2.2.5.1 Kế toán chi tiết nhập nguyên vật liệu tại công ty
* Thủ tục nhập vật liệu và các chứng từ kế toán sử dụng tại công ty
Mọi trường hợp nhập vật liệu tại công ty đều phải được xác nhận bằng một hệ thống đầy đủ thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Vân dụng QDD15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính công ty đã sử dụng các chứng từ trong phần hành kế toán chi tiết nhập vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hóa đơn GTGT
- ....
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, cụ thể là dựa trên những hợp đồng đã được ký kết, các đơn đặt hàng, khả năng tiêu thụ của thị trường ... xác định nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính cho kỳ tới. Tiếp đó phòng kinh doanh ( vì phòng này có chức năng theo dõi mua hàng và bán hàng) lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với sự đồng ý ( ký duyệt) của giám đốc, phòng vật tư cử người đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cấu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay đình trễ.
Trường hợp 1: Nhập kho do mua mua ngoài Trường hợp mua trong nước:
Vật liệu tại công ty chủ yếu là do mua ngoài với khối lượng lớn. Để đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm làm ra, trước khi nhập kho công ty thường tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm.
Ví dụ: Trường hợp nhập vật tư do mua trong nước, khi người bán vận chuyển đến nhà máy, căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” và phiếu “yêu cầu vật tư” ngày 09 tháng 01 năm 2010, công ty tiến hành kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư” và nhân viên phòng vật tư ghi phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao phòng vật tư, 1 liên giao cho phòng kế toán, 1 liên giao cho người bán. Người bán căn cứ vào phiếu nhập kho này và đề nghị chi do phòng vật tư lập hoặc hóa đơn, hợp đồng kinh tế … và những chứng từ liên quan khác để yêu cầu thủ quỹ thanh toán tiền hàng.
PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ I. Bộ phận yêu cầu ghi
Bộ phận yêu cầu Ngày yêu cầu Hạn thực hiện Nguồn cung cấp Phòng vật tư 09/01/2010 13/01/2010 trong nước Lý do yêu cầu: phục vụ sản xuất
TT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Qui cách
ĐVT Số lượng Ghi chú
01 chân máy loại S1105 Đôi 50
02 chân máy loại S195 Đôi 400
03 chân máy loại S1110 Đôi 1500
04 chân máy loại S1100 Đôi 500
05 chân máy loại S1115 Đôi 500
06 chân máy loại S1125 Đôi 100
07 chân máy loại R180 Đôi 1600
Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận xét (ký, họ tên) Người phê duyệt (ký, họ tên) II. Bộ phận mua hàng ghi
TT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Tên nhà cung ứng
ĐVT Số lượng Tiến độ giao hàng 01 chân máy loại S1105 Tạ Văn
Duy
Đôi 50 13/01/2010
02 chân máy loại S195 Đôi 400
03 chân máy loại S1110 Đôi 1500
04 chân máy loại S1100 Đôi 500
05 chân máy loại S1115 Đôi 500
06 chân máy loại S1125 Đôi 100
chân máy loại R180 Đôi 1600
Lựa chọn khác: Cách giải quyết khác:
Người phê duyệt (ký, họ tên
Người nhận xét (ký, họ tên)
Người phê duyệt (ký, họ tên)
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG MV/2009B liên 2: giao cho khách hàng 0076953
Ngày 07 tháng 01 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Tạ Văn Duy
Địa chỉ: Thiên Hương-Thủy Nguyên-Hải Phòng Số tài khoản:
MST: 0200636730
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Báu Tên đơn vị: công ty TNHH Nam Cường
Địa chỉ: Số 91-Nguyễn THái Học- Ba Đình-Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0100994700 STT
Tên hàng hóa, dịch
vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
01 chân máyloại S1105 đôi 50 38.000 1.900.000 02 chân máyloại S195 đôi 400 39.000 15.600.000 03 chân máyloại S1110 đôi 1550 41.200 63.860.000 04 chân máyloại S1100 đôi 500 45.000 22.500.000 05 chân máyloại S1115 đôi 560 45.100 25.256.000 06 chân máyloại S1125 đôi 100 44.500 4.450.000 07 chân máyloại R180 đôi 1600 40.300 64.480.000 Cộng tiền hàng 198.046.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9.902.300
Tổng cộng tiền thanh toán 207.948.300 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh bảy triệu chín trăm bốn mươi tám ngàn ba trăm đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên)
Công ty TNHH Nam Cường Cộng hóa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – tự do – hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ vào hợp đồng số 0021 ngày 05 tháng 01 năm 2010 giữa Công ty TNHH Nam Cường (bên mua) và cơ sở cơ khí đúc Duy Phương.
