Mô hình hoạt ñộng của Sàn giao dịch hàng hóa ñược miêu tả trong biểu ñồ ở dưới. SÀN GIAO DỊCH HÀNG HÓA ðối tác là các Ngân hàng, CÁC ðỐI TÁC KINH DOANH (Hiệp hội/ (accounts service) tài chính, kinh tế (Services desk) Các Thành Viên Khách hàng Ngân hàng/ ñịnh chế tài chính trong nước
66
3.3.2 Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào các quy ñịnh của pháp luật và kinh nghiệm của các Sàn giao dịch trên thế giới, cơ cấu tổ chức dự kiến của Sàn giao dịch hàng hóa ñược miêu tả
trong sơñồ dưới ñây.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận cơ bản bao gồm:
Hội ñồng Quản trị: Do ñại hội cổ ñông bầu ra, có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo ủy quyền của ðại hội cổ ñông và theo ñúng các quy ñịnh của luật pháp có liên quan. Chủ tịch Hội ñồng quản trị là người ñại diện trước pháp luật của Sàn giao dịch hàng hóa.
Hội ñồng quản trị Ban ñiều hành Khối vận hành P. Hệ thống Giao dịch P. Quản lý thanh toán Sàn giao dịch Sàn giao dịch thông thường ðại diện sàn – TV 1 ðại diện sàn – TV 2 ðại diện sàn – TV 3 . . . Ban giám sát Sàn giao dịch ñiện tử (Không sàn) P. Quản lý thành viên P. Giao nhận & K.ñịnh P. Phát triển sản phẩm P. Marketing Khối hỗ trợ P. CNTT P. Kế toán – Tài chính P. QLRR & KTNB
P. Phân tích & Thống kê
P. Pháp chế
67
Ban ñiều hành: Người ñược bổ nhiệm là Tổng giám ñốc có kinh nghiệm hoạt ñộng lĩnh vực kinh tế tài chính trên 5 năm và có trình ñộ từñại học trở
lên. Tổng giám ñốc chịu trách nhiệm quản lý hoạt ñộng ñiều hành của Sàn giao dịch; chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Hội ñồng quản trị, ðại hội cổñông.
Giúp việc cho Tổng giám ñốc là các Phó tổng giám ñốc ñiều hành. Các Phó tổng giám ñốc sẽ chịu trách nhiệm trước Tổng giám ñốc về các việc ñược ủy quyền thực hiện.
Sàn giao dịch: là nơi các giao dịch hàng hóa giữa các thành viên diễn ra, thông qua hệ thống ñặt lệnh và khớp lệnh theo quy ñịnh trong ðiều lệ hoạt ñộng của Sàn giao dịch.
Sàn giao dịch sẽ ñược tổ chức dưới hai hình thức: Sàn giao dịch thông thường và Sàn giao dịch ñiện tử.
Sàn giao dịch thông thường: là một trung tâm, ñủ chỗ cho khoảng 100 người hoặc nhiều hơn giao dịch tại sàn làm việc, trang bị máy vi tính, máy fax và máy in. Máy tính của người giao dịch tại sàn ñược nối mạng với máy chủ
(server) của Sàn giao dịch (mạng cục bộ) và máy tại văn phòng công ty. Sàn giao dịch có một bảng ñiện tử báo giá ñể cung cấp thông tin về tình hình giao dịch tại Sàn cho người giao dịch. Sàn giao dịch có một số tivi cỡ lớn ñưa tin về tình hình giao dịch các hợp ñồng mua bán hàng hóa giao sau trên các thị trường chủ chốt của thế giới (sử dụng thông tin của các hãng CNN, AFP, Reuters hoặc Dowjones…).
Sàn giao dịch ñiện tử: là một mạng diện rộng (WAN), không có người giao dịch tại sàn (giao dịch không sàn). Bảng ñiện tử của Trung tâm giao dịch
ñược nối mạng trực tiếp với máy tính hoặc bảng ñiện tử của ñơn vị thành viên. Các thành viên nhập lệnh trực tiếp vào hệ thống máy chủ tổ chức việc khớp lệnh theo cơ
chế, thông qua màn hình nhập lệnh tại ngay chính văn phòng của các thành viên.
