- Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1 Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
* Quy trình bán hàng:
Phương thức bán buôn
- Công ty chủ yếu bán theo các dự án căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng. Khi khách hàng có nhu cầu mua HH thì giao dịch với Công ty tại phòng kinh doanh thông qua điện thoại, fax, hợp đồng kinh tế đã được thỏa thuận trước đây. Ban đầu phòng kinh doanh lập các phiếu báo giá gửi đến các đơn vị khách hàng, sau khi khách hàng xem xét sẽ lập đơn đặt hàng gửi lại cho công ty xác nhận và gửi lại đơn đặt hàng cho khách hàng, khi đơn đặt hàng được Công ty xác nhận thì nó được xem như một hợp đồng kinh tế hoặc 2 bên sẽ lập hợp đồng kinh tế.
- Khi đó cán bộ phòng kinh doanh sẽ dựa vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng sẽ triển khai làm đề nghị xuất hàng gửi cho phòng Tài Chính – Kế toán.
.- Khi nhận được đề nghị xuất hàng thì căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng kế toán hàng hóa sẽ tiến hành kiểm tra lại một lần nữa về về số lượng, giá trị và quan trọng nhất là đơn giá bán và thuế suất của từng mặt hàng bán.
- Sau khi kiểm tra thấy hợp lý thì kế toán hàng hóa của bộ phận sẽ chuyển đề nghị xuất hàng cho kế toán thanh toán để tiến hành nhập liệu và viết hoá đơn GTGT là căn cứ để tiến hành thanh toán và làm thủ tục xuất kho hoặc giao hàng chuyển thẳng không qua kho cho khách hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: màu tím, lưu lại phòng Tài chính - Kế toán + Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng để thanh toán
+ Liên 3: màu xanh, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, sau đó chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho và đồng thời làm căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng
- Đồng thời, kế toán lập phiếu xuất kho để làm thủ tục xuất kho hàng hóa. Phiếu xuất kho lập thành 2 liên:
+ Liên 1: lưu tại phòng TC – KT
+ Liên 2: mang xuống kho làm chứng từ vận chuyển
Sau đó, nhân viên phòng kinh doanh chuyển hóa đơn GTGT (liên 2) và phiếu xuất kho (liên 2) xuống kho làm thủ tục xuất hàng
- Sau khi kết thúc hợp đồng, phòng kinh doanh lập biên bản thanh lý hợp đồng và hoàn thành quá trình tiêu thụ hàng hóa. Tuy nhiên, công ty còn chịu trách nhiệm bảo hành tùy theo hợp đồng đã ký kết.
Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán căn cứ vào liên 2 hóa đơn GTGT để lập phiếu thu và thu tiền. Phiếu thu được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: lưu tại phòng kế toán + Liên 2: giao cho khách hàng
+ Liên 3: chuyển cho thủ quỹ để thu tiền và ghi sổ quỹ, sau đó chuyển trả cho kế toán thanh toán để ghi sổ kế toán tiền mặt và sổ kế toán công nợ
Nếu khách hàng không thanh toán ngay thì kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ của khách hàng trên sổ chi tiết công nợ của khách hàng. Khi khách hàng thanh toán, kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu thu, giấy báo có để ghi sổ kế toán thanh toán của khách hàng. Phiếu thu, giấy báo có là căn cứ để kế toán ghi nhận số tiền khách hàng thanh toán.
Phương thức bán lẻ
Đối với hình thức bán lẻ, kế toán không cần lập hợp đồng mà công ty thực hiện bán hàng thu tiền tập trung, khách hàng trực tiếp đến công ty để mua hàng và khi đó kế toán lập hóa đơn GTGT. Đối với người mua, hóa đơn GTGT là căn cứ để tiến hành thanh toán, làm thủ tục xuất kho hàng hóa.
