5. Bố cục của luận văn
4.3.3. Tăngcường hiệu quả quản lý vốn lưu động
4.3.3.1. Kế hoạch hoá vốn lưu động
Trước mỗi năm kế hoạch, Công ty luôn lập ra những chỉ tiêu kế hoạch để thực hiện dựa trên những căn cứ có khoa học như kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, định mức tiêu hao vật tư, giá cả và trình độ năng lực quản lý. Nhưng việc xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh là khó khăn. Vì vậy để xác định chính xác hơn nhu cầu vốn lưu động thì cần phải thực hiện một cách có khoa học:
- Phải căn cứ vào doanh thu thuần năm báo cáo và năm kế hoạch: theo phương pháp này Công ty nên chọn các khoản mục của vốn lưu động có liên quan và các khoản mục có mối quan hệ chặt chẽ với doanh thu thực hiện trong kỳ. Sau đó dùng tỷ lệ phần trăm vừa ước tính để ước tính nhu cầu vốn lưu động cho năm kế hoạch dựa trên doanh thu dự kiến. Trên cơ sở đó tính xem một đồng doanh thu tăng thêm thì công ty cần bỏ thêm bao nhiêu đồng vốn lưu động. Sau đó lại sử dụng các tỷ trọng đã phân bổ các khoản mục vốn lưu động. Chúng ta sẽ tính được nhu cầu vốn lưu động:
- Phải căn cứ vào các chỉ tiêu tài chính phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động của năm báo cáo để xác định các chỉ tiêu tài chính cho năm kế hoạch sao cho khả thi nhất. Tuy nhiên điều kiện để áp dụng phương pháp này là người làm kế hoạch phải hiểu rõ ngành nghề hoạt động, quy mô kinh doanh (được đo lường bằng mức doanh thu dự kiến hàng năm).
- Công ty cần phải chú trọng đến tình hình thị trường, nhu cầu về sản phẩm có liên quan đến hoạt động của Công ty cũng như tình hình phát triển kinh tế và kế hoạch định hướng của Công ty trong những năm sắp tới.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu vốn lưu động không phải lúc nào cũng thuận lợi và chính xác như mong muốn. Vì vậy, Công ty nên có kế hoạch huy động vốn lưu động một cách kịp thời.
Để xác định nhu cầu vốn thường xuyên cần thiết, có thể sử dụng phương pháp xác định nhu cầu vốn thường xuyên như sau:
+ Phƣơng pháp trực tiếp
Nội dung cơ bản của phương pháp này là: căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến lượng vốn lưu động của doanh nghiệp phải ứng ra để xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên.
Công thức tổng quát: Nhu cầu vốn lưu động = Mức dự trữ hàng tồn kho + Các khoản phải thu từ khách hàng - Khoản phải trả nhà cung cấp
+ Phƣơng pháp gián tiếp
Đặc điểm của phương pháp gián tiếp là dựa vào kết quả thống kê kinh doanh về VLĐ bình quân năm báo cáo, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm kế hoạch và khả năng, tốc độ luân chuyển VLĐ năm kế hoạch để xác định nhu cầu VLĐ của doanh nghiệp. Công thức xác định như sau:
Vnc = VLĐ0 x M1 x (1 + t) M0
Vnc: Nhu cầu VLĐ năm kế hoạch
M1, M0: Tổng mức luân chuyển VLĐ năm kế hoạch và năm báo cáo VLĐ0: Số dư bình quân VLĐ năm báo cáo
t: Tỷ lệ tăng (hoặc giảm) số ngày luân chuyển VLĐ năm kế hoạch so với năm báo cáo
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
4.3.3.2. Giảm thiểu giá trị sản xuất kinh doanh dở dang, hàng tồn kho để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động
Tập trung chủ yếu vào đẩy nhanh vòng quay tồn kho hay rút ngắn thời gian kỳ lưu kho bình quân.
Số vòng hàng tồn kho = Doanh thu thuần/ hàng tồn kho bình quân Kỳ lưu kho bình quân = 360/số vòng quay hàng tồn kho
Để đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho đồng thời giảm kỳ lưu kho bình quân ta phải cần:
- Xác định một lượng hàng tồn kho hợp lý phục vụ vừa đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng hàng tồn kho quá lớn gây ứ đọng về vốn lưu động. Để thực hiện được công ty phải thiết lập hệ thống kênh thông tin, phải có đội ngũ làm nhân viên làm công tác thu thập thông tin có trình độ, năng động hoạt bát, có như vậy thông tin mà công ty thu thập mới chính xác và cập nhật.
- Tăng khả năng tạo doanh thu của hàng tồn kho bằng cách nâng cao chất lượng các công trình, các đơn đặt hàng đang thực hiện, tăng năng suất lao động, rút ngắn thời gian thi công, thực hiện thi công dứt điểm để công trình sớm nghiệm thu và đưa và sử dụng.
