II/ Kiểm tốn hoạt động thanh tốn
2. Kiểm tốn hoat động thanh tốn các khoản phải trả
Bước 1:Hình thành các khoản phải trả 1. Tính phù hợp của khoản phải trả.
- Tính phù hợp đc xem xét trong quan hệ giữa khoản phải trả này với các khía cạnh cĩ liên quan trong mục tiêu và tình hình hoạt động của đơn vị.
- Trong điều kiện bình thường, sự biến động này cĩ sự tương ứng mang tính hiển nhiên
- Tuy nhiên cĩ khi quan hệ này bị che dấu 1 phần hay tồn bộ làm cho tính hợp lý cần đc đánh giá trên cơ sở: thơng tin thu nhập đc từ tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị; giải trình của người cĩ thẩm quyền. từ các thủ tục bổ sung khác 2. Độ tin cậy về qui mơ khoản nợ phát sinh
- Độ tin cậy ở đây ko địi hỏi tới mức chính xác về khối lượng song cần chỉ ra mức phù hợp với mục tiêu của hoạt động.
- Sự tăng lên của hàng hĩa hoặc tiền mặt cũng cần đảm bảo tính hợp lý: hoặc do nhu cầu tăng trong tương lại gần. hoặc do cần nắm bắt thời cơ vừa xuất hiên… - Tất cả những vấn đề này cần cĩ giải trình của ng ra quyết định trc khi đánh giá 3. Tính đúng đắn về giá cà và các điều kiện mua hàng
- Giá cả và các điều kiện mua hàng gồm:
Giá mua trên bảng giá hoặc giấy báo giá. Chính sách chiết khấu. phương thức vận chuyển,bảo hành. Thời hạn thanh tốn và các điều kiện khác.
- Các vấn đề này chứa đựng nhiều rủi ro nên việc đánh giá cần được thực hiện thận trọng với việc tập trung trên tất cả các mục tiêu kiểm tốn cần đc quan tâm 4. Độ tin cậy của giá trị tiếp nhận đc
- Độ tin cậy này đc đánh giá thơng qua: lượng hàng hĩa. Đặc tính cơ cấu. chất lượng và các điều kiện khác.
- Ngay khi nhận thấy đã cĩ sự tương đồng giữa giá trị tiếp nhận đc với số tiền ghi trên khoản phải trả vẫn cần cĩ ý kiến của ng ra quyết định cùng các thủ tục bổ sung khác
5. Tính đầy đủ và tin cậy của việc đánh giá
- Trong quá trình kiểm sốt, trc khi đc phê chuẩn các khoản phải trả đều phải đc minh chứng bằng các chứng từ.
- Để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ cần: xem xét lại các trình tự cơ bản trong điều hành. Trc hết là trình tự luân chuyển chứng từ. việc thực hiện những thủ tục trong từng bước của trình tự đĩ theo đúng quyền hạn là trách nhiệm của ng thực hiện
Bước 2: quản lý các khoản phải trả
1. Kiểm sốt đồng bộ và liên hồn chứng từ thanh tốn
- Hiệu lực của kiểm sốt và hiệu quả của hoạt động thanh tốn sẽ đạt ở mức cao khi mọi chứng từ thanh tốn đc chuyển trực tiếp cho bộ phận thanh tốn
- Sau khi đối chiếu và xử lý những vấn đề phát sinh, các chứng từ này cần đc lưu lại để quản lý và chuẩn bị thanh tốn khi đến hạn
2. Kiểm tra sổ sách kế tốn
- Ngay sau khi khoản phải trả đc chấp nhận mỗi khoản phải trả cần đc phân loại ghi vào sổ chi tiết và sổ cái
- Tùy theo qui mơ và mật độ khoản phải trả phát sinh, tuần kì hoặc định kì cần đối chiếu giữa các loại sổ và chứng từ tại bộ phận kế tốn với nhau và với bộ phận thanh tốn, thậm chí cả với ng bán khi cần thiết
- Mọi điều chỉnh do sai sĩt hoặc do yêu cầu chính đáng của ng bán cần đc điều chỉnh kịp thời
3. Tính tốn và kết chuyển đầy đủ các khoản chi tiêu chiết khấu
- Mọi khoản chi tiêu cho từng loại hàng hĩa cần đc phân bổ đúng đối tượng theo chính sách kế tốn đang đc áp dụng
- Mọi chính sách CK của ng bán cần đc nắm bắt và tận dụng triệt để 4. Thực hiện đúng thời hạn thanh tốn
- Thanh tốn chậm trễ sẽ: ảnh hưởng xấu đến uy tín của đơn vị với ng bán. Hạn chế hiệu quả hoạt động do đơn vị ko đc hưởng các quyền lợi khuyến mãi của ng bán. Cĩ thể bị phạt do vi phạm hợp đồng
- Do vậy thực hiện đúng thời hạn thanh tốn cũng là tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ đơn vị và lợi ích thu đc là tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động thanh tốn.
