4.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn:
4.1.1. Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm tốn:
- Mục tiêu KTHĐ quản lý và sử dụng nhân lực là: Đánh gía tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động, nâng cáo tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động
- Phạm vi kiểm tốn là đề cập đến:
+ Hoạt động quả lý và sử dụng nhân lực nào + Ở bộ phận nào cần được xem xét
+ Trong khoảng time nào
4.1.2. Thu thập thơng tin
- KTV thực hiện các cơng việc:
+ Xác định time và phạm vi trao đổi với nhà quản lý phụ trách phịng tổ chức nhân sự + Xem xét tài liệu về kế hoạch nhân sự, chính sách và thủ tục tuyển dụng, chính sách đào tạo, trả lương khen thưởng và kỷ luật, qui định và thủ tục đánh giá cơng việc thực hiện.
+ Xác định liệu cĩ nhân sự nào khác cần liên hệ ngồi ngà quản lý Phịng tổ chức nhan sự
+ Liên hệ nhà quản lý Phịng tổ chức nhận sự và nhân sự liên quan để thu thập thơng tin.
4.1.3. Lập kế hoạch kiểm tốn
Đây là quá trình cân đối giữa nhu cầu và khả năng kiểm tốn, bao gồm các cơng việc: - Xác định thủ tục kiểm tốn cần thực hiện
- Thời gian thực hiện các thủ tục đĩ - Người thực hiện các thủ tục đĩ. Lập kế hoạch kiểm tốn đối với:
+ Đánh giá hoạt động tuyển dụng: Các kỹ thuật kiểm tốn được thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN về qui định tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng; Phỏng vấn cán bộ nhana sự tuyển dụng và nhân viên được tuyển , người phụ trách nhân viên được tuyển về chát lượng của nhân viên được tuyển; Kỹ thuật xem xét tài liệu phản ánh kết quả của nhâ viên được tuyển cũng cĩ thể được sử dụng
+ Đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển: Các kỹ thuật kiểm tốn được thiết kế bao gồm: Xem xét tài lieuẹ của DN về kế hoạch hoạt động, kết quả làm việc; Phỏng vấn người phụ trách bộ phận cĩ nhân sự được đào tạo về tính phù hợp của nội dung đào tạo.
+ Đánh giá hệ thơng đánh giá: Các kỹ thuật kiểm tốn được thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN về thiết kế hệ thống đánh giá tài liệu ghi chép kết quả làm việc; So sánh với ngành về tính hợp lý; Quan sát hoạt động của hệ thống đánh giá trong thực tế; Phỏng vấn nhân viên được đánh gái về itnhs hiệu quả của hệ thống đánh giá; Thiết kế kỹ thuật thực nghiệm nếu nội dung đánh giá đưwcj thựuc hiện bởi yếu tố máy mĩc. + Đánh gía chính sách tiền lương , khen thưởng, phúc lợi: các kỹ thuận kiểm tốn được thiế kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN qui định về: Chính sách tiền lương, khen thưởng, chính sách phúc lợi, về tình trạng thơi việc; So sánh với các DN trong cùng ngành; Phỏng vấn nhân viên về độ thảo mãn đối với tiền lương và các khoản khen thưởng, phúc lợi.
+ Đánh giá về y tế và bảo hộ lao động: các kỹ thuật được kiểm tốn thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu của DN về chính sách y tế và bảo hộ lao động, Quan sát thực tế mơi
trường làm việc; Phỏng vấn nhân viên DN về chính sách y tế và bảo hộ lao đọng mà họ được thụ hưởng thực tế.
+ Đánh giá về Tuân thủ các qui định pháp lý: Các kỹ thuật được thiết kế bao gồm: Phỏng vấn cán bộ nhân sự về các qui định pháp lý liên quan và sự tuân thủ; Xem xét tài liệu của DN về nội qui liên quan đến qui định pháp lý; Quan sát thực tế DN về điều kiện lao động; Phỏng vấn nhân viên về hoạt động thực tế của các điều khoản trong nội qui của DN.
+ Đánh giá độ thỏa mãn của nhana viên, tính linh hoạt và tính thích nghi: Thiết kế bản câu hỏi hay phỏng vấn; Rà sốt các kế hoạch, các chính sách và thủ tục của DN; Phỏng vấn nhân viên để xác định liệu nhà quản lý và đội ngũ nhân viên cĩ đủ linh hoạt điều chỉenh theo những tình huơng ngồi dự kiến; Nhưng rất khĩ đánh giá khả năng điều chỉnh đơố với những thay đổi dài hạn.
