Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần kết cấu thép cơ khí
(Nguồn: Phòng hành chính) Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần, vào quý I hàng năm.
Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc tài chính
Xưởng sản xuất Phòng tài chính - kế toán Phòng tư vấn và thiết kế, bán hàng Phòng hành chính – nhân sự Phòng vật tư Đại hội đồng cổ đông
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ của công ty, hợp đồng lao động ký với công ty.
- Phó giám đốc: giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý công ty và phân bổ công việc hợp lý cho các bộ phận bên dưới. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động. Khi Giám đốc đi vắng, Phó Giám đốc thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của công ty khi được ủy quyền và phải báo cáo lại toàn bộ công việc đã giải quyết theo ủy quyền cho Giám đốc ngay sau khi Giám đốc trở về.
+ Phó Giám đốc sản xuất: phụ trách công tác khoa học kỹ thuật, thực hiện các chức năng thẩm quyền kế hoạch từ khi xây dựng đến lúc thực hiện kế hoạch, trực tiếp giám sát, kiểm tra an toàn sản xuất và nghiệm thu chất lượng sản phẩm, trực tiếp thiết kế kỹ thuật theo đơn đặt hàng, theo dõi và chịu trách nhiệm về cơ cấu sản phẩm kết cấu thép.
+ Phó giám đốc tài chính: phó giám đốc tài chính kiêm chủ tịch công đoàn, phụ trách tổ chức công tác hành chính, giám sát tài chính, thực hiện chế độ kế toán tài chính của Nhà nước, chịu trách nhiệm thanh toán và thanh lý các hợp đồng kinh tế, trực tiếp phụ trách công tấc thanh toán, thu hồi nợ.
- Phòng tư vấn và thiết kế, bán hàng: tham mưu, tư vấn cho cấp trên về các lĩnh vực:
+ Lập kế hoạch bán hàng hàng tháng, quý, năm và kế hoạch các dự án đầu tư. + Thu thập và ghi chép đầy đủ thông tin của khách hàng về các công trình, sản phẩm, nghiên cứu và tiếp cận thị trường.
+ Tiếp nhận thư mời thầu, hồ sơ mời thầu, nghiên cứu khảo sát thực tế phân tích kết quả và tham mưu cho Giám đốc quyết định tham gia dự thầu, phối hợp với các phòng chức năng trong công ty lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu theo ủy quyền của Giám đốc.
+ Thiết kế công trình, quản lý tiến độ thi công các công trình, quản lý kỹ thuật và chất lượng, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
- Phòng hành chính – nhân sự: có chức năng tư vấn cho Giám đốc về quản lý nhân sự và quản lý hành chính, có trách nhiệm về công tác tổ chức hành chính của công ty. Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân viên; phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện nội quy
32
và quy chế của công ty. Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên, thực hiện công tác BHXH cho nhân viên; thực hiện công tác văn thư, đánh máy, in ấn các tài liệu của công ty.
- Phòng tài chính – kế toán: tư vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của công ty. Cập nhật, tìm hiều các chủ trương, chính sách và các quy định của Nhà nước có liên quan đến công tác quản lý tài chính, kế toán, duy trì quan hệ tốt với các cơ quan như các ngân hàng và cơ quan thuế. Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ hàng tháng, lập các báo cáo.
- Phòng vật tư: theo dõi và quản lý việc thực hiện hợp đồng mua bán vật tư hàng hóa, theo dõi chất lượng sản phẩm.
- Xưởng sản xuất: là bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất, lắp ráp.