2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Nam Cường
Công ty TNHH Nam Cường là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân. Công ty đã áp dụng hình thức công tác kế toán tập trung, nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công ty. Phòng kế toán gồm có 6 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau.
Kế toán trưởng: Là người phân công việc cho các thành viên. Theo dõi giám sát các số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại công ty. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty và các lãnh đạo có thẩm quyền.
Kế toán tổng hợp:
Theo dõi tất cả số liệu của kế toán vật tư, kế toán thành phẩm, hàng hóa, kế toán công nợ, thủ quỹ. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm. Tập hợp các loại báo cáo từ các bộ phận khác.
Kế toán vật tư hàng hóa:
Theo dõi số liệu về việc nhập – xuất vật liệu. Phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng giá thành thực tế nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng giá thành thực tế xuất kho. Phân bổ giá trị nguyên vật liệu sử dụng các sản phẩm để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu
tồn kho.
Theo dõi số liệu về nhập xuất hàng hóa, thành phẩm. Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập kho và xuất kho thành phẩm. Lập bão cáo về hàng tồn kho.
Kế toán tiền mặt:
Thanh toán các khoản thu chi, bão cão hàng ngày về tình hình tiền mặt tồn tại quỹ cho ban giám đốc nhằm đảm bảo kế hoạch tiền tệ sao cho xuyên suet của công ty. Cập nhật chứng từ ngân hàng, nhập số liệu vào máy vi tính , tiến hành ra soát sổ phụ thường xuyên đảm bảo thành toán chính xác đúng đối tượng.
Kế toán công nợ:
Theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu, phải trả cho khách hàng, các khoản vay ngắn hạn, dài hạn của công ty, thời hạn thanh toán, nhằm báo cáo kịp thời cho ban giám đốc, kết hợp với phòng kế toán sao cho lưu chuyểh tiền tệ của doanh nghiệp ổn định.
Thủ quỹ:
Dựa trên phiếu chi, phiếu thu Thủ quỹ theo dõi thu, chi quỹ và theo dõi số quỹ.
Sơ đồ2.3: Mô hình bộ máy kế toán của công ty TNHH Nam Cường
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KT TIỀN MẶT KT VẬT TƯ -HÀNG HÓA KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ
2.1.4.2 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty và phần mềm kế toán công tyáp dụng áp dụng
Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC.
Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng là: Theo hình thức nhật ký chung, kỳ kế toán của công ty là tháng, công ty kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đánh giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định, hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, thực hiện khấu hao tài sản theo phương pháp tuyến tính.
2.1.4.3 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng.
Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, cũng như trong điều kiện lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty là phù hợp. Dễ dàng cho việc lập trình mà vẫn phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phòng Tài chính kế toán Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Smartsoft.Ed(08Q15) của công ty phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam thiết kế dành riêng cho công ty TNHH Nam Cường với giao diện như sau:
Màn hình 1:
Một số đăc điểm nổi bật của phần mềm là:
Khi nhấn đúp vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình máy tính thì màn hình giao diện của phần mềm sẽ hiện ra như trên. Ngưới sử dụng chỉ việc điền tên và mật khẩu đúng rồi ấn enter thì màn hình hệ thống hiện ra như sau:
Màn hình 2:
Màn hình hệ thống bao gồm các mục như: hệ thống, tổng hợp, vốn bằng tiền, bán hàng, mua hàng, vật tư, giá thành, tài sản, công cụ, các giao dịch kế toán các báo cáo và các số dư đầu kỳ. Các mục nay khá đơn giản và dễ sử dụng, người sử dụng chỉ cần kich chuột vào các mục đó, máy sẽ hiện ra các chương trình ứng dụng phù hợp với yêu cầu người sử dụng.
Máy tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính giá thành sản phẩm, tự động tính và trích khấu hao tài sản cố định, tự in báo cáo, các chứng từ theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu
Việc áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã làm giảm hẳn khối lượng công việc như : ghi sổ kế toán, kết chuyển tính giá thành ; rút ngắn thời gian tổng hợp và lập các báo cáo kế toán vì máy sẽ tự động làm những công việc này. Cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin đặc biệt là công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Tuy nhiên máy tính và phương tiện kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán là cần thiết xong không thể thay thế hoàn toàn con người. Sử dụng và điều khiển máy tính vẫn là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ. Họ vẫn phải thực hiện được các công việc sau : Phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc. Nhập
phiếu nhập kho phiếu xuất kho phần mềm kế toán máy vi tính thẻ, sổ chi tiết vật tư sổ cái t i khoà ản 152, báo cáo nhập xuất tồn
dữ vào chứng từ trên máy vẫn phải dựa trên các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các kế toán viên chỉ phải nhập số liệu và định khoản một nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với các tài khoản chi tiết ở bậc sau cùng (sổ chi tiết), sau đó máy sẽ tự động cập nhật nghiệp vụ đó vào các tài khoản cấp cao hơn và vào tài khoản tổng hợp (sổ cái). Còn kế toán tổng hợp sẽ cập nhật trực tiếp trên tài khoản tổng hợp (sổ cái) ở phần dành riêng cho kế toán tổng hợp. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp lệnh cho máy tổng hợp số liệu và đối chiếu với các phần hành kế toán. Kế toán phải phân tích số liệu trên các sổ, các báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp.