+ Đánh giá năng suất lao động: Các kỹ thuật được thiết kế bao gồm: Xem xét tài liệu về kết quả cơng việ và hệ thống đánh giá cơng việc cảu DN; So sánh năng suất của DN với ngành và các DN trong cùng ngàng; Quan sát hoạt động của hệ thống đánh giá cong việc nhằm xác định các cách thức cĩ thể để giảm thiểu thời gian vơ dụng.
4.1.4. Lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá:
- Tiêu chuẩn đánh giá được lựa chọn phụ thuộc vào đối tượng kiểm tốn, số lượng tiêu chuẩn đánh gái phụ thuộc vào nguồn lực của cuộc kiểm tốn
- Các tiêu chuẩn đánh gái khi được KTV lưụa chọn cần được trao đổi và thống nhất với bộ phận được đánh giá để đảm bảo tránh những bất đồng về phát hiện kiểm tốn và boả đảm ítnh khả thi cho khuyến nghị đưa ra.
4.2. Giai đoạn thực hiện kiểm tốn:
+ Khi kiểm tốn hoạt đọng quản lý và sử dụng nhân lực, KTV cần lưu ý đến các đầu mơíư kiểm tốn trong giấy làm việc để tập trung thu nhập bằng chứng
+ KTV cĩ thể sử dụng kỹ thuật chọn mẫu các nhân viên để quan sát NSLĐ hay phỏng vấn về độ thoả mãn các chế độ đãi ngộ hay điều kiện làm việc.
+ Định kỳ các tiến treỉen cơng việc được tổng hợ và lập báo cáo
+ Các phát hiện kiểm tốn cần được xem xét về ý nghĩa thực tế đơứi vơi snhà quản lý DN
Các loại giấy tờ làm việc của KTV bao gồm: + Liệt kê các thử tục kiểm tốn được vận dụng
+ Bảng hỏi, mơ tả các thủ tục hoạt động của DN được kiểm tốn + Các hoạt động rà sốt , các đánh giá cụ thể , các phân tích. + Tài liệu của DN được kiểm tốn
+ Bản thảo báo cáo kiểm tốn
+ Những lưu ý của người phụ trách kiểm tốn
4.3. Giai đoạn kết thúc kiểm tốn:
Bước 1: lập dự thảo báo cáo kiểm tốn: + Phấn tích số liệu thu thập
+ Tổng hợp và so sánh số liệu thu thập với các tiêu chuẩn đánh giá đã lựa chọn để tìm kiếm các vấn đề bất thường.
+ Xem xét các phát hiện kiểm tốn, đánh giá nhữn vấn đề đáng kể để xác lập các biện pháp cải thiện tình hình và nâng cao hiệu quả hoạt động
+ Xác định nguyên nhân của những tonị tại phát hiện: Nếu là nguyên nhân khách quan thì cĩ thể chấp nhận tồn tại hoặc cĩ thể thiết kế các biện pháp dự phịng khi nguyên nhân đĩ tái diễn; Nếu là nguyên nhân chủ quan thì phải xác định biện phapá khắc phục để DN thực hiện
Bước 2: Thu nhập bình luận của người cĩ trách nhiệm:
+ Thu thập ý kiến bình luận của bộ phận kiếm tốn cũng như người cĩ trách nhiệm ( đến việc thực hiện giải pháp) là hoạt động cần thiết để chuẩn hố báo cáo kiểm tốn chính thức.
+ KTV cũng cĩ thể cần thu nhập của kế thoạch thực hiện giải pháp của bọ phận được kiểm tốn.
+ Thu thập bình luận của người cĩ trách nhiệm cĩ thể được thực hiện qua hình thức tổ chức buổi họp báo cáo kết quả sơ bộ kiểm tốn.
Bước 3: Lập báo cáo chính thức: Báo cáo chính thức sẽ được gửi cho:
- Nhà quản lý cấp cao phụ trách phịng tổ chức nhân sự; Phịng tổ chức nhân sự; Các bộ phận cĩ liên quan đến việc thực hiện giải pháp đề xuất.