Nhiều năm qua, việc quy định thủ tục hành chính ở những mức độ khác nhau, đã không đảm bảo tính ốn định của thủ tục. Thực tế là, thủ tục hành chính bị thay đổi khá tuỳ tiện làm cho công dân và các khách hàng của nhà nƣớc không có đủ điều kiện để theo dõi kịp thời các quy định của pháp luật. Hơn nữa, trong sự thay đổi đó còn tạo ra nhiều sơ hở dễ bị lợi dụng sách nhiễu đối với dân. Thay đổi một cách tuỳ tiện thực chất là một hệ thống thủ tục thiếu tính khoa học.
Tất nhiên, ổn định hệ thống thủ tục hành chính là một vấn đề không đơn giản. Sự ổn định đòi hỏi việc xây dựng các loại văn bản quy định thủ tục hành chính phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản và phản ánh tính nghiêm túc của các cơ quan nhà nƣớc trong quan hệ với dân.
Trong giai đoạn của sự chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trƣờng, hệ thống thủ tục hành chính giải quyết những vấn đề mang tính tình huống, mới đƣợc hình thành không thể cố định hoàn toàn ngay đƣợc.Những điều chỉnh là rất cần thiết. Nhƣng không thể vì tính chất chuyển đổi của cơ chế kinh tế mà có thể không xem xét đến tính ổn định của hệ thống này đƣợc quan tâm và trong các trƣờng hợp cần thay đổi cũng cần
phải mang tính chất kế thừa của các loại văn bản thủ tục hành chính đã ban hành trƣớc đó.
3.2.9. Bảo đảm về năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức
Cán bộ, trƣớc hết phải có nghiệp vụ, có hiểu biết khi đƣợc giao việc. Thực tế cho thấy nếu những cán bộ có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện các thủ tục hành chính mà không có một nhận thức đầy đủ về tính chất, vai trò và các nguyên tắc cơ bản của quá trình xây dựng và áp dụng loại quy phạm này thì dù thủ tục có đƣợc hoàn thiện và hoàn thiện thế nào, hiệu quả đối với đời sống xã hội vẫn không thể nâng cao. Để nâng cao nhận thức của cán bộ cần thực hiện tốt việc huấn luyện cán bộ, đặc biệt là các cán bộ tiếp dân, giải quyết công việc của dân. Những cán bộ tham gia hoạt động trong lĩnh vực này phải đƣợc trang bị những kiến thức cần thiết về quản lý nhà nƣớc, về pháp luật; đặc biệt phải hiểu rõ các thủ tục hành chính của lĩnh vực mà mình giải quyết và các lĩnh vực có liên quan. Nhất là khi thực hiện cơ chế “một cửa” tiến tới “một dấu” trong việc giải quyết các yêu cầu của dân mà cán bộ không nắm vững các thủ tục cần thiết thì kết quả sẽ rất hạn chế, thậm chí có thể rất xấu so với mục tiêu đặt ra.
Thứ hai, cần nâng cao hơn nữa trách nhiệm đối với cán bộ thi hành các thủ tục hành chính. Không ít trƣờng hợp do thiếu trách nhiệm mà công việc đã không thực hiện đƣợc tốt. Vấn đề trách nhiệm của cán bộ đại diện cho cơ quan nhà nƣớc giải quyết các công việc có liên quan với dân đã đƣợc nói đến trong nhiều văn bản của nhà nƣớc, nhƣng đến nay vẫn là vấn đề nổi cộm. Vì còn nhiều cơ quan, nhiều cán bộ chƣa làm hết trách nhiệm của mình nên đã ngƣời dân khi có việc vẫn phải chạy hết cửa này sang cửa khác và tình hình này vẫn chƣa giảm đƣợc nhiều. Đó là chƣa kể, nếu cán bộ thi hành thủ tục hành chính lại lợi dụng, hách dịch, cửa quyền thì việc thi hành các thủ tục khi giải quyết công việc cho dân lại càng nặng nề.
Thứ ba, khi tham gia thực hiện các thủ tục hành chính cán bộ cần phải đƣợc trang bị những phƣơng tiện cần thiết để tránh sự tuỳ tiện trong công việc.
Tóm lại, để đảm bảo rằng thủ tục hành chính sẽ đƣợc ban hành và thực hiện tốt cần phải làm nhiều việc. Vấn đề đặt ra không phải chỉ là ở chỗ xây dựng đƣợc một hệ thống thủ tục hành chính thích hợp, gọn nhẹ và đầy đủ cho từng lĩnh vực mà còn phải quan tâm đến cơ chế thực hiện các thủ tục đó, phải quan tâm đến cán bộ.
Thủ tục hành chính đƣợc đề ra mà không có cơ chế thực hiện, không có đủ cán bộ đủ năng lực triển khai thì đó cũng chỉ là những quy định trên giấy. Dĩ nhiên mọi thủ tục cũng đòi hỏi phải bổ sung, sửa đổi thƣờng xuyên nếu thấy còn thiếu và bất hợp lý. Song điều đó không có nghĩa là cán bộ thi hành các thủ tục hành chính có quyền tuỳ tiện thay đổi chúng.
Những phát hiện về sự bất hợp lý trong thủ tục hành chính cần đƣợc tập hợp và giao cho các cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, đề xuất với cơ quan chức năng xem xét, điều chỉnh. Nhƣ thế, một mặt sẽ tránh đƣợc cách làm tuỳ tiện, mặt khác sẽ góp phần chống đƣợc bệnh quan liêu trong bộ máy nhà nƣớc.
Có thể khẳng định rằng, nghiên cứu để cải cách thủ tục hành chính là một nhiệm vụ còn nặng nề trong giai đoạn tới. Với một số kinh nghiệm bƣớc đầu và học tập kinh nghiệm của các nƣớc khác, chúng ta hoàn toàn có thể đổi mới đƣợc thủ tục hành chính hiện hành theo hƣớng phù hợp hơn và áp dụng có hiệu quả hơn.