Nguồn: Bản kế hoạch mua nguyên vật liệu phòng hành chính nhân sự
3.2.2 Hoàn thiện hơn công tác quản lý sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu
Việc quyết toán nguyên vật liệu được tiến hành giữa các bộ phận bộ phận kho, bộ phận thi công, bộ phận kế toán được tiến hành theo hình thức song song. Khi nguyên vật liệu xuất ra hay vào luôn được theo dõi cẩn thận, không chỉ bộ phận kho phải ghi chép theo dõi mà những bộ phận thi công, bộ phận kế toán cũng phải theo dõi để việc kiểm tra được nhanh và rõ ràng.Việc nghi chép đầy đủ và đối chiếu thường xuyên giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được lượng nguyên vật liệu.
Với hình thức kiểm kê này thì các bộ phận tham gia vào vòng lưu chuyển nguyên vật liệu đều phải thực hiện việc kiểm kê và nghi chép các số lượng nguyên vật liệu đã xuất nguyên vật liệu còn, lượng nguyên vật liệu hỏng. Việc theo dõi này được diễn ra hàng ngày, cuối ngày làm việc số lượng vật tư thừa, hỏng giao nộp giao nộp vào kho và hai bộ phận phải số liệu mỗi ngày một lầnvà mỗi tháng tổng hợp một lần. Dưới đây là bảng theo dõi vật tư Tháng 5/2012
Bảng theo dõi vật tư của công ty cổ phần Quang Sáng:
8/1 8/2 STT Mã vật tư Mô tả ĐVT Tồn đầu kỳ N X T H N X T H 1 2
+ Giải thích kí hiệu: N : Nhập, X : Xuất, T: Tồn, H: Hỏng.
Nếu là ngày chủ nhật thì nên bôi màu vào 3 cột tồn, nhập, xuất của ngày đó. Các nhân viên quản lý kho, bộ phận thi công phải có trách nhiệm nghi rõ, đầy đủ thường xuyên kiểm tra nguyên vật liệu.
Công nhân sử dụng nguyên vật liệu phải tự bảo quản tốt phần nguyên vật liệu được giao.
Không được tùy tiện giao cho người khác, nếu mất mát không rõ nguyên nhân phải chịu trách nhiệm.
Phải xây dựng và thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế quản lý kho như ra vào kho, bảo quản nguyên vật liệu, nhập xuất nguyên vật liệu, những nội quy về phòng cháy chữa cháy.
Mọi việc cấp phát nguyên vật liệu phải có giấy tờ hợp lý mới cấp phát.
Kiểm soát được số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn, hư hỏng của từng ngày, nếu xảy ra phát sinh thì sử lý được kịp thời.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân viên trong việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu.