp cho việc bán hàng cá nhân trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn khi tác động đến các đối tượng khác nhau của trung tâm mua. Nên 50% ngân sách sẽ được chi cho hoạt động này trong việc trang trải các chi phí liên quan. Bên cạnh đó đẩy mạnh 2 công cụ xúc tiến thương mại đắc lực nhằm hỗ trợ cho hoạt động bán hàng cá nhân là Xúc tiến bán tăng 11% từ 10% đến 21% và quảng cáo tăng từ 10% lên 15%. Có sự tăng ngân sách cho 2 công cụ này là do đây đều là những vũ khí chiến lược tác động lên khách hàng giúp quá trình nhận biết về hình ảnh công ty cũng như kích thích nhu cầu của khách hàng thông qua hoạt động xúc tiến bán tăng cao. Bên cạnh đó những hoạt động liên quan đến marketing trực tiếp chi phí không quá cao cắt giảm khoản gửi catalog bản in trực tiếp tới các doanh nghiệp( chỉ gửi khi có yêu cầu) nhưng vẫn đáp ứng được mục tiêu.Tập trung 5% ngân sách này trong hoạt động thiết kế gian hàng tại các triển lãm xây dựng.