Phòng Quản lý hệ thống: Chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ:
68
Tổ chức theo dõi và ñề xuất ñiều chỉnh các sai sót phát sinh hoặc khả
năng phát sinh lỗi khi thực hiện giao dịch qua hệ thống, ñảm bảo hệ thống giao dịch tại sàn giao dịch vận hành hiệu quả;
Hỗ trợ các thành viên môi giới, thành viên kinh doanh trong việc mở
mã số giao dịch cho khách hàng, nhập lệnh giao dịch tại Sàn giao dịch;
Tổ chức ñối chiếu, kiểm tra, lưu trữ chứng từ, dữ liệu giao dịch theo quy ñịnh.
Phòng Quản lý thanh toán: chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ:
Tham mưu cho Ban ñiều hành ñể ñề xuất chọn lựa ngân hàng ủy thác thanh toán;
Hướng dẫn, giám sát Ngân hàng ủy thác thanh toán thực hiện việc thanh toán tiền vốn thông qua tài khoản của Sàn giao dịch hàng hóa;
Thu nhận tiền từ những ñơn vị mua, chi trả tiền cho những ñơn vị bán theo kết dư cuối cùng, sau khi ñã bù trừ;
Quản lý tài khoản tiền ký quỹ của các tổ chức thành viên, sử dụng tiền ký quỹñúng quy chế của Sàn giao dịch;
Giám sát, ñôn ñốc các tổ chức thành viên phục hồi ñịnh mức tiền ký quỹ khi có thiếu hụt sau các giao dịch;
Thu và sử dụng phí ñúng nguyên tắc, chếñộ.
Phòng Quản lý thành viên: thực hiện các công việc:
Theo dõi, giám sát hoạt ñộng của các tổ chức thành viên, bao gồm cả
hoạt ñộng trong và ngoài Sàn giao dịch;
Hướng dẫn các tổ chức thành viên và tổ chức ñăng ký tuân thủ các nguyên tắc hoạt ñộng, và các nội quy, quy chế của Sàn giao dịch;
69
Hướng dẫn, khuyến khích các tổ chức thành viên và tổ chức ñăng ký
ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt ñộng sản xuất, kinh doanh và giao dịch tại Sàn giao dịch;
Tổ chức phổ biến kiến thức, ñào tạo nhân lực, nhằm nâng cao trình ñộ
sản xuất, kinh doanh, chế biến và kỹ năng giao dịch trên thị trường của các thành viên và tổ chức ñăng ký;
Tham mưu trong việc ñề xuất kết nạp, hoặc khai trừ tổ chức thành viên, tổ chức ñăng ký của Sàn giao dịch.
Phòng Phát triển sản phẩm: thực hiện các công việc:
Phối hợp với phòng hệ thống, phòng giao nhận hàng hóa, trung tâm thanh toán, trung tâm giao nhận hàng hóa, phòng quản lý rủi ro xây dựng các biểu phí môi giới, phí thành viên, tỉ lệ ký quỹ ban ñầu, phí giao nhận, phí thanh toán…
Nghiên cứu các sản phẩm giao dịch trên sàn giao dịch hàng hóa
Xây dựng các biểu mẫu hợp ñồng giao ngay, hợp ñồng giao sau cho các hàng hóa giao dịch trên sàn.
Cải tiến hoặc ñiều chỉnh các sản phẩm hiện hữu
Phòng Quản lý rủi ro và Kiểm toán Nội bộ thực hiện các công việc:
Xây dựng các quy trình quản lý rủi ro trong hoạt ñộng quản lý ñiều hành giao dịch hàng hóa trên sàn giao dịch;
Xác ñịnh ñược các biên ñộ giá giao dịch, mức ký quỹ theo thời gian, giới hạn vị thế bao gồm: giới hạn vị thế trên hàng hóa; giới hạn vị thế trên hợp
70
Xây dựng các phương án phản ứng nhanh khi thị trường biến ñộng
ảnh hưởng ñến hoạt ñộng bình thường của sàn giao dịch hàng hóa: thị trường chỉ có chiều bán (hoặc chỉ có chiều mua), thị trường thiếu tính thanh khoản;
Xây dựng các mức thiệt hại có thể chấp nhận ñược trong hoạt ñộng của Sàn giao dịch hàng hóa;
Thực hiện các báo cáo rủi ro hoạt ñộng theo yêu cầu;
Tổ chức kiểm soát và thanh tra các giao dịch trên sàn giao dịch như: khớp lệnh giao dịch mua/bán, giao nhận hàng hóa, thanh toán tiền,.. ñảm bảo các thành viên giao dịch, trung tâm giao nhận hàng hóa, ngân hàng thanh toán tuân thủ ñúng các quy chế, quy ñịnh của Sàn giao dịch và các quy ñịnh của pháp luật;
Tổ chức kiểm soát và thanh tra việc tuân thủ các quy ñịnh, quy trình của nhân viên trực thuộc Sàn giao dịch;
ðề xuất các biện pháp xử lý ñối với thành viên, trung tâm giao nhận hàng hóa, ngân hàng thanh toán vi phạm quy chế, quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Phối hợp với công ty kiểm toán có uy tín theo chỉ ñịnh của Sàn giao dịch ñể tiến hành kiểm toán hoạt ñộng thường niên hoặc kiểm toán ñột xuất.