Căn cứ vào một số hóa đơn chứng từ khác có liên quan.
Hôm nay, ngày 13 tháng 01 năm 2010 vào hồi 9 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có: Ông Trần Ngọc Dần - giám đốc công ty TNHH Nam Cường
Bà Lương Thị Liên – Trưởng phòng kế toán Ông Võ Văn Thành – kế toán vật tư
Ông Lê Văn Nam – phụ trách vật tư
Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng với nội dung sau: TT Tên vật tư, hàng hóa,dịch vụ ĐVT Chủngloại
Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo HĐ Thực nhập
01 chân máy loại S1105 Đôi 50 50 Đảm
bảo chất lượng
02 chân máy loại S195 Đôi 400 400
03 chân máy loại S1110 Đôi 1500 1500
04 chân máy loại S1100 Đôi 500 500
05 chân máy loại S1115 Đôi 500 500
06 chân máy loại S1125 Đôi 100 100
07 chân máy loại R180 Đôi 1600 1600
Kết luận của ban kiểm nghiệm: những loại chân máy trên đảm bảo chất lượng và mẫu mã, Ban kiểm nghiệm cho phép nhập kho toàn bộ. Biên bản hoàn thành vào 10h30 cùng ngày.
Các thành viên tham dự ký xác nhận Phòn kế toán Phụ trách vật tư Phòng vật tư (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty TNHH Nam Cường
91 Nguyễn Thái Học-Ba Đình-Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 13 thàng 01 năm 2010
số:1/13/1 Người cung ứng: Tạ Văn Duy
Địa chỉ: Thiên Hương-Thủy Nguyên-Hải Phòng Theo hợp đồng số: 0021 ngày 05 tháng 01 năm 2010 Người nhận hàng: Trần Văn Báu
Nhập tại kho: Kho vật tư
STT Tên hàng, quy cách ĐVT Số lượng Giá trị Thành tiền Yêu
cầu Thực nhập chân máy loại
S1105
chân máy loại S195 chân máy loại S1110
chân máy loại S1100
chân máy loại S1115
chân máy loại S1125
chân máy loại R180
Đôi Đôi Đôi Đôi Đôi Đôi Đôi 50 400 1500 500 500 100 1000 50 400 1500 500 500 100 1000 38.000 39.000 41.200 45.000 45.100 44.500 40.300 1.900.000 15.600.000 63.860.000 22.500.000 25.256.000 4.450.000 64.480.000 198.046.000 9.902.300 207.948.300
Cộng
Thuế GTGT 5% Cộng
Trị giá tiền: hai trăm linh bảy triệu chín trăm bốn tám nghìn ba trăm đồng
Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Trường hợp nhập từ nước ngoài:
Căn cứ vào tờ khai hai quan, vận đơn, hợp đồng ký kết giữa hai bên, invoice gửi kèm của bên bán, nhà máy cũng tiến hành kiểm nghiệm vật tư như trường hợp nhập kho từ nguồn trong nước và ghi phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: 1 liên giao tại phòng vật tư, 1 liên giao cho phòng kế toán kèm theo chứng từ gốc, kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi vào thẻ kho và sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài.