- Xác định hình thức cung cung cấp vật tư hợp lý để phục vụ ngay thi công các công trình tránh tình trạng công nhân và máy móc chờ nguyên vật liệu. Vật tư mua về phải đúng chất lượng, quy cách, cần bảo quản vật liệu hợp lý làm cho công trình được đảm bảo, làm giảm thiểu sản xuất kinh doanh dở dang.
Phòng Kế hoạch cần lên kế hoạch sản xuất cụ thể, mua các loại nguyên vật liệu vào những thời điểm hợp lý nhất để tránh tồn kho nguyên vật liệu quá nhiều.
Để xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu chính ta áp dụng công thức sau:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Dn: Dự trữ nguyên vật liệu chính cần thiết trong kỳ Nd: Số ngày dự trữ về nguyên vật liệu cần thiết
Fn: Chi phí nguyên vật liệu bình quân mỗi ngày trong kỳ.
- Đẩy nhanh tốc độ thực hiện các đơn đặt hàng, thi công công trình để giảm thiểu chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
4.3.3.3. Rút ngắn thời gian thu khoản phải thu
Để phát huy vai trò tự chủ về tài chính, đảm bảo tăng nhanh vòng quay của VLĐ, công ty cần phải có các biện pháp hữu hiệu nhằm hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng làm giảm thấp hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung, hiệu quả sử dụng VLĐ của công ty nói riêng. Theo tôi để giải quyết vấn đề này trong thời gian tới công ty có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:
- Khi ký kết các hợp đồng công ty cần tìm hiểu rõ thực trạng tài chính của đối tác. Công ty cần nghiên cứu kỹ tiền khả thi, khả thi, thẩm định chi tiết, tính đơn giá chi tiết, phòng ngừa các điều kiện có thể xảy ra làm giảm rủi ro trong kinh doanh. Bởi vì các đơn hàng có nguồn vốn khác nhau sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và quyết toán. Đối với các đơn hàng Nhà Nước thì quá trình quyết toán phải chờ thẩm định kết quả công việc hoàn thành bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền. Sau đó quá trình thanh toán có thể bị chậm trễ do chờ chỉ tiêu kế hoạch của Nhà Nước hoặc các bộ ngành. Vì vậy công ty cần tìm hiểu quyết định cấp vốn thông qua đó công ty tiếp cận nguồn vốn một cách nhanh nhất. Còn đối với các đơn hàng có vốn đầu tư do các cá nhân hay các tổ chức bỏ ra, tuỳ yêu cầu về chất lượng và tiến độ nhưng thanh quyết toán và bàn giao nhanh hơn, nhưng trước khi ký hợp đồng phải xem xét tình hình tài chính và khả năng thanh toán của họ. Đối với khách hàng là các công ty thì công ty TNHH một thành viên DVMT và QLĐT Tuyên Quang cần phân tích tín dụng khách hàng dựa trên các thông tin sau:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Các thông số tài chính quan trọng;
+ Thông tin từ các nhà cung cấp của công ty cho biết họ thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn và trong thời gian gần đây họ có lần nào không thanh toán nợ không;
+ Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất KD của công ty; + Bản mô tả về những người chủ công ty, bao gồm báo cáo về các lần phá sản, kiện tụng,… trước đây của họ.
- Trong nội dung ký kết hợp đồng công ty cần chú ý về các điều khoản ứng trước, điều khoản về thanh toán, mức phạt quy đinh khi thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán đã thoả thuận, thông thường mức phạt 5-10% giá trị thanh toán chậm.
- Trường hợp cùng một lúc thực hiện nhiều hợp đồng, công ty cần xem xét lại các chủ đầu tư nào có khả năng thanh toán nhanh thì ưu tiên thực hiện dứt điểm, nhưng vẫn bảo đảm tiến độ thực hiện với các đối tác khác. Đồng thời công ty cũng bàn giao sản phẩm cho chủ đầu tư khi đã hoàn thành và sau khi đã được nghiệm thu thì cần lập ngay bản kiểm kê nghiệm thu và yêu cầu chi trả.
- Để thu hồi các khoản nợ, công ty cần áp dụng các biện pháp thanh toán linh hoạt: Có thể là thu bằng tiền hoặc thu bằng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị… Vì trong thực tế chủ đầu tư có thể thiếu tiền thanh toán nhưng lại có nguyên vật liệu và máy móc, nhưng đó phải là những loại công ty đang cần. Nếu công ty sử dụng nguyên vật liệu của chủ đầu tư công ty có thể tăng khả năng thu hồi nợ, đồng thời giảm được các khoản chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, dự trữ, bảo quản hàng trong kho… điều này làm tăng vòng quay vốn lưu động.