Phòng Marketing và Quan hệ công chúng thực hiện các công việc Phát triển và quản lý khách hàng thành viên (môi giới và kinh doanh); các mối quan hệ với các ñối tác là các Ngân hàng/ñịnh chế tài chính, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước.
Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ
thống và các vấn ñề liên quan ñến công nghệ thông tin của Sàn giao dịch.
Phòng Giao nhận và Kiểm ñịnh hàng hóa: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc:
71
Kiểm tra chất lượng hoạt ñộng của các trung tâm giao nhận hàng hóa theo tiêu chuẩn của Sàn giao dịch;
Phối hợp với trung tâm giao nhận hàng hóa và công ty kiểm ñịnh ñã
ñăng ký với Sàn giao dịch trong việc giao nhận và kiểm ñịnh hàng hóa cho khách hàng từ khi nhập hàng, lưu trữ hàng , ñến khi xuất hàng ñúng theo quy ñịnh về chất lượng hàng hóa của Sàn giao dịch;
Lưu trữ các chứng từ có liên quan ñến quá trình giao nhận và kiểm
ñịnh hàng hóa.
Phòng Phân tích và Thống kê thị trường: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc:
ðầu mối chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng nghiệp vụ có liên quan thực hiện các báo cáo theo quy ñịnh cho cơ quan chủ quản là Bộ Công thương;
Tập hợp số liệu thống kê giao dịch hàng ngày, tháng, năm trên sàn và công bố trên website, phương tiện thông tin ñại chúng theo ñúng quy ñịnh về công bố thông tin của Sàn giao dịch;
Phối hợp với các thành viên giao dịch trên sàn thực hiện các báo cáo phân tích về thị trường hàng hóa, hàng hóa giao dịch ñể cung cấp cho khách hàng;
Thực hiện các báo cáo thị trường hỗ trợ Phòng Quản lý rủi ro trong việc giám sát và quản lý rủi ro thị trường;
Thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám ñốc Sàn giao
dịch.
Phòng Pháp chế: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc:
Phối hợp với Phòng Phát triển sản phẩm trong việc xây dựng các hợp
72
Tư vấn, tham mưu cho Ban lãnh ñạo trong việc xử lý tranh chấp, các nghiệp vụ có liên quan ñến pháp luật;
ðảm bảo các quy ñịnh, quy chế, quy trình của Sàn giao dịch tuân thủ ñầy ñủ các quy ñịnh pháp luật có liên quan.
Phòng Kế toán và tài chính: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan ñến công tác hạch toán kế toán trong hoạt ñộng của Sàn giao dịch.
Phòng Nhân sự và hành chính: chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan ñến nhân sự và hành chính của Sàn giao dịch..
3.3.3 Trung tâm thanh toán
Ngân hàng Thương mại là thành viên sáng lập sẽ thực hiện vai trò Trung tâm thanh toán cho hoạt ñộng của Sàn giao dịch hàng hóa. Trung tâm thanh toán tổ
chức thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ thanh toán trong hoạt ñộng của mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch hàng hóa.
