b. TK lãi phải thu từ hoạt động tín dụng (TK 394)
2.2.2.1 Kế toán giai đoạn phát tiền vay
Khoản vay sau khi được giám đốc NH ký duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán, thanh toán.
Bộ phận kế toán nhận hồ sơ của Bộ phận tín dụng chuyển đến, cán bộ kế toán cho vay kiểm tra lại hồ sơ cho vay theo những danh mục đã quy định. Sauk hi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đủ điều kiện, thì kế toán làm thủ tục đăng ký số khế ước, mã khách hàng cho khách hàng.
Sau đó căn cứ vào số tiền cho vay đã được ký kết, kế toán lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính hoặc hướng dẫn khách hàng lập chứng từ nhận tiền vay thích hợp. Căn cứ vào số tiền trên chứng từ kế toán hạch toán:
Nợ TK: Cho vay thích hợp (của đơn vị, cá nhân) Có TK: Thích hợp (1011, 4211, …)
Trường hợp khách hàng có tài sản thế chấp cầm cố, thì kế toán lập phiếu nhập kho và theo dõi hạch toán trên tài khoản ngoại bảng: “Tài sản thế chấp cầm cố”.
Đồng thời phải theo dõi hạch toán bộ hồ sơ vay vốn trên tài khoản ngoại bảng “ Hồ sơ cho vay đang còn lưu tại Ngân hàng”.
Trường hợp khách hàng nhận tiền vay nhiều lần trên một hợp đồng tín dụng, kể từ lần thứ 2 giải ngân trở đi, trước khi lập chứng từ giải ngân, kế toán cho vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền đã giải ngân các đợt đảm bảo không vượt quá số tiền cho vay đã ký trên hợp đồng tín dụng.
Ví dụ: Ngày 25/08/2004 tại chi nhánh NH VPBank Ngô Quyền công ty
cổ phần Trường Quỳnh Anh địa chỉ Số 32 - Lê Thánh Tông – Hoàn Kiếm – Hà Nội vay vốn dài hạn 2000 triệu đồng (thế chấp tài sản trị giá 4500 triệu đồng). Số tiền duyệt cho vay là 2000 triệu đồng, thời hạn cho vay là 5 năm, lãi suất tiền vay là 0.9%/ tháng, người vay xin lĩnh bằng tiền mặt. Qua kiểm tra thực tế bộ hồ sơ đã đầy đủ thủ tục kế toán cho vay nhập dữ liệu vào máy tính, sau đó người vay ký nhận nợ số tiền vay mà kế toán đã hạch toán, kế toán cho vay ký vào phần kế toán cho vay và thực hiện giải ngân HDTD trên máy tính hạch toán:
Nợ TK 213103.00.000005: 2000.000.000 VND
Có TK 101101.00.000001: 2000.000.000 VND Nhập tài khoản ngoại bảng 994: 4500.000.000 VND
Giao một liên HDTD kiêm khế ước vay tiền cho khách hàng giữ, một liên kèm giấy tờ vay vốn lưu cùng một bộ hồ sơ vay vốn tại bộ phận kế toán cho vay để theo dõi thu nợ.