CONTRACT(trích)
Contract No: HZ09NCC100106 Hanoi: January 6, 2010 Beetwen: HANGZHUO ADVANCE GEARBOX GROUP CO., LTD
Addess: No45, Xiaojin road, Xiaoshan, Hangzhou, Zhejiang, P.R.China Tell: 0086.571.826 808 08 Fax: 0086.571.826 738 77
Represented by: Mr MAO JIAN PING – G.Manager Account No: 63282100011875
Bankname: China Citic Bank Hangzhoi Branch
SWIFT BIC: CIBKCNBJ310
And: NAMCUONG CO., LTD
Addess: No 91 Nguyen Thai Hoc Street, Hanoi, Vietnam Tell: 0084.4.633 05 35 Fax: 0084.4.633 03 10 Account No: 0611100085002
Bankname: MILITARY COMMERCIAL JOINT STOCK BANK-MCSB Represented by: Mr TRAN NGOC DAN – Manager
It is agreed that the Seller commits to sell and the Buyer commits to buy the following deseribed goods upon the tém and condition as follows:
Article 1: Commodity – Quantity – Price
No Specification packing and shipping mark Quantity (SETS) U/price (USD) Amuont (USD) ADVANCE MARINE GEARBOX (100% NEW) 1 MA100A-3:1 3 100 300.00 2 MA100A-3:5:1 3 100 300.00 3 MA125-3:1 3 302 906.00 4 MA125-3:5:1 3 302 906.00 5 135A-4:1 2 700 1,400.00 6 16A-3:1 70 90 6,300.00 7 16A-3:5:1 90 90 8,100.00 8 06-3:1 20 75 1,500.00 Total 194 19,712.00
(CIP price in words: Nineteen thousand Seven hundred and twelve US Dollars) .
. .
HANGZHOU ADVANCE GEARBOX GROUP CO., LTD.
NO.45 XIAOJIN RD.XIAOSHAN,ZHE,CHINA
TEL: 0086.571.82680808 FAX: 0086.571.82673877
INVOICE
TO: NAM CUONG CO.,LTD INVOICE DATE:JAR,08,2010
NO.91 NGUYEN THAI HOC STREET INVOICE NO: G09204
BA DINH,HA NOI,VIET NAM CONTRACT N HZ09NCC-100106
DATE: JAR,6,2010
SHIPPED FROM: Shanghai TO: ICD GIALAM,HANOI,VIETNAM
PAYMENT T/T
MARKS AND
ITEM NO. QUANTITY ANDDéCRIPTIONS NIT PRICE AMOUT
CIP ICD GIALAM,HANOI,VIETNAM CIP VALUE
ADVENCE MARINE GEARBOX (100% NEW)
MA100A-3:1 3SETS USD100.00 USD300.00
MA100A-3:5:1 3 SETS USD 100.00 USD 300.00
MA125-3:1 3 SETS USD 302.00 USD 906.00
MA125-3:5:1 3 SETS USD 302.00 USD 906.00
135A-4:1 2 SETS USD 700.00 USD 1, 400.00
16A-3:1 70 SETS USD 90.00 USD 6,300.00
16A-3:5:1 90 SETS USD 90.00 USD 8,100.00
06-3:1 20 SETS USD 75.00 USD 1,500.00
Total 194 USD 19,712.00
Công ty TNHH Nam Cường
91 Nguyễn Thái Học-Ba Đình-Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 11 thàng 01 năm 2010 số:1/11/1
Người cung ứng: HANGZHOU ADVANCE GEARBOX GROUP CO., LTD. Theo hợp đồng số: HZ09NCC100106 ngày 06/01/2010
Người nhận hàng: Trần Văn Chiến Nhập tại kho: Kho hoàn thiện
STT Tên hàng, quycách ĐVT Số lượng Giá đơn vị(USD) Thành tiền(USD) Yêu cầu Thựcnhập 1 MA100A-3:1 Cái 3 3 100 300.00 2 MA100A-3:5:1 Cái 3 3 100 300.00 3 MA125-3:1 Cái 3 3 302 906.00 4 MA125-3:5:1 Cái 3 3 302 906.00 5 135A-4:1 Cái 2 2 700 1,400.00 6 16A-3:1 Cái 70 70 90 6,300.00 7 16A-3:5:1 Cái 90 90 90 8,100.00 8 06-3:1 Cái 20 20 75 1,500.00 Cộng 194 194 19,712.00 (tỷgiá:19.400) 382.412.800đ Thuế nhập khẩu 0 Thuế GTGT 10% 38.241.280đ Cộng 420.654.080đ
Trị giá tiền: Bốn trăm linh hai triệu sáu trăm năm tư nghìn linh tám đồng
Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Trường hợp 2 : Do sử dụng không hết nhập lại kho
Thông thường đối với trường hợp này, trước hêt phải căn cứ vào ô ‘‘biên bản kiểm nghiệm vật tư’’ hoặc ‘‘Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ’’ do từng phân
xưởng lập ra và trinh lên phòng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư thì mới viết phiếu nhập kho. Nhưng công ty lại không sử dụng 2 loại giấy tờ trên mà lập phiếu nhập kho luôn.
