CV cú vai giao tiếp là cấp trờn cú vai giao tiếp là cấp dướ
a)Về mặt cấu trỳc hỡnh thức, cỏc cụng văn thuộc loại này đều thuộc vào 1 trong 2 mụ hỡnh nờu trờn Tuy nhiờn, cỏch thức trỡnh bày nội dung giữa
vào 1 trong 2 mụ hỡnh nờu trờn. Tuy nhiờn, cỏch thức trỡnh bày nội dung giữa cỏc CVHC cũng cú sự khỏc nhau.
Đối với những cụng văn thuộc mụ hỡnh 1, sự khỏc nhau ở phần nội dung được thể hiện ở những vớ dụ sau:
Vớ dụ 1:
“Căn cứ biờn bản thẩm tra hồ sơ bản vẽ thi cụng gúi thầu 19 (km109+136.84-:-km111+744.76) thuộc dự ỏn xõy dựng tuyến Quản Lộ - Phụng Hiệp ngày 15/3/2008 giữa Ban Quản lý cỏc dự ỏn giao thụng 9, Cụng ty cổ phần Tư vấn xõy dựng 533 (TVGS) và Cụng ty XDCTGT 874.
Để đảm bảo nhà thầu thi cụng đỳng hồ sơ thiết kế bản vẽ thi cụng và tiến độ của hợp đồng Cụng ty XDCTGT 874 đề nghị Cụng ty cổ phần Tư vấn XDGT 8 hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế BVTC gúi thầu trờn theo nội dung và thời gian của biờn bản thẩm tra bản vẽ thi cụng kốm theo cụng văn này”
(Cụng văn số 143/KHKT ngày 16/3/2008 của Cụng ty XDCTGT 874) Vớ dụ 2:
“Căn cứ Quyết định số 2620/QĐ-BGTVT ngày 01/8/2005 của Bộ GTVT về việc đầu tư dự ỏn nõng cấp QL4 đoạn Hà Giang- Lào Cai (giai đoạn 1) Căn cứ Quyết định số 763/QĐ-BGTVT ngày 06/4/2007 của Bộ GTVT về việc phõn kỳ đầu tư dự ỏn nõng cấp QL4 đoạn Hà Giang- Lào Cai
Căn cứ hồ sơ thiết kế kỹ thuật cắm mốc chỉ giới GPMB và LGĐB phục vụ cụng tỏc GPMB dự ỏn nõng cấp QL4 đoạn Hà Giang- Lào Cai (giai đoạn 1) do Tổng cụng ty Tư vấn thiết kế GTVT (TEDI) lập;
Tiếp theo cỏc cụng văn số 2576/GPMB ngày 19/12/2007, số 410/GPMB ngày 26/02/2008, số 618/GPMB ngày 19/3/2008 của Ban QLDA 5 về việc khẩn trương thực hiện cụng tỏc cắm mốc GPMB và mốc LGĐB cỏc gúi thầu số 1, 2,
3, 4, 5, 9 dự ỏn nõng cấp QL4 đoạn Hà Giang- Lào Cai (giai đoạn 1)
Hiện nay cỏc Tư vấn thực hiện cụng tỏc cắm mốc GPMB, LGĐB rất chậm chưa bàn giao mốc GPMB, LGĐB so với tiến độ dự ỏn. Để đảm bảo tiến độ chung của dự ỏn, Ban QLDA 5 đề nghị Tổng cụng ty thực hiện một số vấn đề sau:...”
