Cụng văn hành chớnh - đối tượng nghiờn cứu chớnh của luận văn này - về cơ bản cũng phải đỏp ứng được cỏc đặc tớnh nờu trờn của văn bản hành chớnh.
Cụng văn hành chớnh là loại văn bản khụng chứa cỏc quy phạm phỏp luật. Nội dung của loại văn bản này rất đa dạng, nhưng chức năng chủ yếu của nú là truyền đạt thụng tin cho cỏc cơ quan đơn vị, cỏ nhõn cú liờn quan được biết và thực hiện một đề nghị/ yờu cầu nào đú được đưa ra trong văn bản. Cũng cú khi nú được dựng để truyền đạt một chủ trương hay chớnh sỏch chưa được thể chế hoỏ bằng cỏc văn bản thớch hợp. Trong trường hợp này, CVHC mang tớnh chất một văn bản mang tớnh phổ biến chớnh sỏch, chủ trương, được cỏc cơ quan quản lý sử dụng để định hướng cụng việc cho cỏc đơn vị trực thuộc hoặc để phối hợp với cỏc cơ quan khỏc cú liờn quan.
Trong mọi trường hợp, CVHC khụng thể dựng để thay thế cỏc văn bản mang tớnh quy phạm phỏp luật.
Núi túm lại, dựa trờn tư liệu mà chỳng tụi thu thập được (300 cụng văn cỏc loại), căn cứ vào vị thế giao tiếp của cỏc vai giao tiếp, theo chỳng tụi, CVHC trong ngành giao thụng cú thể chia thành cỏc nhúm nhỏ như sau:
a) Cụng văn cú phõn biệt vị thế giao tiếp
- Cụng văn cú vai giao tiếp là cấp trờn: Đõy là loại cụng văn do cấp trờn ban hành. Trong loại cụng văn này, những yờu cầu, đề nghị được đưa ra thường mang tớnh chất mệnh lệnh mà cấp dưới buộc phải tuõn theo. Do đú, ngụn ngữ sử dụng mang tớnh chất mệnh lệnh rừ rệt.
- Cụng văn cú vai giao tiếp là cấp dưới: Đõy là loại cụng văn đưa ra những lời yờu cầu, đề nghị mang tớnh chất thỉnh cầu, do đú, ngụn ngữ trong cụng văn mang tớnh thỉnh cầu. Người tiếp nhận văn bản loại này khụng bị ộp buộc phải đỏp ứng thỉnh cầu nhưng trờn thực tế bao giờ người tiếp nhận văn bản cũng cú hồi õm trả lời cho những thỉnh cầu đú.
b) Cụng văn khụng phõn biệt vị thế giao tiếp: Đú chớnh là loại cụng văn mời họp. Đõy là loại cụng văn mà cả hai vị thế giao tiếp (cấp trờn và cấp dưới) đều sử dụng. Ngụn ngữ sử dụng trong cỏc cụng văn thuộc loại này mang tớnh chất trung hoà.