Trường hợp 3 : Nhập phế liệu thu hồi
Phế liệu được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua hình thức kiểm ra, cân, đo, đong, đếm nào.
2.2.5.2 Kế toán chi tiết xuất nguyên tại công ty TNHH Nam Cường
* Thủ tục xuất kho và chứng từ kế toán sử dụng
Để quản lý tốt công tác xuất kho nguyên vật liệu, kế toán vật tư sử dụng các chứng từ sau :
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho theo hạn mức
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - ....
Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho sự cố), phòng vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau: STT; tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư; mã số; ĐVT; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán... Phiếu xuất kho cũng yêu cầu lập tối thiểu là 3 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên lưu ở đơn vị nhận vật tư, 1 liên lưu ở phòng tài chính kế toán.
Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho giao vật tư hàng hoá cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận
cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ thủ kho giao phiếu cho phòng Vật tư và phòng Tài chính kế toán để ghi chép vào sổ sách và lập báo cáo vật tư theo quy định. Kế toán vật tư và thủ kho phải đối chiếu và ký xác nhận sau khi nhận phiếu xuất kho.
Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ ở Công ty được tổ chức chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình nhập-xuất thuận lợi đúng quy định. Song mặc dù phòng Kế hoạch đã xây dựng được định mức sử dụng vật tư nhưng Công ty không sử dụng "Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức" mà khi có yêu cầu về vật tư lập phiếu cho xuất vật tư ngay. Việc quản lý như vậy có thể dẫn đến sử dụng lãng phí vật tư mà kế toán không kiểm soát được.
Công ty TNHH Nam Cường Mẫu số: 02-VT
91 Nguyễn Thái Học-Ba Đình-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 31 tháng 01 năm 2010 số : 4/31/1
Tài khoản nợ:621 Tài khoản có:1522
Người giao dịch: Nguyễn Lương Bằng Đơn vị:
Địa chỉ: Tổ lắp ráp
Diễn giải: Xuất linh kiện phục vụ sản xuất Xuất kho: 01
STT Tên vật tư Mã vật tư TK
vt
ĐVT SL Đơn
giá
Thành tiền
1 Gỗ chân đế GCDE 1522 Cái 200
2 Bạc ống 4 B04 1522 Cái 100
3 B ạc biên 180 BB180 1522 Cái 50
Tổng cộng tiền hàng
Ngày 31 tháng 01 năm 2010
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên
2.2.5.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHHNam Cường. Nam Cường.
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành đồng thời tại phòng kế toán và kho. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song rất phù hợp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
*) Ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép kiểm tra đối chiếu số liệu và được quản lý tốt hơn.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. Mỗi thẻ kho được mở một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.
*) Ở phòng kế toán :
Khi nhận thẻ kho cùng phiếu nhập, phiếu xuất của thủ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu. Nhân viên của phòng kế toán tại kho tiến hành kiểm tra số nhập, xuất tồn. Sau đó tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất phân loại phiếu nhập theo nguồn nhập, còn phiếu xuất theo từng công trình và nhập dữ liệu vào máy tính, ghi chép số liệu vào phiếu nhập kho và khai báo tài khoản chi tiết có bậc chi tiết sau cùng (bậc n) để máy vào sổ, sau đó máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu ở các tài khoản có bậc chi tiết trước nó (bậc n-1).
Sau khi nhập cho từng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra: sổ chi tiết vật tư và thẻ kho
Công ty TNHH Nam Cường
91 Nguyễn Thái Học-Ba Đình-Hà Nội
THẺ KHO
Kho: 03 - kho linh kiện lắp ráp