Ví dụ: Nhận được phiếu nhập kho ngày 10/01/2010 nhập kho ắc piston 6, số lượng 4500 cái, đơn giá nhập:`1.200đ/cái; thuế suất T.GTGT 10% chưa trả tiền người bán là cơ sở cơ khí đúc Duy Phương. Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi vào TK Nợ là TK 1521, TK Có là TK 331 và TK phản ánh thuế GTGT được khấu trừ là TK 1331. Kế toán nguyên vật liệu chỉ cần nhập số lượng, đơn giá và % thuế suất sau đó máy sẽ tự động tính ra tổng số tiền thanh toán là 5.940.000đ và số thuế GTGT được khấu trừ là 540.000đ. Sau khi cập nhật trên TK 1521, máy sẽ tự động cập nhật lần lượt vào các TK cấp cao hơn TK 1521 và cuối cùng đến TK 152-nguyên vật liệu. Cuối kỳ, sổ cái TK152 sẽ được dùng để đối chiếu với các bảng kê nhập-xuất-tồn và các sổ chi tiết.
Tuy thực hiện kế toán trên máy nhưng các số liệu đều phải được in ra sổ sách hàng tháng. Những sổ sách này phải có đầy đủ chữ ký của kế toán phần hành, được Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xem xét, ký duyệt.
Hiện nay, để phục vụ nhu cầu quản lý Công ty quy định cho các đơn vị thành viên đều phải mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu giữ và bảo quản đúng chế độ.
2.2 Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ởcông ty TNHH Nam Cường. công ty TNHH Nam Cường.
2.2.1 Tình hình chung của nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nam Cường
Xuất phát từ mục tiêu là đơn vi đi đầu trong sản xuất, lắp ráp động cơ Diesel và đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của thị trường nên công ty đã quan tâm đến yếu tố đầu vào cho công ty ( là các loại nguyên vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú cả về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, nhu cầu về nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần được giải quyết từ những nguồn trong nước mà chúng còn được nhập từ các nhà sản xuất nước ngoài để đáp ứng những tính năng kỹ thuật cao cho sản phẩm. Trong đó có những nhà cung cấp trong nước như : cơ sở cơ khí đúc Duy Phương, doanh nghiệp tư nhân Hiền Huy, doanh nghiệp tư nhân Việt Long,... Động cơ Diesel và các linh kiện động cơ Diesel được nhập từ các nhà cung cấp lớn trên thế giới như : công ty Chang Chai, công ty HANGZHOU AVANCE GEARBOX GROUP ...
Ngoài ra để quản lý vật liệu không những đảm bảo cho yêu cầu tiếp nhận nhanh chóng, chính xác cả về số lượng, chất lượng, chủng loại cũng như việc xuất dùng vật liệu được kịp thời, đầy đủ, nhà máy đã cho lập các kho vật tư để lưu trữ vật liệu bao gồm : Kho hoàn thiện; kho sơn, dung môi ; kho xăng dầu; kho vật tư chính. Các kho đều được thủ kho theo dõi về số lượng cũng như về chất lượng. Trong trường hợp xảy ra thiếu hụt mất mát, công ty sẽ có những hình thức kỷ luật phù hợp nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của các thủ kho trong việc bảo vệ tài sản chung của công ty.
Chi phí nguyên vật liệu được nhà máy quản lý theo định mức tiêu hao. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu được xác định cho từng loại sản phẩm, từng chi tiết sản phẩm. Tất cả mọi nhu cầu nguyên vật liệu đều xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất.
Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Để tăng cường tính tự động hoá của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng.
- Vật tư - Kho
- Nguồn cung cấp.
2.2.2- Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nam Cường.
Do hoạt động kinh doanh chính của Công ty là sản xuất, lắp ráp động cơ Diesel. Vì vậy, nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thù riêng.
Nguyên vật liệu của Công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau, có quy cách kích cỡ và đơn vị tính khác nhau nên được phân thành những loại khác nhau. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, bao gồm các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: động cơ Diesel, hộp số thủy,...