* Chứng từ, tài khoản và hệ thống sổ kế toán sử dụng
Chứng từ kế toán sử dụng: trong hạch toán doanh thu bán hàng sử dụng các chứng
từ sau: báo giá, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng,...trong đó:
- Mẫu hóa đơn GTGT sử dụng tại công ty được lập theo mẫu số 01-GTKT- 001 trên phần mềm kế toán
- Phiếu xuất kho
- Khi thu được tiền bán hàng bằng tiền mặt thì phiếu thu sẽ được lập
Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, tài khoản này được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm
- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan đến hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như: TK 333, 111, 112, 131,...
Hệ thống sổ kế toán sử dụng:để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán công ty sử dụng các sổ sau:
- Sổ chi tiết TK 511: doanh thu bán hàng hóa - Sổ cái TK 511: doanh thu bán hàng hóa
Do Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Liên Kết Truyền Thông nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT.
* Quá trình chung về nhập liệu và ghi sổ kế toán bán hàng
Quy trình chung về nhập liệu
- Đầu tiên, kế toán sẽ vào phân hệ Bán hàng trên giao diện phần mềm kế toán và chọn vào mục cần nhập chứng từ tương ứng. Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào màn hình theo thứ tự như sau:
Nhập các thông tin chung về chứng từ:
+ Nhập mã khách hàng vào dòng Đối tượng (đối với khách hàng quen thuộc), đối với khách hàng mới thì sẽ tạo cho khách hàng một mã mới và nhập đầy đủ thông tin của khách hàng vào danh mục khách hàng, nhà cung cấp.
+ Diễn giải: nêu ngắn gọn nội dung nghiệp vụ + Điền ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ
+ Điền thông tin về hóa đơn GTGT: ngày hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
Nhập thông tin chi tiết các mặt hàng ở mục hàng tiền:
+ Nhập mã hàng, mã kho, TK nợ, TK có, số lượng, giá bán, thành tiền, tỷ lệ chiết khấu,…
Nhập thông tin về thuế ở mục thuế, giá vốn: + Nhập thuế suất, TK thuế GTGT, TK giá vốn,… + Máy sẽ tự định khoản
Chọn nút <<Cất>> để lưu và ghi sổ chứng từ
Chọn <<Thêm>> để cập nhật chứng từ mới
- KT sau khi nhập số liệu kế toán vào máy tính thì sẽ điền đầy đủ thông tin và kế toán sẽ in ra hóa đơn GTGT, phiếu thu,…để đảm bảo cho công tác quản lý bằng sổ kế toán
của ngân hàng, phiếu xuất kho,…) hệ thống máy tính sẽ hạch toán tự động vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, sổ chi tiết hàng hóa…và cuối tháng, lập chứng từ ghi sổ để lấy số liệu ghi vào sổ cái theo hình thức chứng từ ghi sổ.
- Cuối tháng, quý, năm hệ thống sẽ cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên các sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Lập báo giá:
Ví dụ 2.1. Ngày 01/01/2013 gửi báo giá cho Công ty điện toán và truyền số liệu VDC: 20 bộ hệ thống cảnh báo DVS – 1200 với đơn giá chưa thuế là 12.345.500 VND và 5 Camera VP – 4551 với giá chưa thuế là 19.000.000 VND, VAT 10%
KT tiến hành nhập liệu như sau:
- Trên giao diện phân hệ Bán hàng, chọn Báo giá
- Đối tượng: chọn mã đối tượng tương ứng với Công ty điện toán và truyền số liệu VDC, phần mềm sẽ hiển thị các thông tin liên quan phù hợp
- Số báo giá: BG00004 - Ngày báo giá: 01/01/2013
- Diễn giải: báo giá sản phẩm gửi Công ty điện toán và truyền số liệu VDC - Điều khoản TT: chuyển khoản
- Chọn mã hàng tương ứng với Hệ thống cảnh báo DVS – 1200 và Camera VP - 4550
- Nhập số lượng và đơn giá tương ứng với 20 bộ hệ thống cảnh báo DVS – 1200 với đơn giá chưa thuế là 12.345.500 VND và 5 Camera VP – 4551 với giá chưa thuế là 19.000.000 VND
- Nhập thông tin ở mục thuế: thuế suất 10% và TK thuế 33311 - Nhấn << Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập
- Chọn <<In>> để in báo giá gửi cho khách hàng