III/ Quy trình và nội dung kiểm tốn hoạt động mar;
2.6 Kiểm tốn chức năng mar:
• KTV cĩ thể tập trung và việc kiểm tốn, rà sốt một vài chức năng mar chính yếu mà hiện tại đang rất kém hiệu quả
• KTV cĩ thể tập trung:
o Kiểm tốn lực lượng bán hàng và đi kiểm tra rất chi tiết đối với hoạt động này
o Kiểm tra dự tốn cho việc quảng cáo thiếu minh bạch và thời điểm tiến hành kiểm tốn ko được đánh giá một cách nghiêm túc về tính hiệu lực của nĩ
• Trong những trường hợp như vậy thì vấn đề ở đây là KTV sẽ chỉ rõ cho các nhà quản lý về sự cần thiết phải kiểm tốn chức năng mar
- Chỉ dẫn kiểm tốn: • Sản phẩm
o Mục tiêu của các dịng sản phẩm là gì? Liệu các mục tiêu này cĩ hợp lý ko? Liệu dịng sản phẩm hiện tại cĩ đạt được các mục tiêu đĩ ko?
o Liệu cĩ sản phẩm cụ thể nào nên loại bỏ khỏi chu ký kinh doanh ko?
o Liệu cĩ bất cứ sản phẩm nào cĩ thể cĩ lợi ích từ việc nâng cao chất lượng, kiểu dáng, hoặc đặc tính nào đĩ ko?
• Giá cả
o Mục tiêu về giá cả của cơng ty là gì, chính sách và chiến lược giá ra sao, và các thủ tục để đưa ra giá sản phẩm là gì?
o Giá được đưa ra cĩ dựa trên chi phí hợp lý, nhu cầu, và các tiêu chí cạnh tranh ko?
o Liệu khách hàng của cơng ty cĩ cho rằng giá của sản phẩm là tương thích với giá trị của sản phẩm đĩ đem lại ko?
o Liệu cơng ty cĩ sử dụng giá khuyến mãi cĩ hiệu lực ko? • Phân phối
o Mục tiêu và chiến lược phân phối của cơng ty là gì?
o Liệu cơng ty đã phủ thị trường đủ chưa và dịch vụ của cơng ty ra sao?
o Liệu cơng ty cĩ nên xem xét thay đổi mức độ tin tưởng của mình vào các nhà phân phối, các đại lý bán hàng, hay đội ngũ bán hàng trực tiếp ko?
o Mục tiêu với lực lượng bán hàng của cơng ty là gì
o Liệu lực lượng bán hàng của cơng ty cĩ đủ lớn để đạt được mục tiêu chung của cơng ty hay ko?
o Lực lượng bán hàng của cơng ty cĩ được tổ chức theo hướng chuyên mơn hĩa một cách hợp lý hay ko?
o Liệu lực lượng bán hàng cĩ thể hiện tinh thần làm việc hăng say, năng lực và nỗ lực làm việc cao hay ko? Liệu họ đã được khích lệ, động viên và đào tạo một cách đầy đủ chưa?
o Liệu các thủ tục để thiết lập chỉ tiêu bán hàng và đánh giá kết quả cĩ hợp lý hay ko?
o So sánh tương quan lực lượng bán hàng của cơng ty với lực lượng bán hàng của đối thủ cạnh tranh ntn?
o Cĩ bao nhiêu nhân sự trực tiếp bán hàng? Những gì thay đổi trong 5 năm qua?
o Lực lượng bán hàng được tổ chức ntn? Họ được bố trí ở những vị trí nào?
o Cơ sở nào được sử dụng cho việc phân vùng? Các vùng được rà sốt thường xuyên ntn?
o Đâu là cơ sở cho việc hồn trả chi phí? Các hoạt động kiểm tra nào tồn tại trong các khâu bán hàng?
o Doanh số bán hàng đối với nhĩm mặt hàng chính cho 5 năm vừa qua ntn?
o Bình quân doanh số cho mỗi người bán hàng là bn? Doanh số cụ thể cho từng cá nhân đội ngũ bán hàng là bn?
o Bao nhiêu cuộc gọi bình quân trong một ngày đối với người bán hàng? Tỉ lệ cuộc gọi thành cơng là bn?
o Chi phí bán hàng cho mỗi khu vực là bn? Lợi nhuận là chừng nào?
o Cĩ bao nhiêu khách hàng chủ lực và tích cực? kênh phân phối theo địa lý ntn?
o Hai mươi khách hàng chính yếu là những ai? Cĩ những thay đổi nào trong vịng 5 năm qua?
o Thống kê về việc phân phối của các khách hàng là như thế nào?
o Lợi nhuận của mỗi khách hàng là gì? • Quảng cáo, khuyến mãi và quan hệ cơng chúng:
o Mục tiêu quảng cáo của cơng ty là gì? Liệu cĩ hợp lý ko?
