- Ở Startsampling.com, bạn có thể kiếm các giải thưởng nhờ thử và phê bình các sản phẩm Địa chỉ này cho phép bạn yêu cầu các mẫu thử miễn phí từ công ty
5.3.2.Quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng
c. Đấu thầu điện tử(E-procurement)
5.3.2.Quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng
Hoàn thiện đơn đặt hàng không chỉ là cung cấp cho khách hàng cái mà họ muốn và đúng thời hạn, mà còn cung cấp cho họ những dịch vụ liên quan. Ví dụ, khách hàng cần phải nhận được thông tin hướng dẫn lắp đặt và vận hành với những sản phẩm ứng dụng mới. Việc này được thực hiện thông qua in ấn tài liệu hay đưa lên trang web. Thêm vào đó, nếu khách hàng không hài lòng với sản phẩm, họ phải được phép đổi lại hoặc trả lại. Vì vậy trong khi quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng được coi là bộ phận hậu cần phía sau, nhưng nó cũng liên quan chặt chẽ với hoạt động tiếp cận khách hàng. Quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng bao gồm:
1. Xác định chắc chắn việc khách hàng sẽ thanh toán. Tùy thuộc vào phương pháp thanh toán và thứ tự ưu tiên,một sự điều tra cần phải được thực hiện nhằm xác định tính khả thi của thanh toán. Hoạt động này được thực hiện bởi tổ chức tài chính hay phòng ban tài chính (ngân hàng hoặc tổ chức cấp thẻ tín dụng). Vì vậy thông tin cần thiết cho việc kiểm tra cần được gửi tới nơi kiểm tra và đôi khi là ra bên ngoài. Sau đó gửi phản hồi cho các bên liên quan(bộ phận tài chính, khách hàng). Sự lien hệ giữa các bên liên quan và giao tiếp cần hiệu quả. Bất kỳ sự trì hoãn nào cũng có thể gây ra sự trì hoãn về vận chuyển làm giảm uy tín đối với khách hàng.
2. Kiểm tra sự sẵn sàng của hàng trong kho. Không kể tới nguời mua hàng là người sản xuất hay người bán lẻ thì yêu cầu cũng đều liên quan tới việc sẵn sàng của hàng trong kho. Cũng có một vài tình huống diễn ra ở đây liên quan tới cả quản lý nguyên vât liệu và bộ phận sản xuất cùng với người cung cấp bên ngoài. Một lần nữa, ở đây thông tin đặt hàng cần được kết nối với thông tin về mức độ sẵn sàng của hàng tồn kho.
3. Sắp xếp lại lịch trình vận chuyển. nếu sản phẩm là có sẵn, nó được chuyển tới khách hàng một cách bình thường. Sản phẩm có thể là vật thể hoặc số hóa. Nếu sản phẩm là vật thể và có sẵn trong kho, việc đóng gói và vận chuyển cần phải được thu xếp. Cả bộ phận vận chuyển bên trong và đối tác vận chuyển bên ngoài của công ty đều cần tham gia vào quá trình thu xếp vận chuyển này.Các sản phẩm số
hóa thường có sẵn. Tuy nhiên các sản phẩm như phần mềm có thể được sửa đổi nên không sẵn sàng cho việc chuyển tới người tiêu dung. Thông tin cần được trao đổi giữa các đối tác này.
4. Bảo hiểm. Đôi khi, việc vận chuyển cần phải được bảo hiểm. Cả bộ phận về tài chính và công ty bảo hiểm cần tham gia vào quá trình này và một lần nữa thông tin được trao đổi thường xuyên không chỉ trong nội bộ công ty mà còn từ khách hàng và đại lý bảo hiểm.
5. Sản xuất. Đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng luôn đưa một số yêu cầu trong quá trình sản xuất và lắp đặt. Tương tự như vậy ,nếu sản phẩm chuẩn hóa hết, nó cần được mua bổ sung vào kho. Sản xuất có thể được thực hiện ngay tại công ty hay bởi nhà thầu.Sản xuất tại công ty cần được lên kế hoạch. Kế hoạch sản xuất bao gồm người, máy móc ,nguồn tài chính và nhà cung cấp đầu vào.Người cung cấp thường có những nhà cung cấp quen thuộc của họ theo nhiều mối quan hệ khác nhau. Các phương tiện sản xuất thực tế khác nhau giữa các nước nơi mà công ty mẹ và công ty con được đặt tại đó.Điều này làm phức tạp quá trình trao đổi thông tin.
6. Dịch vụ của nhà máy. Trong trường hợp lắp đặt hoặc sản xuất, dịch vụ của nhà máy là cần thiết, nó bao gồm sự phối hợp giữa các đối tác kinh doanh.Dịch vụ có thể bao hàm lập trình cho người lao động và dụng cụ, thay đổi kế hoạch sản xuất hoặc làm việc với bộ phận kỹ sư trong quá trình sửa đổi.
7. Mua bán và lưu trữ hàng hóa. Nếu người bán hàng là người bán lẻ như Amazon.com hay Walmart.com, việc mua hàng từ nhà sản xuất là hoàn toàn cần thiết. Các tình huống sau có thể xảy ra: Sản phẩm được mua để lưu trữ tại kho như Amazon.com thực hiện đối với những loại sách bán chạy nhất. Nhưng đối với những sách mà có đơn đặt hàng ít, Amazon.com không làm như vậy mà họ yêu cầu phân phối trực tiếp từ nhà xuất bản.
8. Liên hệ với khách hàng. Người bán hàng cần giữ mối quan hệ với khách hàng, bắt đầu thông báo về đơn đặt hàng nhận được và kết thúc bằng thông báo lịch trình vận chuyển hoặc sự thay đổi trong lịch trình vận chuyển. Việc liên lạc với khách hàng thông thường được thực hiện bằng e-mail và thông thường là tự động hóa.
9. Trả lại hàng hóa. Trong một số trường hợp, khách hàng muốn trao đổi hoặc trả lại hàng hóa.