Trung tâm thanh toán có các quyền sau:
Yêu cầu các bên liên quan ñến hoạt ñộng mua bán hàng hóa qua Sàn
giao dịch thực hiện nghĩa vụ ký quỹ giao dịch ñể ñảm bảo thanh toán khi hợp ñồng
ñến hạn thực hiện;
Thu phí dịch vụ thanh toán;
Trong trường hợp thành viên mất khả năng thanh toán theo yêu cầu của Ngân hàng ñể thực hiện các nghĩa vụ có liên quan ñến hoạt ñộng mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch hàng hóa, Ngân hàng sẽ giữ lại tất cả các khoản ký quỹ, các chứng từ giao nhận hàng hóa (nếu có) và các tài sản khác, không phân biệt là tài sản của thành viên ñó hay của khách hàng ủy thác kinh doanh qua thành viên ñó;
Tổ chức thanh toán bù trừ cho các hoạt ñộng giao dịch mua bán hàng hóa của các thành viên, khách hàng trực thuộc Sàn giao dịch.
73
Các quyền khác theo quy ñịnh pháp luật có liên quan.
Trung tâm thanh toán có trách nhiệm thực hiện các công việc:
Mở tài khoản lưu ký cho Sàn giao dịch, thành viên giao dịch, và các khách hàng;
Lưu giữ tiền ký quỹ của các thành viên và các tài liệu có liên quan ñến các giao dịch;
Bảo ñảm thanh toán chính xác các giao dịch;
Thông báo chính xác, kịp thời các thông tin liên quan ñến tài khoản của các thành viên;
Thực hiện các nghĩa vụ liên quan ñến bảo mật thông tin tài khoản;
Các nghĩa vụ khác theo quy ñịnh của pháp luật về cung cấp dịch vụ
thanh toán và các quy ñịnh có liên quan.
Cơ chế hoạt ñộng của Trung tâm thanh toán bù trừ của Sàn ñược quy ñịnh chi tiết Quy chế hoạt ñộng thanh toán, ñính kèm ðiều lệ hoạt ñộng của Sàn giao dịch hàng hóa.
3.3.4 Trung tâm giao nhận hàng hóa
Trung tâm giao nhận hàng hóa là tổ chức thực hiện chức năng lưu giữ, bảo quản và giao nhận hàng hóa cho các hoạt ñộng mua bán hàng hóa qua Sàn giao dịch hàng hóa theo ñúng các quy ñịnh, quy chế do Sàn giao dịch ban hành.
ðể phục vụ cho mỗi loại hàng hóa, từ 1-2 ñối tác sẽñược lựa chọn ñể ký hợp
ñồng dịch vụ giao nhận hàng hóa vật chất. Một số ñối tác của Sàn giao dịch Hàng hóa bao gồm các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn như: công ty vàng bạc ñá quý Sài Gòn, Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu, Tổng công ty lương thực miền Nam, công ty cổ phần thép Hòa Phát, công ty vàng bạc ñá quý Ngân hàng
74
Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam. . . là những ñơn vị sở hữu kho hàng theo ñúng chuẩn quy ñịnh của Sàn giao dịch ñể thực hiện chức năng của trung tâm giao nhận hàng hóa ñối với từng mặt hàng cụ thể.
Quyền của trung tâm giao nhận hàng hóa bao gồm:
Từ chối tiếp nhận hàng hóa giao dịch không ñảm bảo yêu cầu chất lượng theo quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Từ chối nhận hàng, giao hàng khi chưa ñầy ñủ chứng từ hợp lệ;
Thu phí lưu giữ, bảo quản hàng hóa theo quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Các quyền khác theo quy ñịnh pháp luật có liên quan.
Nghĩa vụ của trung tâm giao nhận hàng hóa bao gồm:
Không ñược phép tiếp nhận hàng hóa không ñảm bảo yêu cầu chất lượng theo quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Bảo quản hàng hóa theo ñúng tiêu chuẩn, chất lượng và số lượng trong thời hạn do Sàn giao dịch yêu cầu;
Chỉ giao nhận hàng khi có ñầy ñủ giấy tờ giao nhận do Sàn giao dịch xác nhận;
Trung tâm giao nhận hàng hóa, nhân viên thuộc trung tâm không ñược
tham gia giao dịch trên sàn giao dịch;
Báo cáo thường xuyên việc lưu giữ, bảo quản và giao nhận hàng hóa theo quy ñịnh của Sàn giao dịch;
Tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình, quy ñịnh của Sàn giao dịch liên quan ñến việc lưu giữ, giao nhận hàng hóa;
75
Các nghĩa vụ khác theo quy ñịnh có liên quan của Sàn giao dịch và các quy ñịnh pháp luật có liên quan.