o Liệu số tiền sử dụng cho quảng cáo đã đúng chưa? Ngân sách dành cho quảng cáo được quyết định ntn?
o Liệu thơng điệp quảng cáo và những phiên bản quảng cáo cĩ hiệu lực ko? Khách hàng và cơng chúng nghĩ gì về quảng cáo của cơng ty?
o Liệu kênh quảng cáo đã chọn phù hợp chưa?
o Liệu khuyến mãi mà cơng ty sử dụng cĩ hữu hiệu ko?
o Liệu cơng ty đã cĩ một chương trình xây dựng mối quan hệ với cơng chúng tốt chưa?
Chương 8:Kiểm tốn các hoạt động thu chi và thanh tốn I/Kiểm tốn hoạt động thu chi tiền mặt
1/Đặc điểm của hoạt động thu chi tiền mặt tới kiểm tốn họat động
- Tiền tệ nĩi chung là sản phầm của nền kinh tế hàng hĩa,là vật ngang giá chung - Tiền tệ cĩ các chức năng cơ bản:là thước đo giá trị, là phương tiện lưu
thơng,trao đổi;là phưong tiện cất trữ;là phương tiện thanh tốn,là phương tiện trao đổi quốc tế và tiền tệ thế giới.
- Tiền mặt là phương tiện giao dịch nhanh nhất song cũng dễ gặp rủi ro nhất - Để giảm thiểu rủi ro cần hạn chế tối đa lượng tiềm mặt trong giao dịch và đặc
biệt trong bảo quản tại két.
- Ván đề thu-chi tiền mặt luơn là mối quan tâm đặc biệt khơng chỉ của kiểm tốn hoạt động mà cịn cả của quản lí nĩi chung và của các hoạt động kiểm tra-kiểm sốt khác nĩi riêng
- Đặc điểm của nền kinh tế nĩi chung và của tiền mặt nĩi riêng đã đặt ra cho kiếm tĩan hoạt động thu-chi tiền mặt những vấn đề cần nghiên cứu đánh giá hiệu lực kiểm sốt hoạt động đặc thù này từ cơng tác kiểm sốt đến bộ máy kiểm sốt. - Về cơng tác kiểm sốt và quản lí tiền mặt gồm:
+ Quy định rõ phạm vi sử dụng và quyền hạn xét duyệt chi tiêu tiền mặt +Định mức tồn quỹ tiền mặt
+Chế độ bảo vệ tiền mặt trong két và trong quá trình di chuyển tiền mặt. +Chế độ bảo vệ các séc khống chi và các hồ sơ về thu chi tiền mặt.
+Trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận ,các cá nhân cĩ liên quan trong việc quản lý tiền mặt.
- Về tổ chức bộ máy quản lý tiền mặt cần quan tâm tới: + Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm
+ Đảm bảo tính độc lập
+Duy trì mối liên hệ giữa các nhân viên +Tận dụng sự trợ giúp của máy tính.
-Với tất cả các khía cạnh trên,kiểm tốn hoạt động cần quan tâm tới cả hiệu lực,hiệu quả và hiệu năng quản lý tiền mặt của đơn vị phù hợp với đặc thù của đối tượng này trên cả 3 hoạt động cụa thể:thu tiền mặt,cất trữ tiền mặt,chi tiền mặt. 2/Đánh giá chung hoạt động thu chi qua kiểm tĩan tiền mặt tồn quỹ
Tiền mặt tồn quỹ là phản ánh hiệu lực và hiệu quả quản lí hoạt động tài chính nĩi chung qua định hướng đúng đắn và duy trù mức tồn quỹ hợp lý,an tồn và hiệu quả.Chính vì vậy trong quản ly nĩi chung và trong kiểm tốn nĩi riêng,tiền mặt tồn quỹ thường là đối tượng được lựa chọn là điểm bắt đầu cho việc đánh giá khái quát họat động thu-chi tài chính. Theo đĩ kiểm tĩan thường thực hiện đồng thời việc khĩa sổ với
việc kiểm kê quỹ để đối chiếu phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế. Đến lượt mình,chênh lệch này lại trở thành đối tượng trực tiếp của kiểm tĩan hoạt động thu-chi tiền mặt.
a/ Đảm bảo an tồn trong cất trữ và di chuyển tiền mặt.
- Cĩ các giải phát thích hợp để đảm bảo an tồn tiền mạt là cơ sở đảm bảo hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động thu-chi tiền mặt.
