Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế của NVL nhập, xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Số lượng hàng xuất kho = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ - Số lượng hàng tồn cuối kỳ Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng TK 152, nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ.
Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- Mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tăng, giảm trong kỳ. Tài khoản này không có số dư, được mở chi tiết theo hai tài khoản cấp 2:
- TK 6112- Mua hàng hoá.
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp kê khai thường xuyên: TK 111, 128,222,621,641,642,331…
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ được biểu diễn khái quát bằng sơ đồ sau (Sơ đồ 1.5)
TK151,152 TK611 TK111,112,331
Đkỳ, k/c trị giá NVL Trị giá hàng mua trả lại, hiện có đầu kỳ CKTM, giảm giá hàng mua
TK133
TK111,112,331,141... TK412 (nếu có)
Trị giá NVL mua chênh lệch giảm khi đánh giá vào trong kỳ TK133 lại vật tư
(nếu có) TK151,152 ( Ckỳ, k/c trị giá NVL
TK631,411,711,412 hiện có cuối
TK621,627,641,642 Trị giá NVL tăng trong k/c trị giá vốn NVL
kỳ do các nguyên khác xuất dùng trong kỳ