- Vật liệu phụ: Linh phụ kiện như acpiton, quạt gió, bạc biên...
- Nhiên liệu: Xăng, dầu chạy máy trong qua trình sản xuất, lắp ráp động cơ Diesel
- Vật liệu khác: sơn, đinh, gỗ....
Việc phân loại nguyên vật liệu trên nhằm tổ chức tốt việc bảo quản nguyên vật liệu. Đây cũng là tiền đề tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm.
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty2.2.3.1 Đánh giá vật liệu nhập kho 2.2.3.1 Đánh giá vật liệu nhập kho
Đối với nguyên vật liệu nhập kho xảy ra một số trường hợp cơ bản sau: Trường hợp 1: thông thường nguyên vật liệu nhập về được giao tận nơi ( tại công ty ) thì khi đó giá nguyên vật liệu nhập kho là giá bán ghi trên hóa đơn cộng với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng công ty phải chịu.
Ví dụ: Với phiếu nhập kho ngày 11/01/2010 ( trích) :
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 11 tháng 01 năm 2010 STT Tên hàng, qui
cách
ĐVT Số lượng Giá đơn
vị
Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
01 Chân máy S1105 Cái 420 420 39.500đ 16.590.000đ
Thuế VAT 10%) 1.659.000đ
Vận chuyển 210.000đ
Cộng 18.459.000đ
Như vậy theo phiếu nhập kho trên thì giá nhập kho của loại vật liệu chân máy S1105 là : 16.590.000 + 210.000 = 16.800.000đ.
Trường hợp 2: Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh công ty phải nhập một
số nguyên vật liệu từ nước ngoài như : Động cơ Diesel, các linh kiện động cơ Diesel nên kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hóa đơn + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển vật liệu về kho.
Ví dụ : Với phiếu nhập kho sau ( trích) :
PHIẾU NHẬP KHO (trích) Ngày13 tháng 01 năm 2010 STT Tên hàng, qui
cách
ĐVT Số lượng Giá đơn
vị
Thành tiền Yêu cầu Thực
nhập 01 Động cơ Diesel
máy tuốt lúa
Cái 405 405 32 USD 12.960 USD
(Tỷgiá :19.600) 254.016.000đ Thuế NK(10%) 25.401.600đ Cộng 279.417.600đ Thuế VAT 10% 27.941.760đ Chi phí khác 1.150.000đ
Theo phiếu xuất kho này thì vật liệu động cơ Diesel dành cho máy tuốt lúa nhập kho được ghi theo giá 279.417.600 + 1.150.000 = 280.567.600đ.
Như đã giới thiệu ở trên vì công ty áp dụng luật thuế theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho vật liệu thì trị giá thực tế được ghi theo giá hóa đơn
chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT sẽ được hạch toán riêng vào tài khoản 133 – thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp 3: Trên thực tế công ty có với những đơn vị bán hàng áp dụng
hình thức thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khi đó đơn vị bán hàng sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng.
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG ( trích)
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Vòng bi 608 vòng 1500 8200 12.300.000đ
Trong trường hợp này giá vật liệu ghi trên hóa đơn là giá đã bao gồm cả thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán. Công ty không được khấu trừ thuế GTGT khi hạch toán vật liệu ( Vòng bi 608) nhập kho. Giá nhập kho sẽ là : 12.300.000đ
2.2.3.2 Đánh giá vật liệu xuất kho tại công ty TNHH Nam Cường
Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định để tính giá vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này :
-Đơn giá bình quân này được xác định cho từng thứ vật tư (từng mặt hàng).
- Đơn giá bình quân xác định cho cả kỳ:
ĐGBQ gia quyền cố định
=
Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL nhập kho trong kỳ
kỳ nhập trong kỳ Trị giá NVL xuất kho = ĐGBQ gq cố định x Số lượng NVL xuất kho
Việc tính giá NVL xuất kho là tự động trên máy, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho. Giá xuất sẽ được máy tự động tính ngay sau đó.(Việc xây dựng cài đặt trong chương trình kế toán được tiến hành ngay từ đầu khi sử dụng phần mềm).
Ví dụ: Trong tháng 01 năm 2010 đối với chân máy loại R180 có tình hình nhập-
xuất-tồn sau (đvt: cái)
+ Tồn đầu kỳ: Số lượng 515
Số tiền: 20.116.750 + Tình hình nhập kho háng 1 như sau:
Ngày 08/01/2010 nhập 120 đôi, ĐG: 38.000 đ Ngày 19/01/2010 nhập 250 đôi, ĐG: 39.000 đ Ngày 25/01/2010 nhập 130 đôi, ĐG: 38.500 đ + Ngày 06/01/2010 xuất 126 đôi