Bước 3: xử lý các khoản phải trả
1. Kiểm tra lại sự đồng bộ và khớp đúng giữa các yếu tố trong mỗi bộ tài liệu - Tập hợp tồn bộ chứng từ về mỗi khoản phải trả thành bộ hồ sơ thanh tốn
- Trc khi xử lý khoản nợ, bộ hồ sơ này cần đc xét sốt lại các dấu hiệu kiểm tốn trc đĩ, đặc biệt là: tính hợp pháp của việc phê chuẩn. tính hợp lý của trình tự điều hành thể hiện qua các bộ hồ sơ này
2. Xem xét lại các khoản khấu trừ
- Các khoản khấu trừ đã đc thỏa thuận hoặc mới phát sinh cần đc: xem xét, đối chiếu lại. tổng hợp trc khi xử lý. Khi cần thiết cĩ thể trao đổi sơ bộ với chủ nợ 3. Kiểm tra điều kiện và quyết định thanh tốn
- Tùy theo phương thức thanh tốn đã thỏa thuận cần tiến hành: chuẩn bị các phương tiện và điều kiện tương ứng như séc, tiền mặt. mọi cơng việc trên sau khi hồn tất hồ sơ và séc cần đc ng đánh giá độc lập kiểm tra lại lần cuối và kí tắt. người cĩ trách nhiệm kí duyệt chính thức
4. Trả tiền và xử lý cuối cùng hồ sơ thanh tốn.
- Sau khi đc kiểm tra và kí duyệt, sec đc xác định theo bộ hồ sơ và gửi trực tiếp cho chủ nợ.
- Các giấy tờ ko sử dụng nữa cần đc hủy để tránh dùng lại nhiều lần - Hồ sơ cần đc lưu trữ theo qui định
III. xây dựng tiêu chí đánh giá hoạt động thu-chi và thanh tốn
- Về đặc điểm riêng của hoạt động thu chi và thanh tốn cần chú ý tới tính “ tài chính” :
• Khác với các hoạt động khác, thu – chi và thanh tốn là hoạt động tài chính cơ bản mang tính tổng hợp trong phản ánh kết quả hoạt động và mang tính cụ thể và cả “ tính quy tắc” trong tác nghiệp
• Mặt khác hoạt động này lại gắn chặt với mọi hoạt động cụ thể trên, trong chu trình hoạt động
• Do đĩ, về hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý, khĩ cĩ thể tách rời giữa tiêu chí đánh giá hoạt đơng thu – chi và thanh tốn với các tiêu chí đnáh giá chung tồn bộ hoạt động cũng như các tueeu chí đnáh giá từng hoạt động cụ thể trong chu trình hoạt động
• Hiệu lực quản trị nội bộ hoạt động thu – chi và thanh tốn cần và cĩ thể đc đánh giá riêng nếu thực tiễn quản lý địi hỏi
- Về mục tiêu kiểm tốn của mỗi cuộc kiểm tốn cụ thể:
• Mục tiêu này rất đa dạng tùy theo: yêu cầu quản lý của từng loại hình đơn vị. trong từng thời kỳ, từng hồn cảnh cụ thể
• Tương ứng với mỗi yêu cầu quản lí đĩ, mục tiêu kiểm tốn hoạt động cũng khác nhau và do đĩ hệ thống tiêu chí nĩi chung và tiêu chí đánh giá hoạt động thu chi và thanh tốn cũng khác nhau
- Định hướng cơ bản của việc xây dựng tiêu chí đánh giá
Thứ nhất, tập trung hướng chủ yếu vào việc đánh giá hiệu lực quản trị tài chính nội bộ
Thứ 2, tùy theo mục tiêu kiểm tốn cụ thể của KTHĐ trong từng đv đc kiểm tốn với yêu cầu cụ thể của quản lý để xây dựng những tiêu chí cụ thể thích hợp Thứ 3, trong mọi trươg hợp bộ phận mục tiêu này đều phải đảm bảo sự nhất quán với mục tiêu chung của KTHĐ
Thứ 4, cần phối hợp chỉ đạo thống nhất và thường xuyên của ng phụ trách chung cuộc kiểm tốn với các bộ phận để cĩ điều chỉnh kịp thời các mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và thực tiễn quản lý.
Ví dụ
Mục tiêu hiệu lực điều hành ( I.01)
• Mức sát thực, rõ rang của từng mục tiêu ( I.01.01)
Tiêu chí “ mức chi tiết mục tiêu ở cấp dưới” ( I.01.01.01 )
+ cĩ quy định thời hạn lưu két hợp lý các két ở chi nhánh và két trung tâm. + cĩ định mức lưu két hợp lý cho từng loại két
+ cĩ chế độ ghi chép và luân chuyển, lưu trữ tài liệu hợp lý
• Tuy nhiên cĩ thể khái quát vào 1 tiêu chí của I.01.01.01. “ cĩ quy định cụ thể các mục tiêu cơ bản của hoạt động cho các két trong đvị”.
CHƯƠNG 9 : KIỂM TỐN HOẠT ĐỘNG THƠNG TIN