Nguồn: Bản kế hoạch mua nguyên vật liệu phòng hành chính nhân sự
2.2.3Quản trị nguyên vật liệu lưu kho của công ty
Công tác quản trị nguyên vật liệu lưu kho bao hàm nhiều nôi dung khác nhau như tiếp nhận, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
Tiếp nhận nguyên vật liệu
Khâu tiếp nhận nguyên vật liệu có thể nói là một khâu hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu đến công ty thì bộ phận kế toán và kĩ thuật sẽ tiến hàng xem nguyên vật liệu giao đến có đúng đủ số lượng, chất lượng mà công ty yêu cầu hay không, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xem xét số lượng, chủng loại giao đến có trùng với hóa đơn, hợp đồng hay không. Nếu nguyên vật liệu không đúng với yêu cầu của công ty thì công ty sẽ tiến hành trả lại số lượng số nguyên vật liệu đó và yêu cầu nhà cung cấp nguyên vật liệu phải bù lại số lượng nguyên vật liệu bị trả lại đó,việc này do nhân viên thực hiện mua sắm sẽ chịu trách nhiệm giải quyết và có biên bản xác nhận kiểm tra. Còn những nguyên vật liệu đạt yêu cầu thủ kho sẽ kí nhận vào biên bản nhận hàng và số nguyên vật liệu này thì sẽ được phân loại và sắp xếp vào kho, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho để theo dõi.
Để đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu trước khi nhập thì dựa vào kinh nghiệm của người kiểm tra và người nhận hàng. Nếu những loại nguyên vật liệu yêu cầu kinh nghiệm cao thì nhân viên sẽ yêu cầu người có kinh nghiệm cao hơn mình tiến hành kiểm tra. Vì vậy yêu cầu đối với thủ kho và nhân viên kiểm hàng phải có kinh nghiệm.
+ Khi nguyên vật liệu về đến công ty thì thủ kho sẽ tiến hành nhận chứng từ nguyên vật liệu.
Nhận chứng từ về thì thủ kho so sánh với lượng nguyên vật liệu yêu cầu để biết lượng nguyên vật liệu thiếu đủ như thế nào.Việc theo dõi này bằng sổ sách hóa đơn, ngày nhập xuất hàng ngày.
Công việc mà một thủ kho phải làm:
Nghi lại số lượng nhập xuất hàng ngày vào thẻ kho. Liệt kê số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu
Thường xuyên sắp xếp nguyên vật liệu cho đúng và gọn gàng tránh gây lẫn các loại nguyên vật liệu với nhau.
Lưu giữ những hóa đơn phiếu xuất, phiếu nhập kho và thẻ kho. + Kiểm tra nguyên vật liệu:
Kiểm tra số lượng nguyên vật liệu, thời hạn sử dụng.
Kiểm tra quy cách nguyên vật liệu có phù hợp với những yêu cầu của công ty. Nếu những sản phẩm không đúng quy chuẩn, số lượng thiếu thì tiến hành báo bên cấp nguyên vật liệu kiểm tra và nếu lỗi phát hiện ra đúng như vậy thì nhân viên kiểm tra tiến hành lập biên bản và gửi lại cho bên cấp hàng sử lý.
Khi giao nguyên vật liệu thì bên cấp hàng phải giao đầy đủ những tài liệu đi kèm về chất lượng, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng..vv. Nếu không đúng với yêu cầu thì phải tiến hành báo cáo với người chịu trách nhiệm để đưa ra hình thức sử lý phù hợp.
+ Chuẩn bị mặt bằng:
Khi nguyên vật liệu về thủ kho sẽ tiến hành phân loại nguyên vật liệu, tính toán số lượng, quy cách lượng nguyên vật liệu và căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất và sơ đồ kho, thủ kho sẽ tiến hành bố trí sắp xếp nguyên vật liệu cho hợp lý.
Luôn giữ vệ sinh sạch sẽ cho kho, mỗi ngày vệ sinh một lần, giữ các lô có thuận tiện cho việc vận chuyển.
+ Chuẩn bị dụng cụ để vận chuyển vào kho:
Căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu sau khi kiểm tra, số thực nhập để chuẩn bị những phương tiện, dụng cụ vận chuyển hợp lý.
+ Nhập kho:
Nguyên vật liệu sau khi được mua về và đã trải qua các công tác kiểm tra thì tiến hành nhập kho.
Trước khi nhập kho cần kiểm tra lại sơ đồ, công cụ, sổ sách để tránh sai sót xảy ra.
Những nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn sẽ nhập vào kho còn những nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn thì trả lại cho bên bán.
Vào thẻ kho, theo dõi lượng hàng nhập xuất mỗi ngày.
+ Tài liệu lưu trữ:
Hàng ngày thủ kho sẽ lưu số lượng nguyên vật liệu nhập xuất vào thẻ kho, phiếu kiểm tra hàng, thủ kho sẽ giữ để tiện theo dõi.
Phiếu nhập được làm thành 4 bản Bản 1 do kế toán giữ.
Bản 2 do thủ kho giữ.
Bản 3 do người giao hàng giữ. Bàn 4 lưu trên máy.
Để thấy hiểu rõ hơn thì ta xem mẫu thẻ kho dưới đây: Thẻ kho
Ngày lập thẻ:.../.../2012 Tên nguyên vật liệu: Đơn vị tính Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
Nguồn: Thẻ kho- phòng kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nói chung công tác nhập kho của công ty như vậy là khá tốt.
Công tác bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu:
Kho là nơi dự trữ các nguyên vật liệu, máy móc thiết bị trước khi đưa vào sản xuất cho nên có rất nhiều loại nguyên vật liệu. Do đó phải có sự sắp xếp hợp lý các nguyên vật liệu để tiện cho việc bảo quản và việc lấy nguyên vật liệu. Cho nên việc sắp xếp hợp lý các nguyên vật liệu, máy móc thiết bị có ý nghĩa quan trọng vì tạo điều kiện quản lý tốt và sử dụng hiệu quả diện tích kho. Vậy sắp xếp hợp lý phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Sắp xếp các nguyên vật liệu máy móc thiết bị theo phương châm dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra. Sắp xếp các khu nguyên vật liệu sao cho hợp lý để tận dụng triệt để và hợp lý các diện tích và không gian và các vị trí trong kho.
Ứng dụng các phần mền quản lý, các thiết bị công nghệ hiện đại giúp cho việc quản lý được thuận tiện và dễ dàng hơn.
xếp hàng mà công ty ứng dụng:
Phương pháp sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại và khu vực
Đây là phương pháp khoa học và tiện cho việc kiểm tra. Nhất là phù hợp với những nguyên vật liệu như sắt thép là những loại hay han gỉ nên cần được bảo quản ở nơi thoáng mát, không ẩm.
Do tính chất nguyên vật liệu của công ty rất nhiều nguyên vật liệu là thép, sắt, nhôm nên đối với những loại nguyên vật liệu này thì công ty sắp xếp theo từng loại và khu vực.
Tuy nhiên phương pháp cũng có nhược điểm vì chiếm nhiều diện tích nhưng với những loại nguyên vật liệu này thì hiện tại phương pháp sắp xếp này là hiệu quả nhất.
Phương pháp kho động và tĩnh
Kho tĩnh là các loại nguyên vật liệu trong kho không vận động trong thời gian lưu kho.
Kho động là phương pháp hàng nào rời trước hàng nào rời sau.
Với phương pháp kho tĩnh thì công ty dụng cho những thành phẩm như làm hộp đèn nhỏ, xe đẩy. Vì những hàng hóa này cần phải được bao bọc cẩn thận, tránh xây xước sao cho đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Với phương pháp kho động thì thường áp dụng cho những bán thành phẩm,vì những bán thành phẩm trong sản xuất thường phải đưa ra, đưa vào kho. Nói chung mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm phù hợp với từng loại nguyên vật liệu và hàng hóa.
Phương pháp tần suất quay vòng
Đặc điểm của phương pháp này là loại nguyên vật liệu nào thường được sử dụng nhiều nhất trong một đơn vị thời gian sẽ được sắp xếp ở chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngược lại. Với phương pháp này giúp cho công nhân đỡ tốn sức lao động hợp với những loại vật tư công kềnh, khó di chuyển. Đối với công ty cổ phần Quang Sáng thì phương pháp này cũng rất hợp vì nguyên vật liệu mà công ty hay sử dụng là thép, nhôm, xi măng...vv.Đều là những nguyên vật liệu cồng kềnh, nặng.
Với công ty cổ phần Quang sáng thì sử dụng chủ yếu hai phương pháp sắp xếp nguyên vật liệu theo từng khu vực và phương pháp tần suất quay vòng còn phương pháp kho động, kho tĩnh thì tùy từng loại nguyên vật liệu và thành phẩm kết hợp sử dụng để có hiệu quả
Về sơ đồ bố trí kho hiện tại của công ty như sau: Lối vào
Công tác bảo quản kho tại công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Nguyên vật liệu sau khi nhập kho phải được sắp xếp và bảo quản đúng quy định.
+ Nhân viên kho phải nghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Hàng ngày kho hàng được quét dọn một lần mỗi ngày.
Công tác cấp phát nguyên vật liệu:
Công tác cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện theo định mức của bộ phận sản xuất dưới sự kiểm soát của giám đốc và bộ phận kĩ thuật.
Khi có đơn hàng về yêu cầu xuất lượng nguyên vật liệu nào thì bộ phận kho sẽ xuất theo yêu cầu nhưng dưới sự giám sát của giám đốc và bộ phận kĩ thuật.
Khi thủ kho tiến hành giao nguyên vật liệu cho bộ phận thi công thì bộ phận kho và người nhận đều phải kiểm tra lại lượng nguyên vật liệu giao ra có đúng đủ số lượng, chủng loại hay không, kiểm tra xong cả hai bên đều kí nhận, khi nhận hàng có vấn đề thì bên nhận sẽ chịu trách nhiệm.
NVL mới vào Lô 1 Lô 2 Lô 3 Thành phẩm Lô 4 Lô 5 Lô 6 Phế liệu
Ví dụ:
Công ty cổ phần Quang Sáng PHIẾU XUẤT KHO
Phú cường- Sóc sơn- Hà nội Ngày 20 tháng 11 năm 2010 Họ tên người nhận: Nguyễn Bá Toàn Địa chỉ : Đội xây lắp Lý do xuất kho: phục vụ thi công (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xuất kho tại công ty.
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Tôn mạ màu Kg 1,050 1,050 17,16 6 18,024,300 Tổng 18,024,300
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu không trăm hai mươi tư nghìn ba trăm đồng chẵn.
Phụ trách bộ phận sử dụng phụ trách cung tiêu người nhận thủ kho (ký, họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký,họ tên)
Việc cấp phát nguyên vật liệu của công ty diễn ra chặt chẽ, phải có sự xác nhận của bốn bên đó là người phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung tiêu, người nhận nguyên vật liệu, thủ kho. Vậy thấy rằng việc kiểm soát việc cấp phát như vậy là tốt