Mỗi một sản phẩm bảo hiểm sẽ có quy trình khai thác riêng nhưng khi tiến hành khai thác tất cả các sản phẩm đó đều phải theo những bước chung nhất định sau:
Bước 1: Thu thập, phân tích thông tin khách hàng, nhận đề nghị bảo hiểm. Khai thác viên nhận đề nghị bảo hiểm từ khách hàng và ghi vào nhật ký khai thác. Nhận đề nghị bảo hiểm từ khách hàng bằng văn bản hay bằng hình thức khác. Thông tin thu được phải đảm bảo tính trung thực, đầy đủ.
Bước 2: Khảo sát và đánh giá rủi ro.
Khai thác viên tiến hành kiểm tra, khảo sát và đánh giá rủi ro liên quan đến đối tượng bảo hiểm. Có thể đánh giá thông qua hồ sơ kết hợp khảo sát đánh giá rủi ro tại địa điểm nhận bảo hiểm. Bên cạnh đó cần tìm hiểu thông tin liên quan đến khách hàng như: tình hình kinh doanh, tình hình tổn thất từ trước đến nay (nếu có)…
Bước 3: Xây dựng phương án bảo hiểm.
Sau khi có đầy đủ thông tin và qua khảo sát đánh giá, căn cứ vào quy tắc bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, biểu phí bảo hiểm, khai thác viên lập bản chào phí chuyển cho khách hàng.
Bước 4: Trình lãnh đạo.
Lập tờ trình khai thác: Căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá rủi ro, khai thác viên tổng hợp thông tin lập phương án chào phí dự thảo và tờ trình khai thác. Đối với những tài sản trên phân cấp cần báo cáo vào các phòng nghiệp vụ của Công ty để xin ý kiến.
Bước 5: Chào bảo hiểm, đàm phán, ký kết hợp đồng.
Khi nhận tờ trình được duyệt đồng ý của Lãnh đạo khai thác viên tiến hành chào bảo hiểm ngay cho khách hàng. Trường hợp khách hàng không đồng ý bản chào thi khai thác viên phải thực hiện lại từ bước 3. Trường hợp khách hàng đồng ý, khai thác viên đề nghị khách hàng hoàn chình Giấy yêu cầu bảo hiểm và chuẩn bị hợp đồng.
Căn cứ vào nội dung của Giấy yêu cầu bảo hiểm và các quy định chung của công ty, khai thác viên tiến hành soạn thảo, trình ký và phát hành hợp đồng. Vào sổ theo dõi đối với từng nghiệp vụ cụ thể.
Bước 7: Theo dõi thu phí bảo hiểm:
Khai thác viên có trách nhiệm yêu cầu khách hàng thanh toán phí bảo hiểm đúng hạn theo thông báo thu phí. Trường hợp có thỏa thuận cho phép khách hàng trả phí thành nhiều kỳ, phải ghi rõ thỏa thuận này trong Hợp đồng bảo hiểm hoặc Giấy chứng nhận bảo hiểm.
Trường hợp nợ phí, nợ phí quá hạn: việc theo dõi tình hình nợ phí của khách hàng được áp dụng theo quy định hiện hành của Công ty.
Bước 8: Quản lý dịch vụ bảo hiểm.
Khai thác viên tiếp tục theo dõi việc thực hiện hợp đồng, quản lý rủi ro và đề phòng hạn chế tổn thất để bổ sung các thông tin liên quan vào lý lịch khách hàng.
Khai thác viên tư vấn cho khách hàng việc đề phòng hạn chế tổn thất, quy trình thông báo tổn thất và các thủ tục yêu cầu bồi thường.