(Cụng văn số 1158/GPMB ngày 12/3/2008 của Ban QLDA 5) Vớ dụ 3:
“Căn cứ Hợp đồng kinh tế số 80/HĐKT-BVTC ngày 27/12/2005 được ký kết giữa Cụng ty CP Kỹ thuật XDCB & Địa ốc Cao su và Cụng ty cổ phần Tư vấn XDGT 8 về việc khảo sỏt, thiết kế bước thiết kế BVTC dự ỏn đầu tư xõy dựng tuyến nối Quản Lộ - Phụng Hiệp đoạn thuộc tỉnh Cà Mau (km101+811-:-km107+000);
Căn cứ theo biờn bản kiểm tra bản vẽ thi cụng của Ban QLDA giao thụng 9 và Cụng ty cổ phần Tư vấn xõy dựng 533 về việc yờu cầu điều chỉnh hồ sơ thiết kế BVTC cụng trỡnh gúi thầu số 19 tuyến Quản Lộ - Phụng Hiệp đoạn thuộc tỉnh Cà Mau;
Nay Cụng ty CP Kỹ thuật XDCB & Địa ốc Cao su làm cụng văn này đề nghị Cụng ty cổ phần Tư vấn XDGT 8 hoàn thành hồ sơ thiết kế bản vẽ thi cụng cụng trỡnh trờn theo đỳng như yờu cầu của Ban QLDA Giao thụng 9 và Cụng ty cổ phần Tư vấn xõy dựng 533, gởi gấp về cho Cụng ty chỳng tụi để chỳng tụi trỡnh cho Chủ đầu tư phờ duyệt làm cơ sở triển khai thi cụng cụng trỡnh đỳng theo tiến độ đó định”
(Cụng văn số 108/XDĐễCS-KHKT ngày 17/4/2008 của Cụng ty CP Kỹ thuật XDCB & Địa ốc Cao su)
Qua 3 vớ dụ trờn, chỳng tụi cú một số nhận xột sau:
Thứ nhất, cú thể thấy rằng cú sự khỏc nhau tương đối rừ rệt về cỏch bố cục nội dung. Trong vớ dụ 1, người ban hành văn bản chỉ đưa ra một căn cứ duy nhất cú liờn quan trực tiếp đến nội dung yờu cầu trong cụng văn, sau đú đưa ra một lý do chung chung, rồi cuối cựng đưa ra yờu cầu của mỡnh. Trong vớ dụ 2, người ban hành văn bản đưa ra nhiều căn cứ khỏc nhau làm cơ sở
phỏp lý cho việc ban hành cụng văn, sau đú đưa ra tỡnh hỡnh thực hiện dự ỏn, cuối cựng đưa ra yờu cầu. Trong vớ dụ 3, sau khi đưa ra căn cứ ban hành văn bản, người tạo lập văn bản trực tiếp đưa ra yờu cầu cụ thể. Như vậy, cựng mục đớch đưa ra yờu cầu nhưng những người ban hành văn bản lại cú những cỏch thức tổ chức nội dung riờng.
Thứ hai, những yờu cầu do người ban hành văn bản đưa ra mang tớnh chất bắt buộc cao bởi nú bị ràng buộc về mặt phỏp lý. Hay núi cỏch khỏc, dựa trờn những căn cứ được đảm bảo về mặt phỏp lý, người ban hành văn bản đưa ra những yờu cầu của mỡnh và người tiếp nhận phải cú trỏch nhiệm thực hiện.
Thứ ba, thụng thường, phần nội dung của những văn bản thuộc mụ hỡnh này thường cú bố cục như sau:
- Phần 1: Phần dẫn, đưa ra căn cứ. Những căn cứ này thường là: + Những quyết định liờn quan đến dự ỏn, hoặc
+ Những tài liệu liờn quan đến dự ỏn (hồ sơ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật...), hoặc + Hợp đồng ràng buộc giữa cỏc vai tham gia giao tiếp, hoặc
+ Những cụng văn cú liờn quan trực tiếp đến nội dung những yờu cầu đưa ra trong văn bản
- Phần 2: Nội dung chớnh của văn bàn, thường cú những nội dung: + Lý do chung chung nào đú (để đỏp ứng yờu cầu chủ đầu tư, để đỏp ứng tiến độ của dự ỏn...), hoặc
+ Tỡnh hỡnh chung của dự ỏn, hoặc + Cả hai nội dung trờn
- Phần 3: Đưa ra những yờu cầu cụ thể.
Thứ tư, những phần trong nội dung của cụng văn cú quan hệ mật thiết với nhau. Mối quan hệ này được thể hiện:
(1) Phần 1: đưa ra căn cứ - cơ sở đảm bảo tớnh phỏp lý của cụng văn (2) Phần 2: đưa ra lý do ban hành cụng văn
(3) Phần 3: đưa ra yờu cầu/ đề nghị
(1)+ (2)-->(3) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu khụng cú (1) và (2) thỡ sẽ khụng thể cú (3). Giữa cỏc phần này cú mối liờn hệ chặt chẽ với nhau. Và mối liờn hệ đú được thể hiện bằng cỏc phương tiện liờn kết khỏc nhau mà tiờu biểu nhất là cỏc phương tiện liờn kết hỡnh thức như: phộp lặp, phộp thế, phộp tuyến tớnh...
Thứ năm, xột về mặt lập luận, cỏc cụng văn thuộc loại này khụng sử dụng lập luận. Nếu cú thỡ chỉ sử dụng lập luận ở mức độ thấp, chẳng hạn như ở vớ dụ 1 và vớ dụ 2.
