DOANH THƯƠNG MẠI THANH HẢ
3.2.4. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của mình thì Công ty cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức thoả mãn các yêu cầu sau :
- Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp : Một doanh nghiệp muốn phát triển được cần phải có chiến lược cụ thể và mục tiêu rõ ràng trên cơ sở đó xây dựng các biện pháp để thực hiện các chiến lược và mục tiêu của Công ty. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty cũng là một biện pháp hiệu quả để thực hiện điều đó vì vậy biện pháp muốn hữu hiệu thì phải xuất phát từ mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Công ty.
- Phải đảm bảo phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác : song song với việc hình thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy chúng ta phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tránh sự chồng chéo nhau làm giảm hiệu quả của từng bộ phận.
- Đảm bảo duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cá nhân trong cơ cấu tổ chức của Công ty. Như vậy sẽ tạo ra được sự nhịp nhàng giữa các nhân viên và đem lại hiệu quả cao cho Công ty cũng như năng suất lao động của các nhân viên sẽ được nâng nên một cách nhanh chóng.
- Phải đảm bảo tính cân đối và hiệu quả : Công ty phải lựa chọn cơ cấu tổ chức doanh nghiệp vừa gọn nhẹ, có hiệu quả và chi phí thấp nhất có thê. Nếu cơ cấu quá cồng kềnh, phức tạp … sẽ dẫn đến tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả và như vậy ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh Thương mại Thanh Hải là một Công ty có bộ máy quản lý theo mô hình chức năng. Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đã phân biệt rõ vai trò chức năng của từng bộ phận, tạo điều kiện cho cấp dưới chuyên sâu công việc. Các quyết định quản lý và thông tin được truyền đến các trưởng phòng sau đó đến các bộ phận của phòng đó. Các bộ phận
đã chuyên môn hoá thành các bộ phận nhỏ hơn và đảm nhận một chức năng riêng làm cho năng suất lao động cao. Theo mô hình quản lý này ban lãnh đạo có thể nắm bắt, chỉ đạo quản lý, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chặt chẽ. Cách quản lý này có tác dụng phát huy tối đa tính sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Tuy nhiên, cơ cấu này đòi hỏi ban Giám đốc phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của từng bộ phận và giải quyết các mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng và các bộ phận trực tuyến với nhau. Ngoài ra Ban giám đốc còn trực tiếp quản lí điều hành, kiểm tra, giám sát công việc kinh doanh của các cửa hàng, chính vì phải điều hành, xử lý quá nhiều việc như vậy nên đôi khi tiến độ công việc của Công ty còn hạn chế. Đồng thời các cửa hàng khi có việc quan trọng cửa hàng trưởng đều phải trực tiếp gặp ban Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, như vậy khá phức tạp. Theo em Công ty nên cải thiện lại cơ cấu tổ chức bộ máy theo mô hình sau:
Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Kinh doanh Thương mại Thanh Hải
Giám đốc
Phòng TCH C Phòng Tài vụ Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh Phòng Dự án Phòn g Kỹ thuật Phòn g Kho vận Chi nhánh công ty Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Tổ chức theo cơ cấu này có những ưu điểm sau :
- Ban Giám đốc Công ty không cần thường xuyên đi giám sát, điều hành các cửa hàng như trước nên có thời gian tập trung vào công việc chính, mọi công việc của cửa hàng đều được trưởng phòng kinh doanh quản lí và giám sát. Các công việc của cửa hàng sẽ được cửa hàng trưởng báo cáo lên trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh sẽ tổng hợp, trình bày và xin ý kiến trước Ban Giám đốc. Công ty sẽ giảm bớt được những cuộc họp hành tranh luận gây căng thẳng, lãng phí thời gian.
- Tập trung sự quản lý bán hàng của các cửa hàng vào một mối, không phân tán, các cửa hàng thường xuyên được kiểm tra, theo dõi, đốc thúc dễ dàng tạo bầu không khí thi đua đạt doanh thu cao.