- Xác định loại hình bảo vệ cần thích hợp với lượng tiền thường xuyên cất trữ,di chuyển và tránh rủi ro cĩ thể gặp phải trong điều kiện cụ thể
- Khi tiền được di chuyển cũng tùy thuộc vào lượng tiền,cự li và thời điểm vận chuyển cùng mơi trường chung quanh để cĩ biện pháp bảo vệ.
b/Chia sẻ rủi ro và trách nhiệm quản lý tiền: Tiền mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất trong các loại tài sản do đĩ cần chia sẻ bớt rủi ro. Biện pháp hữu hiệu nhất là mua bảo hiểm tiền mặt. Khi cần thiết đơn vị cĩ thể thuê các tổ chức hoặc cá nhân tư vấn cho những vấn đề phức tạp như xác định độ thật-giả của kim loại quý,đá quí hoặc ngoại tệ.
c/Giảm thiểu mức tiền tồn quỹ và di chuyển: Chỉ lưu giữ tiền mặt ở mức tối thiểu kể cả tại các điểm thu tiền và ở trung tâm sẽ mang lại lợi ích về nhiều mặt cho đơn vị như hiệu quả tồn bộ hoạt động, hơn nữa tiền chỉ sinh lời khi đưa vào lưu thơng.
d/Đánh giá khoản tiền tiềm năng: Những khoản tiền tiềm năng khơng chỉ nằm ở tiền lãi từ tiền gửi ngân hàng mà cịn nằm ở các hoạt động tạo ra các khhjản tiền lãi khác, kể cả kinh doanh cổ phiếu. Tuy nhiên để đảm bảo khả năng thanh tĩan vẫn cần duy trì mức cần thiết tối thiểu số dư tiền mặt vừa đủ cho thanh tốn, vừa tiết kiệm chi phí giao dịch để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
3/Kiểm tốn hoạt động thu tiền mặt. Các chỉ tiêu đánh giá hoạt động gồm:
a/Hình thức và trình tự thực hiện hoạt động thu tiền: Hoạt động thu được thực hiện một trong hai hình thức phổ biến:
-một là sử dụng nhiều phiếu thu cĩ đánh số thứ tự liên tục và phát hành đồng thời nhiều bản
-hai là ghi lại giao dịch tại quầy tính tiền(ghi sổ quỹ) hoặc một loại phiếu được phát hành thay thế cho việc nhận tiền trực tiếp. Hình thức này chỉ ứng dụng cho giao dịch nội bộ hoặc giao dịch trung gian giữa người giao tiền với bộ phận kế tốn trung tâm. b/Thời điểm lập và chuyển giao các chứng từ thu tiền
-Tính biến động và nhạy cảm của tiền mặt cùng nguyên tắc cập nhật thơng tin về tiền mặt đã đặt ra yêu cầu và khả năng kiểm sốt tiền mặt.
-Để đảm bảo hiệu lực tối đa của thơng tin hoạt động thu tiền,thơng tin trên các giấy tờ thu cần được hướng tới mục tiêu nhanh nhất trong việc lập chứng từ thu, việc theo dõi xét duyệt và việc chuyển thơng tin đến các nhà quản lý.
c/Giải tỏa trách nhiệm quản lý tiền: Mỗi nghiệp vụ thu tiền đồng thời là bước thiết lập một trách nhiệm mới thay thế trách nhiệm đang tồn tại. Việc chuyển giao này cần được xem xét “thành tích” và trách nhiệm của cả 2 bên giao và bên nhận. Trách nhiệm sau đĩ cĩ thể chỉ thuộc bộ phận thủ quĩ song cũng cĩ thể thuộc bộ phận kế hoạch tài chính hoặc của cả 2 hay cả các bộ phận khác đã tạo điều kiện tiền đề cho việc thu tiền
d/Đảm bảo hợp lý hiệu quả thu tiền: Mục tiêu này hướng đến việc sử dụng tối đa quyền được thu tiền để định hướng và xử lý nhanh chĩng, hợp lý, hợp tình những tình huống cụ thể tạo khả năng tăng được nguồn thu nhanh, thu đủ các nguồn thu đĩ. Để thu nhanh được tiền bán hàng quyền hạn và trách nhiệm giải quyết cần được xác định trước để cĩ thể giải quyết nhanh nhất và kiểm sốt tốt nhất.