Vớ dụ 1:
“Để đảm bảo nhà thầu thi cụng đỳng hồ sơ thiết kế bản vẽ thi cụng và tiến độ của hợp đồng” là luận cứ --> kết luận: “Cụng ty XDCTGT 874 đề nghị Cụng ty cổ phần Tư vấn XDGT 8 hoàn chỉnh hồ sơ thiết kế BVTC gúi thầu trờn theo nội dung và thời gian của biờn bản thẩm tra bản vẽ thi cụng kốm theo cụng văn này”.
Vớ dụ 2:
Cú 2 luận cứ: (1) là “Hiện nay cỏc Tư vấn thực hiện cụng tỏc cắm mốc GPMB, LGĐB rất chậm chưa bàn giao mốc GPMB, LGĐB so với tiến độ dự ỏn”; (2) là “Để đảm bảo tiến độ chung của dự ỏn”
--> Kết luận: “Ban QLDA 5 đề nghị Tổng cụng ty thực hiện một số vấn đề sau:...”
Đối với những cụng văn thuộc mụ hỡnh 2, sự khỏc nhau trong phần nội dung được thấy rừ trong cỏc vớ dụ::
Vớ dụ 1:
“Để việc thực hiện thẩm tra khối lượng, dự toỏn cỏc gúi thầu dự ỏn nõng cấp QL50 được kịp thời, đảm bảo thời gian theo yờu cầu của Chủ đầu tư, Trung tõm TVXD Cửu Long – đơn vị tư vấn thẩm tra đề nghị cỏc đơn vị TVTK cung cấp khối lượng, dự toỏn cỏc gúi thầu thụng qua địa chỉ Email dưới đõy:...”
Trong cụng văn này, người ban hành văn bản chỉ dựa vào một lý do duy nhất là đỏp ứng yờu cầu của chủ đầu tư về thời gian để đưa ra yờu cầu của mỡnh. Như vậy, người ban hành văn bản gần như ngay lập tức đưa ra yờu cầu của mỡnh mà khụng đưa ra bất cứ thụng tin nào cú liờn quan đến vị thế giao tiếp giữa người ban hành và người tiếp nhận văn bản. Tuy nhiờn, qua ngụn ngữ sử dụng, chỳng ta cú thể thấy được điều đú. Cụ thể vị thế giao tiếp thể hiện qua thuật ngữ “thẩm tra” và qua động từ “đề nghị”. Theo Từ điển tiếng Việt [33], thuật ngữ “thẩm tra” cú nghĩa là “điều tra, xem xột lại xem cú đỳng, cú chớnh xỏc khụng”, động từ “đề nghị” cú nghĩa là “từ dựng ở đầu cõu để nờu lờn một yờu cầu, đũi hỏi phải làm theo (thường dựng thay thế cho một cõu mệnh lệnh để cho cú vẻ lịch sự hơn)”. Như vậy, người cú quyền thẩm tra phải là người ở vị thế xó hội cấp cao hơn. Trong ngành giao thụng cũng vậy. Cú thể về mặt vị thế xó hội thỡ hai đơn vị hoàn toàn ngang nhau. Nhưng khi một đơn vị được trao cho quyền thẩm tra hồ sơ của đơn vị cũn lại thỡ lỳc đú đơn vị này lại được mang một vị thế mới. Khi đú, đơn vị này cú quyền được đưa ra yờu cầu và đơn vị cũn lại khụng thể khụng thực hiện yờu cầu đú.
Vớ dụ 2:
“Dự ỏn Cải tạo nõng cấp QL37 đoạn Lũng Lụ - Mường Cơi, tỉnh Sơn La đó được Cục trưởng Cục ĐBVN phờ duyệt điều chỉnh dự ỏn đầu tư tại Quyết định số 1382/QĐ-CĐBVN ngày 03/8/2007 và phờ duyệt kế hoạch đấu thầu tại Quyết định số 1604/QĐ-CĐBVN ngày 18/8/2007. Theo kế hoạch đấu thầu được duyệt, cụng tỏc tổ chức đấu thầu cỏc gúi thầu xõy lắp phải được triển khai vào quý IV năm 2007. Tuy nhiờn, đến thời điểm hiện nay, hồ sơ TKKT và dự toỏn chi phớ xõy dựng vẫn chưa được phờ duyệt là quỏ chậm so với tiến độ yờu cầu. Để đảm bảo tiến độ dự ỏn, ngày 18/02/2008, Cục ĐBVN đó làm việc trực tiếp với Sở GTVT Sơn La, Tư vấn thiết kế. Sau khi nghe Chủ đầu tư, Tư vấn bỏo cỏo về tiến độ thực hiện, Cục ĐBVN yờu cầu Chủ đầu tư cựng cỏc đơn vị liờn quan khẩn trương thực hiện cỏc nội dung sau:...”