Bảng 4.3. Các biện pháp thu hồi khoản phải thu (đối với đối tác tƣ nhân)
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
15 ngày sau khi hết hạn thanh toán
Gửi thư kèm theo hóa đơn nhắc thời hạn và giá trị và yêu cầu thanh toán
45 ngày sau khi hết hạn Gửi thư kèm thông tin hóa đơn thúc giục trả tiền và khuyến cáo có thể giảm tín nhiệm trong các yêu cầu tín dụng
75 ngày sau khi hết hạn Gửi thư, gửi thông tin hóa đơn, thông báo nếu không thanh toán đủ tiền trong thời hạn 30 ngày, công ty sẽ hủy bỏ các giá trị tín dụng đã thiết lập. 80 ngày sau khi hết hạn Gọi điện thoại khẳng định thông báo cuối cùng 105 ngày sau khi hết hạn Gửi thư, thông báo hủy bỏ giá trị tín dụng của
khách hàng cho dù đã thanh toán đủ tiền. Nếu khoản nợ quá lớn, thông báo cho khách hàng là có thể đòi nợ bằng luật pháp.
135 ngày sau khi hết hạn Có thể đưa khoản nợ vào nợ khó đòi. Nếu khoản nợ quá lớn thì khởi sự đòi nợ bằng pháp luật.
Ngoài ra công ty còn thu hồi bằng cách bắn nợ cho một công ty thứ ba. Đó là có thể là một ngân hàng hay công ty tài chính. Sau khi việc mua bán nợ hoàn tất thì công ty mua nợ sẽ dựa vào hoá đơn chứng từ để thu nợ, quan hệ kinh tế lúc đó là quan hệ con nợ và chủ nợ. Tuy nhiên khi thực hiện phương pháp này công ty phải chịu một khoản chi phí bằng phần chênh lệch giữa giá trị ghi trên hoá đơn thu nợ và phần công ty có được sau khi bán nợ.
4.3.3.4. Tăng cường sử dụng hợp lý - tiết kiệm nguyên vật liệu
Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đã trở thành một nguyên tắc, một chính sách kinh tế của công ty. Song việc sử dụng hợp lý - tiết kiệm nguyên vật liệu của công ty chưa được thực hiện một cách triệt để, sâu sát. Tiết kiệm phải được thực hành ở mọi khâu trong quá trình sản xuất và biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm là biện pháp công nghệ tiên tiến.
* Thực hiện chế độ khuyến khích vật chất với công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Nội dung biện pháp
Chế độ khuyến khích vật chất đang được áp dụng rộng rãi và phổ biến. Nó là đòn bẩy kinh tế được dùng để kích thích người lao động thực hiện mục tiêu quản lý đề ra mà không cần sử dụng mệnh lệnh hành chính.
Với mục tiêu nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, công ty rất quan tâm đến vấn đề nâng cao trình độ quản lý, sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Dù là biện pháp hành chính, đổi mới máy móc thiết bị hay đào tạo lại trình độ chuyên môn, nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên thì vẫn phải quan tâm đến công tác khuyến khích vật chất đối với tất cả công nhân viên. Tuy nhiên, công ty TNHH một thành viên DVMT và QLĐT là công ty Nhà nước nên vẫn chưa chú trọng vấn đề khuyến khích bằng vật chất cho cán bộ nhân viên trong thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu.
Do đó công ty phải thực hiện khuyến khích đối với tất cả các khâu của quá trình sản xuất:
Bảng 4.4. Mức thƣởng do tiết kiệm nguyên vật liệu TT Giá trị NVL tiết kiệm Mức thƣởng
1 Lớn hơn 25 triệu 10% giá trị tiết kiệm 2 Khoảng (15- 25) triệu 9% giá trị tiết kiệm 3 Nhỏ hơn 15 triệu 6% giá trị tiết kiệm
- Kết quả mang lại
Biện pháp này không những khuyến khích người lao động hoàn thành tốt công việc được giao mà còn thúc đẩy người lao động sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL. Ngoài ra nó còn góp phần làm giảm tỷ lệ phế liệu, phế phẩm, do đó làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh.
* Giám sát công việc
- Đối với việc thi công xây dựng, lắp đặt công trình điện: Các kĩ sư giám sát công trình phải giám sát chặt chẽ các công việc công nhân thực hiện trên công trường theo đúng kĩ thuật. Các loại vật tư được giao xuống cho đội
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
là dựa vào bản vẽ thiết kế, dự toán cho công trình đó. Bởi vậy, phải thực hiện đúng kĩ thuật tránh làm sai phải làm lại gây lãng phí vật liệu. Trong kĩ thuật xây dựng mỗi công việc đều có định mức theo quyết định số 1776/BXD - VP, các kĩ sư cần chú ý điều chỉnh công nhân cho vật liệu đúng định mức khi trộn vữa, đổ bê tông.
- Đối với việc trồng, chăm sóc cây; tạo cảnh quan môi trường: Các kỹ sư trồng trọt, lâm sinh giám sát, hướng dẫn công nhân bón phân đúng kỹ thuật, tránh bón quá nhiều gây lãng phí và có thể xót rễ chết cây. Trồng cây đúng kỹ thuật để cây không bị chết và không phải trồng lại. Khi cắt cỏ, thì giao xăng, dầu đúng định mức tránh lãng phí khi sử dụng máy cắt cỏ.