đ/ Tổ chức hợp lý các điểm thu tiền : Trên quan điểm an tồn, số điểm thu tiền càng ít với số đơng nhân viên càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân cơng và tự kiểm sốt giữa các nhân viên. Tuy nhiên yêu cầu phục vụ khách hàng và các dối tượng khác cũng cần được giải quyết thỏa đáng.
e/Tách biệt giữa hoạt động thu và hoạt động chi tiền: Trong thực tiễn các khoản chi thường là áp lực cho các khỏan thu. Đối tượng và cách thức quản lí giữa hoạt động thu với hoạt động chi cũng khác nhau. Vì vậy tách biệt giữa 2 họat động này vừa giảm được áp lực khơng đáng cĩ, vừa tạo điều kiện hoạt động tốt hơn cho hoạt động thu. Đặc biệt với các đơn vị cĩ số lượng lớn và mật độ cao các nghiệp vụ thu- chi thì sự tách biệt này thường được xác định thành một nguyên tắc cơ bản trong quản lí.
f/ Cập nhật kế tốn và thu ngân tại trung tâm: Tiền được bảo quản phân tán và trở thành tiền nhàn rỗi, thậm chí mất giá do thay đổi tỉ giá hoặc ảnh hưởng của thời hạn sử dụng những mặt đối lập của các mục tiêu trên. Vì vậy tiền cùng các chứng từ thu cần được tập trung về trung tâm càng nhanh càng an tồn và hiệu quả. Để thực hiện mục tiêu này cần cĩ cả những giải pháp phù hợp về tổ chức mạng lưới thu và phân cấp quản lí tài chiính cùng các phương thức và điều kiện chuyển tiền phù hợp.
g/Ổn định thủ tục bàn giao trách nhiệm trong việc chuyển tiền
Mỗi ngvụ chuyển tiền đều gắn với việc chuyển trách nhiệm của bên giao cho bên nhận tiền.Đặc biệt đối tượng chuyển giao lại tiềm ẩn nhiều rủi ro từ khả năng gian lận,thất thốt. Do vậy việc minh chứng qua các chứng từ cần được duy trì thường xuyên và ổn định lâu dài qua sử dụng phiếu thu hay phiếu chuyển tiền.
h/Tách biệt trách nhiệm giữa người thực hiện với người kiểm sốt
Kiểm sốt độc lập này cần được tiến hành đột xuất thường kì và đưa ra đánh giá độc lập. Theo định hướng trên,KTHĐ cĩ thể
-Kết hợp với KTTC.
-Tiến hành các cơng việc tìm hiểu hệ thống KSNB theo yêu cầu của mục tiêu KTHĐ để đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ.
-Thu thập thơng tin để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý theo hệ thống tiêu chí đã xây dựng trong kế hoạch kiểm tốn.
4/ Kiểm tốn hoạt động chi tiền mặt
a/Đảm bảo tính hiệu lực của các thủ tục trong chi tiêu
-Tính hiệu lực của thủ tục chi tiêu trước hết liên quan trực tiếp đến quá trình kiểm sốt, đặc biết là kiểm sốt lẫn nhau giữa các bước kế tiếp nhau
-Tính hiệu lực cịn liên, quan tới quan hệ trực tiếp giữa thủ tục chi tiêu với quyết định xử lý của người cĩ thẩm quyền, đặc biệt là khi cĩ dấu hiệu khơng bình thường như vượt định mức,sai quy tắc….
b/Phân cách rõ rằng giữa hoạt động thu chi cũng như giữa các hoạt động
-Sự phân cách này nhằm mục đích đảm bảo sự minh bạch trong việc thực hiện các mục tiêu riêng biệt của mỗi khoản chi cũng như tính rõ rang về nguồn tiền dùng cho các khỏan chi
-Thiếu tính rõ rang,minh bạch này sẽ hạn chế khả năng kiểm sốt chi, làm tăng them rủi ro vố đã tiềm tàng trong hoạt động chi
-Yêu cầu đĩ địi hỏi thực hiện một nguyên tắc rất cơ bản và thơng dụng +mọi khỏan thu phải được chuyển tới nơi cất trữ tập trung
+mỗi khoản chi đều cần được quản lý và kiểm sốt riêng biệt
c/Khơng bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ và trực tiếp: Ngồi các khỏan chi tiêu lớn,tiền mặt được chi cho những nhu cầu với lượng tiền khơng lớn như chi mua văn phịng phẩm, cơng tác phí…Các khoản chi này thường được thanh tĩan trực tiếp giữa bộ phận tài chính với người chi tiêu và thường trên cơ sở các chứng từ ngồi hệ thống. Kiểm tốn hoạt động khơng thể bỏ qua các trình tự ít cĩ tính kiểm sốt này đê:
-Đánh giá các trình tự quản lí chi tiêu(kể cả quản lí chứng từ trực tiếp)
-Khi thấy cần thiết nên hướng sang những trình tự cĩ hàm lượng kiểm sốt cao hơn -Hoặc sử dụng kết hợp thủ tục bổ sung cĩ hiệu lực cao hơn (như kiểm tra thực tế) d/Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc: Séc được phát hành với mục đích chính là thanh tốn cho nhà cung cấp. Tuy nhiên cần tránh việc giao séc cho các nhân viên giao dich mua hàng hĩa dịch vụ và tránh việc chuyển séc sang tiền để phịng ngừa việc sử