Việt Nam) Vớ dụ 3:
“ Ngày 21/01/2008, Ban QLCDA 18 đó cú văn bản số 147/PID2 yờu cầu Cụng ty khẩn trương hoàn thành hồ sơ TKKT và hoàn thành cụng tỏc cắm cọc GPMB &MLG cỏc gúi thầu R1 và R2 thuộc dự ỏn cải tạo nõng cấp QL27. Trong đú, Ban đó yờu cầu hoàn thành hồ sơ TKKT gửi Ban trước ngày 25/01/2008 nhưng đến nay (26/02/2008) cỏc cụng việc trờn vẫn chưa hoàn thành.
Như vậy, tiến độ thực hiện của Cụng ty là quỏ chậm so với yờu cầu, làm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự ỏn mà Bộ GTVT yờu cầu. Ban QLCDA 18 phờ bỡnh Cụng ty cổ phần tư vấn xõy dựng giao thụng 8 trong việc triển khai quỏ chậm trễ trờn, mặc dự Ban đó nhiều lần cú văn bản đụn đốc nhắc nhở và thỏo gỡ những khú khăn cho Cụng ty. Vỡ vậy một lần nữa, Ban QLCDA 18 yờu cầu Cụng ty cổ phần tư vấn xõy dựng giao thụng 8 khẩn trương hoàn thành dứt điển một số cụng việc sau:...”
(Cụng văn 404/PID2 ngày 26/02/2008 của Ban Quản lý cỏc dự ỏn 18) Trong hai vớ dụ trờn (2 & 3), sau khi đưa ra tỡnh hỡnh chung của dự ỏn (dự ỏn đang triển khai nhưng tiến độ thực hiện đang quỏ chậm so với yờu cầu), người ban hành văn bản đưa ra cỏc yờu cầu mang tớnh chất mệnh lệnh bắt buộc người tiếp nhận khụng thể khụng tuõn theo. Mệnh lệnh đú được thể hiện qua động từ “yờu cầu” (“yờu cầu” cú nghĩa là “nờu ra điều gỡ với người nào đú, tỏ ý muốn người ấy làm, biết rằng đú là việc thuộc nhiệm vụ, trỏch nhiệm hoặc quyền hạn, khả năng của người đú” [33]).
Qua tỡm hiểu và phõn tớch một số vớ dụ, chỳng tụi thấy rằng phần nội dung của cỏc cụng văn thuộc mụ hỡnh này thường cú bố cục như sau:
- Phần 1: Nội dung chớnh của văn bàn, thường cú những nội dung: + Lý do chung chung nào đú (để đỏp ứng yờu cầu chủ đầu tư, để đỏp ứng tiến độ của dự ỏn...), hoặc
+ Tỡnh hỡnh chung của dự ỏn, hoặc + Cả hai nội dung trờn
- Phần 2: Đưa ra những yờu cầu cụ thể.
Giữa hai phần này cú mối quan hệ chặt chẽ, được thể hiện qua cỏc phương tiện liờn kết, đặc biệt là cỏc phương tiện liờn kết hỡnh thức. Đối với cỏc cụng văn loại này, những cụng văn chỉ đưa ra một lý do chung chung rồi đưa ra yờu cầu rất ớt (chỉ cú 3 cụng văn). Đa số cỏc cụng văn thường trỡnh bày tỡnh hỡnh chung của dự ỏn, đưa ra lý do chung chung rồi mới đưa ra yờu cầu cụ thể. Vỡ cú bố cục như vậy nờn trong cỏc cụng văn thuộc loại này cú sử dụng phương thức lập luận như là một phương thức biểu hiện của tớnh mạch lạc. Hay núi cỏch khỏc, trong cỏc cụng văn thuộc loại này, người ban hành văn bản đó sử dụng phương thức lập luận bờn cạnh việc sử dụng cỏc phương thức liờn kết nội dung để tạo tớnh mạch lạc cho văn bản. Điều này sẽ được chỳng tụi phõn tớch cụ thể ở Chương 3.