- Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
2.2.3.2.Phương pháp kế toán thanh toán với khách hàng
* Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu
- Giấy báo Có của ngân hàng - Hoá đơn GTGT
- Các tài liệu, chứng từ có liên quan khác.
- TK 111 - Tiền mặt: tài khoản này được mở 3 tài khoản cấp 2: TK 1111 - Tiền mặt Việt Nam đồng; TK 1112 - Tiền mặt ngoại tệ; TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
- TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: tài khoản này được mở 3 tài khoản cấp 2 tương tự như TK 111.
- TK 131 - Phải thu của khách hàng: tài khoản này được mở 2 tài khoản cấp 2: TK 1311 - Phải thu ngắn hạn của khách hàng; TK 1312 - Phải thu dài hạn của khách hàng. TK 131 được mở chi tiết theo từng đối tượng công nợ.
* Trình tự hạch toán
Nếu là bán hàng thu tiền ngay: sau khi nhập liệu cho hoá đơn bán hàng, chương trình tự động xử lý và phản ánh theo định khoản sau:
Nợ TK 111,112 tổng tiền thanh toán
Có TK 5111 doanh thu bán hàng Có TK 33311 thuế GTGT đầu ra
Nếu là bán hàng chưa thu tiền: sau khi nhập liệu cho hóa đơn bán hàng, chương trình tự động xử lý và phản ánh theo định khoản sau:
Nợ TK 131 phải thu của khách hàng
Có TK 5111 doanh thu bán hàng Có TK 33311 thuế GTGT đầu ra
Căn cứ vào phương thức thanh toán mà kế toán chọn (tiền mặt hoặc chuyển khoản), phần mềm sẽ sinh Phiếu thu hoặc chứng từ thu tiền gửi ngay sau khi kế toán thực hiện thu tiền khách hàng.
Phần mềm tự động tổng hợp số liệu chi tiết cho từng khách hàng vào chứng từ công nợ và được phản ánh vào bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 131, sổ cái tài khoản 131
* Khi khách hàng trả tiền mặt: Kế toán căn cứ vào số tiền khách hàng trả nợ để lập chứng từ thu tiền khách hàng
-Từ phân hệ Bán hàng, chọn Thu tiền khách hàng
-Chọn phương thức thanh toán: Tiền mặt
- Chọn mã đối tượng tương ứng với khách hàng trả nợ và nhập các thông tin cần thiết vào ô
- Phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn mà công ty chưa thanh toán, kế toán tích chọn hóa đơn phù hợp và điền số thu mà khách hàng thanh toán
- Nhấn <<Thực hiện>>, phần mềm sẽ tự động lập chứng từ thu tiền khách hàng * Khi khách hàng trả bằng chuyển khoản: hàng ngày kế toán tiền đến ngân hàng để nhận Giấy báo Có của ngân hàng và bản sao kê tiền gửi ngân hàng của Công ty. Kế toán tiền tập hợp giấy báo có để tiến hành nhập dữ liệu cho Phiếu thu tiền gửi.
- Vào mục Thu tiền khách hàng tại phân hệ Bán hàng
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản
- Chọn mã đối tượng tương ứng với khách hàng trả nợ và nhập các thông tin cần thiết vào ô
- Phần mềm sẽ hiển thị các hóa đơn mà công ty chưa thanh toán, kế toán tích chọn hóa đơn phù hợp và điền số thu mà khách hàng thanh toán
- Nhấn <<Thực hiện>> phần mềm sẽ tự động lập chứng từ thu tiền gửi từ khách hàng
Ví dụ 2.5. Ngày 11/01/2013 Công ty điện toán và truyền số liệu VDC thanh toán 30%
tiền hàng của hóa đơn ngày 10/01/2013 theo cam kết trong hợp đồng qua tài khoản của ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam số tiền là 112.830.300 đ
KT tiến hành nhập liệu như sau:
- Vào mục Thu tiền khách hàng tại phân hệ Bán hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản
- Nộp tiền vào TK: chọn TK tại ngân hàng TMCP ngoại thương Việt Nam - Diễn giải: Công ty điện toán và truyền số liệu VDC thanh toán tiền hàng
- Tích chọn hóa đơn ngày 10/01/2013 và điền số thu 112.830.300 đ
- Nhấn <<Thực hiện>> phần mềm sẽ tự động lập chứng từ thu tiền gửi từ khách hàng
- Sau khi nhập liệu cho chứng từ thu tiền gửi máy sẽ tự động định khoản: Nợ TK 1121 112.830.300 đ
Có TK 131 112.830.300 đ
Việc theo dõi công nợ sẽ được theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng (thu tiền bán hàng của hóa đơn nào và với giá trị bằng bao nhiêu). Muốn kiểm tra tình hình công nợ của khách hàng nào, kế toán làm như sau:
- Kế toán công nợ chọn mục Tổng hợp công nợ phải thu ở phân hệ Bán hàng
- Chọn mã tài khoản 131
- Chọn mã đối tượng tương ứng với từng khách hàng
- Chọn <<Đồng ý>> xuất hiện bảng tổng hợp công nợ phải thu