- Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
2.2.1. Đặc điểm về công tác bán hàng và cách thức khai báo các danh mục cần quản lý
lý
Phương thức bán hàng: hiện nay, công ty đang sử dụng 3 phương thức bán hàng sau:
- Bán buôn qua kho
- Bán buôn không qua kho - Bán lẻ
Doanh thu bán hàng của công ty chủ yếu là từ phương thức bán buôn, thường chiếm tỷ trọng từ 85 đến 90% trong tổng doanh thu. Chúng có ưu điểm là bán với số lượng lớn và thu hồi vốn tập trung và nhanh chóng. Khách hàng là những công ty lớn, khách hàng quen thuộc và việc bán hàng dựa trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng. Hợp đồng được ký theo đúng nguyên tắc, quy định hình thức văn bản. Hợp đồng ghi rõ, đầy đủ các nội dung: nội dung và giá trị hợp đồng, chất lượng hàng hóa, tiến độ thực hiện, điều kiện giao hàng, nghiệm thu và bàn giao, điều kiện thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên.
Phương thức thanh toán: tuỳ theo yêu cầu trong hợp đồng, giá trị lô hàng mà Công ty áp dụng phương thức thanh toán khác nhau: thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt. Khách hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông, bưu điện khắp các tỉnh thành trên cả nước. Nên hình thức thanh toán chủ yếu mà Công ty áp dụng là hình thức chuyển khoản. Đây là phương thức thanh toán rất phù hợp với tình hình kinh doanh hiện nay của Công ty. Đảm bảo thanh toán chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên. Thông thường khách hàng sẽ phải thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng đến khi thanh lý hợp đồng thì khách hàng có nhiệm vụ thanh toán hết 100% giá trị hợp đồng cho Công ty. Hình thức thanh toán có thể là trả ngay hoặc trả chậm, nếu khách hàng đề
nghị được thanh toán chậm thì khách hàng phải có sự đồng ý của Tổng Giám đốc Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Liên Kết Truyền Thông.
Cách thức khai báo các đối tượng cần quản lý: công ty sử dụng phần mềm kế
toán nên các đối tượng liên quan như các loại vật tư, hàng hóa, các khách hàng của công ty, các loại chứng từ, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hóa, khai báo một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào thời điểm Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán. Và trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng, các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Phần mềm kế toán sẽ làm việc với các đối tượng cần quản lý trên cơ sở các thông tin đã được mã hóa, do vậy gia tăng tốc độ xử lý thông tin.
- Danh mục loại hoặc nhóm khách hàng, nhà cung cấp: phần mềm thiết lập danh
mục này để thiết lập các loại khách hàng, nhà cung cấp khác nhau nhưng có cùng một tính chất như nhau như cùng địa bàn hoạt động, cùng một mặt hàng…tiện cho công tác quản lý đối tượng của đơn vị.
KT vào menu Danh mục\Nhóm khách hàng nhà cung cấp để tiến hành khai báo các thông tin liên quan
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: phần mềm đã thiết lập danh mục này để lập
báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp và tiện cho việc quản lý. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã khác nhau gọi là mã đối tượng. Mã này thông thường do KT đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của công ty và tính chất của từng đối tượng cụ thể.
Để khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp kế toán tiến hành như sau: - Vào menu Danh mục\ Khách hàng nhà cung cấp
- Khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp sau đó nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.