Theo quy định của bộ Tài Chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hóa. Riêng
vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Tại công ty TNHH Nam Cường quy định danh mục vật tư gồm 2 cấp, trong mỗi cấp được chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau, trong mỗi loại nguyên vật liệu lại có các nhóm khác nhau. Sau đây là danh mục một số vật tư trong công ty :
Mã vật tư Tên vật tư
AC26 AC28 AC4 AC6 AC8 ACKIM15 ACKIM20 ... ắc piston 26 ắc piston 28 ắc piston 4 ắc piston 6 ắc piston 8 áp chỉnh kim 15 áp chỉnh kim 20 .... Màn hình 3:
Trong danh mục trên: ACKIM là mã cấp 1 chỉ áp chỉnh kim
ACKIM15 là mã cấp 2 chỉ áp chỉnh kim loại 15
Mỗi loại vật tư lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho được sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng được tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho được mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B đến Z.
Mã một số kho trong công ty:
12 DAU KHT SON ....
Kho chân đôi máy Kho xăng dầu Kho hoàn thiện Kho sơn, dung môi ...
Màn hình 5: Danh mục kho
Trên cơ sở danh mục vật tư được xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng được danh mục tài khoản kế toán như sau:
Mã TK Tên tài khoản
1522 1523 1524 1526 1528 Nguyên vật liệu phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế
Thiết bị xây dựng cơ bản Vật liệu khác
Màn hình 6:
Việc khai báo các mã vật tư được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó.
Tóm lại: Mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không
nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.