Cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ kế hoạch không được cung ứng một lần mà phải chia ra nhiều lần cung ứng với số lượng xác định. Về nguyên tắc, số lần và lượng cung ứng mỗi lần cụ thể do tốc độ sản xuất sản phẩm, các thông số về kho tàng và lưu kho, diễn biễn dự báo về tình hình cung ứng …vv .Cho nên để xác định được cầu và lượng đặt hàng tối ưu thì công tác đầu tiên là công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu sau đó là hoạt động cung ứng.
Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu:
Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một công việc rất quan trọng vì xây dựng định mức nguyên vật liệu sẽ giúp nhà quản trị quản lý được hoạt động cung ứng và sử dụng hợp lý và tiết kiệm được nguyên vật liệu.
Hiện nay công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là do giám đốc đảm nhận có sự trợ giúp của phòng kĩ thuật và một số phòng ban khác.
Việc xây dựng định mức của công ty là xác định cơ cấu định mức gồm:
cuối cùng,có tính ổn định lâu dài.
Hao phí vô ích: Nguyên vật liệu được dùng nhưng không tạo nên giá trị thành phẩm.
Đối với công ty cổ phần Quang Sáng thì sơ đồ mức tiêu dùng nguyên vật liệu, hao phí có ích, hao phí vô ích đa số không sử dụng lại được vì loại nguyên vật liệu hầu hết là những mảnh mụn sắt, thép…vv.
Với loại hao phí vô ích thì công ty xác định lượng hao phí cụ thể:
Loại hao phí Tỷ lệ (%)
Hao phí trong khâu dự trữ 1%
Hao phí trong khâu sơ chế 5%
Hao phí trong khâu thi công 3%
Tổng 9%
Nguồn: Báo cáo tài chính- phòng kế toán
Ta thấy tổng định mức hao phí vô ích của công ty là 9%. Theo kinh nghiệm đánh giá của giám đốc công ty thì lượng hao phí này còn cao so với yêu cầu cạnh tranh và phát triển của thị trường. Nguyên nhân là do máy móc thiết bị của công ty chưa thực sự hiện đại, trình độ công nghệ chưa cao, tay nghề cùa công nhân còn hạn chế.
Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu của công ty được xây dựng trên cở sở chất lượng, nguồn nguyên vật liệu, công tác dự trữ, máy móc thiết bị, trình độ tay nghề của công nhân và một phần được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của giám đốc và nhân viên kĩ thuật trong công ty. Còn lại phần lớn dự trên số liệu thực tế để tính toán. Để có thể hiệu rõ công tác xây dựng định mức của công ty ta tìm hiểu qua đơn hàng làm biển quảng cáo tại Bãi Cháy Quảng Ninh được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 12: Định mức nguyên vật liệu làm biển quảng cáo ở Quảng Ninh
STT Tên NVL Đơn vị Định mức Xuất kho Sử dụng Chênh lệch với định mức Đơn giá 1 Nhôm vàng kg 250.3 255.7 255.7 5.4 18,173,366 2 Tôn mạ màu kg 870.2 876.2 876.2 6.0 15,112,000 3 Thép ống mạ kẽm lít 1,127.0 1,134.0 1,134.0 7 23,997,803 4 Xà gỗ thép kg 1,567 1,587 1,587 20 14,285,700
Nguồn: Định mức nguyên vật liệu Biển quảng cáo-Phòng kĩ thuật
Từ bảng trên ta thấy công tác định mức thật sự cũng đã đáp ứng một phần nào đó công tác kiểm soát nguyên vật liệu, mức chênh lệch so với định mức thường không quá cao. Nhưng công tác này chưa thật tốt vì số sử dụng bao giờ cũng cao hơn so với định mức.
Hoạt động cung ứng
Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu là hoạt động đảm bảo đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Ở mọi doanh nghiệp hoạt động cung ứng nguyên vật liệu đều bao gồm ba nội dung chủ yếu là mua sắm vận chuyển và bảo quản nguyên vật liệu.
Vì cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo cung cấp thường xuyên nguyên vật liệu cho sản xuất nên là một trong những điều kiện tiền đề nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất có hiệu quả. Ở nhiều doanh nghiệp, giá trị của nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành thì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu có hiệu quả sẽ càng góp phần rất quan trọng vào tăng hiệu quả kinh doanh. Mua sắm đúng, dự trữ đúng sẽ tiêu thụ tốt và hiệu quả cao. Ngược lại, mua sắm không đúng dự trữ, không phù hợp vừa gây khó khăn gián đoạn cho hoạt động tiêu thụ, vừa làm giảm hiệu quả của hoạt động tiêu thụ.
Đối với công ty cổ phần Quang Sáng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty được chia thành ba giai đoạn:
- Giai đoạn đầu vào bao gồm các hoạt động cơ bản: Tìm kiếm nhà cung ứng, đặt hàng, mua sắm, vận chuyển.
- Giai đoạn kiểm soát quá trình sản xuất, kiểm soát quá trình cung ứng sao cho đảm bảo tiến độ và tránh lượng hao phí lượng nguyên vật liệu quá mức cho phép.
- Giai đoạn đầu ra gửi hàng, tổ chức xếp dỡ vận chuyển.
đoạn nào cũng có tầm quan trọng riêng. Nhưng giai đoạn đầu tiên vẫn là giai đoạn quan trọng nhất vì cung ứng được lượng nguyên vật liệu đủ về số lượng, đạt tiêu chuẩn về chất lượng, kịp tiến độ thời gian thì khâu sau sẽ trôi chảy hơn rất nhiều.
Vậy công tác mua sắm là quan trọng nhất nên ta đi tìm hiểu công tác mua sắm của công ty bao gồm những công việc nào.
Đầu tiên công việc mua sắm là lập tiến độ mua sắm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Lập tiến độ mua sắm:
Công việc lập tiến độ mua sắm để đảm bảo yêu cầu cung cấp lượng nguyên vật liệu đúng đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đảm bảo tiến độ sản xuất, xác định riêng từng loại nguyên vật liệu tính toán chính xác số lượng, thời gian giao nhận. Sắp xếp phương tiện vận chuyển, kho tàng hợp lý để đảm bảo tiết kiệm chi phí cũng như thời gian.
Đối với công ty cổ phần Quang Sáng thì trước khi lập tiến độ mua sắm về số lượng chủng loại thì công ty luôn có sự tính toán, xác định những chỉ tiêu cụ thể, căn cứ vào lượng tồn kho so với nhu cầu cần mua sắm từ đó lên kế hoạch mua sắmVí dụ như:
Bảng 13: Kế hoạch mua vật tư biển quảng cáo tại cầu Quang Minh STT NVL ĐVT N h u c ầ u Kế hoạch mua Tồn kho Ngày đặt dự kiến Ngày xuất dự kiến 1 Gạch 2 lỗ Viên 34,097 33,097 1000 2/2 10/2 2 Tôn mạ màu Kg 1,050 900 150 7/2 14/2 3 Thép ống hộp các loại Kg 2,900 2,840 60 5/2 9/2 4 Nhôm trắng Kg 280.9 193.7 87 14/2 17/2 5 Thanh nhôm Kg 1155 916 239 13/2 17/2 6 Thép đen Kg 1122 981 141 22/2 28/2 7 Xăng Lít 205 205 0 2/3 5/3 8 Thép hính các loại Kg 636 593 43 15/2 18/2 9 Xi măng Tấn 18 18 0 20/2 24/2 10 Thép tròn Kg 1,231 1086 145 13/2 17/2