* Thủ tục xuất kho và chứng từ kế toán sử dụng
Để quản lý tốt công tác xuất kho nguyên vật liệu, kế toán vật tư sử dụng các chứng từ sau :
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho theo hạn mức
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - ....
Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư; mã số; ĐVT; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán... Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 3 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán.
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận
cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho.
Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty được tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng được định mức sử dụng vật tư nhưng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật tư lập phiếu cho xuất vật tư ngay. Việc quản lý như vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật tư mà kế toán không kiểm soát được.
Công ty TNHH Nam Cường Mẫu số: 02-VT
91 Nguyễn Thái Học-Ba Đình-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 31 tháng 01 năm 2010 số : 4/31/1
Tài khoản nợ:621 Tài khoản có:1522
Người giao dịch: Nguyễn Lương Bằng Đơn vị:
Địa chỉ: Tổ lắp ráp
Diễn giải: Xuất linh kiện phục vụ sản xuất Xuất kho: 01
STT Tên vật tư Mã vật tư TK
vt
ĐVT SL Đơn
giá
Thành tiền
1 Gỗ chân đế GCDE 1522 Cái 200
2 Bạc ống 4 B04 1522 Cái 100
3 B ạc biên 180 BB180 1522 Cái 50
Tổng cộng tiền hàng
Ngày 31 tháng 01 năm 2010
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên