Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, cũng như trong điều kiện lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty là phù hợp. Dễ dàng cho việc lập trình mà vẫn phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phòng Tài chính kế toán Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Smartsoft.Ed(08Q15) của công ty phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam thiết kế dành riêng cho công ty TNHH Nam Cường với giao diện như sau:
Màn hình 1:
Một số đăc điểm nổi bật của phần mềm là:
Khi nhấn đúp vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình máy tính thì màn hình giao diện của phần mềm sẽ hiện ra như trên. Ngưới sử dụng chỉ việc điền tên và mật khẩu đúng rồi ấn enter thì màn hình hệ thống hiện ra như sau:
Màn hình 2:
Màn hình hệ thống bao gồm các mục như: hệ thống, tổng hợp, vốn bằng tiền, bán hàng, mua hàng, vật tư, giá thành, tài sản, công cụ, các giao dịch kế toán các báo cáo và các số dư đầu kỳ. Các mục nay khá đơn giản và dễ sử dụng, người sử dụng chỉ cần kich chuột vào các mục đó, máy sẽ hiện ra các chương trình ứng dụng phù hợp với yêu cầu người sử dụng.
Máy tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính giá thành sản phẩm, tự động tính và trích khấu hao tài sản cố định, tự in báo cáo, các chứng từ theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu
Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã làm giảm hẳn khối lượng công việc như : ghi sổ kế toán, kết chuyển tính giá thành ; rút ngắn thời gian tổng hợp và lập các báo cáo kế toán vì máy sẽ tự động làm những công việc này. Cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Tuy nhiên máy tính và phương tiện kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là cần thiết xong không thể thay thế hoàn toàn con người. Sử dụng và điều khiển máy tính vẫn là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Họ vẫn phải thực hiện được các công việc sau : Phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc. Nhập
phiếu nhập kho phiếu xuất kho phần mềm kế toán máy vi tính thẻ, sổ chi tiết vật tư sổ cái t i khoà ản 152, báo cáo nhập xuất tồn
dữ vào chứng từ trên máy vẫn phải dựa trên các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các kế toán viên chỉ phải nhập số liệu và định khoản một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với các tài khoản chi tiết ở bậc sau cùng (sổ chi tiết), sau đó máy sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ đó vào các tài khoản cấp cao hơn và vào tài khoản tổng hợp (sổ cái). Còn kế toán tổng hợp sẽ cập nhật trực tiếp trên tài khoản tổng hợp (sổ cái) ở phần dành riêng cho kế toán tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp lệnh cho máy tổng hợp số liệu và đối chiếu với các phần hành kế toán. Kế toán phải phân tích số liệu trên các sổ, các báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp.
Ví dụ: Nhận được phiếu nhập kho ngày 10/01/2010 nhập kho ắc piston 6, số lượng 4500 cái, đơn giá nhập:`1.200đ/cái; thuế suất T.GTGT 10% chưa trả tiền người bán là cơ sở cơ khí đúc Duy Phương. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi vào TK Nợ là TK 1521, TK Có là TK 331 và TK phản ánh thuế GTGT được khấu trừ là TK 1331. Kế toán nguyên vật liệu chỉ cần nhập số lượng, đơn giá và % thuế suất sau đó máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền thanh toán là 5.940.000đ và số thuế GTGT được khấu trừ là 540.000đ. Sau khi cập nhật trên TK 1521, máy sẽ tự động cập nhật lần lượt vào các TK cấp cao hơn TK 1521 và cuối cùng đến TK 152-nguyên vật liệu. Cuối kỳ, sổ cái TK152 sẽ được dùng để đối chiếu với các bảng kê nhập-xuất-tồn và các sổ chi tiết.
Tuy thực hiện kế toán trên máy nhưng các số liệu đều phải được in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành, được Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt.
Hiện nay, để phục vụ nhu cầu quản lý Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu giữ và bảo quản đúng chế độ.