Đối với nguyên vật liệu nhập kho xảy ra một số trường hợp cơ bản sau: Trường hợp 1: thông thường nguyên vật liệu nhập về được giao tận nơi ( tại công ty ) thì khi đó giá nguyên vật liệu nhập kho là giá bán ghi trên hóa đơn cộng với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng công ty phải chịu.
Ví dụ: Với phiếu nhập kho ngày 11/01/2010 ( trích) :
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 11 tháng 01 năm 2010 STT Tên hàng, qui
cách
ĐVT Số lượng Giá đơn
vị
Thành tiền Yêu cầu Thực nhập
01 Chân máy S1105 Cái 420 420 39.500đ 16.590.000đ
Thuế VAT 10%) 1.659.000đ
Vận chuyển 210.000đ
Cộng 18.459.000đ
Như vậy theo phiếu nhập kho trên thì giá nhập kho của loại vật liệu chân máy S1105 là : 16.590.000 + 210.000 = 16.800.000đ.
Trường hợp 2: Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh công ty phải nhập một
số nguyên vật liệu từ nước ngoài như : Động cơ Diesel, các linh kiện động cơ Diesel nên kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hóa đơn + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển vật liệu về kho.
Ví dụ : Với phiếu nhập kho sau ( trích) :
PHIẾU NHẬP KHO (trích) Ngày13 tháng 01 năm 2010 STT Tên hàng, qui
cách
ĐVT Số lượng Giá đơn
vị
Thành tiền Yêu cầu Thực
nhập 01 Động cơ Diesel
máy tuốt lúa
Cái 405 405 32 USD 12.960 USD
(Tỷgiá :19.600) 254.016.000đ Thuế NK(10%) 25.401.600đ Cộng 279.417.600đ Thuế VAT 10% 27.941.760đ Chi phí khác 1.150.000đ
Theo phiếu xuất kho này thì vật liệu động cơ Diesel dành cho máy tuốt lúa nhập kho được ghi theo giá 279.417.600 + 1.150.000 = 280.567.600đ.
Như đã giới thiệu ở trên vì công ty áp dụng luật thuế theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho vật liệu thì trị giá thực tế được ghi theo giá hóa đơn
chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT sẽ được hạch toán riêng vào tài khoản 133 – thuế GTGT được khấu trừ.
Trường hợp 3: Trên thực tế công ty có với những đơn vị bán hàng áp dụng
hình thức thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khi đó đơn vị bán hàng sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng.
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG ( trích)
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Vòng bi 608 vòng 1500 8200 12.300.000đ
Trong trường hợp này giá vật liệu ghi trên hóa đơn là giá đã bao gồm cả thuế GTGT đầu ra của đơn vị bán. Công ty không được khấu trừ thuế GTGT khi hạch toán vật liệu ( Vòng bi 608) nhập kho. Giá nhập kho sẽ là : 12.300.000đ
2.2.3.2 Đánh giá vật liệu xuất kho tại công ty TNHH Nam Cường
Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định để tính giá vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này :
-Đơn giá bình quân này được xác định cho từng thứ vật tư (từng mặt hàng).
- Đơn giá bình quân xác định cho cả kỳ:
ĐGBQ gia quyền cố định
=
Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL nhập kho trong kỳ
kỳ nhập trong kỳ Trị giá NVL xuất kho = ĐGBQ gq cố định x Số lượng NVL xuất kho
Việc tính giá NVL xuất kho là tự động trên máy, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho. Giá xuất sẽ được máy tự động tính ngay sau đó.(Việc xây dựng cài đặt trong chương trình kế toán được tiến hành ngay từ đầu khi sử dụng phần mềm).
Ví dụ: Trong tháng 01 năm 2010 đối với chân máy loại R180 có tình hình nhập-
xuất-tồn sau (đvt: cái)
+ Tồn đầu kỳ: Số lượng 515
Số tiền: 20.116.750 + Tình hình nhập kho háng 1 như sau:
Ngày 08/01/2010 nhập 120 đôi, ĐG: 38.000 đ Ngày 19/01/2010 nhập 250 đôi, ĐG: 39.000 đ Ngày 25/01/2010 nhập 130 đôi, ĐG: 38.500 đ + Ngày 06/01/2010 xuất 126 đôi
+ Đơn giá xuất kho trong tháng 1 máy sẽ tự động tính: Đơn giá BQ
gq cố định = ( 20.116.750 + 38.000 *120 + 39.000 * 250 +38.500 *130)/ (515 + 120 + 250 + 130) = 38.849 đ
Trị giá NVL xkho = 126 * 38.849 = 4.874.974 đ
2.2.4 Tổ chức danh mục vật tư ở công ty TNHH Nam Cường
Theo quy định của bộ Tài Chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hóa. Riêng
vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Tại công ty TNHH Nam Cường quy định danh mục vật tư gồm 2 cấp, trong mỗi cấp được chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau, trong mỗi loại nguyên vật liệu lại có các nhóm khác nhau. Sau đây là danh mục một số vật tư trong công ty :
Mã vật tư Tên vật tư
AC26 AC28 AC4 AC6 AC8 ACKIM15 ACKIM20 ... ắc piston 26 ắc piston 28 ắc piston 4 ắc piston 6 ắc piston 8 áp chỉnh kim 15 áp chỉnh kim 20 .... Màn hình 3:
Trong danh mục trên: ACKIM là mã cấp 1 chỉ áp chỉnh kim
ACKIM15 là mã cấp 2 chỉ áp chỉnh kim loại 15
Mỗi loại vật tư lại có tính chất khác nhau, đơn vị tính khác nhau do đó, để quản lý tốt Công ty đã sử dụng nhiều kho, mỗi kho được sử dụng để quản lý một nhóm nguyên vật liệu có tính chất giống nhau. Để quản lý tốt các kho cũng được tiến hành mã hoá theo mã kho. Các kho được mã hoá theo các số tự nhiên từ 1 đến 9, và theo chữ cái in hoa từ A, B đến Z.
Mã một số kho trong công ty:
12 DAU KHT SON ....
Kho chân đôi máy Kho xăng dầu Kho hoàn thiện Kho sơn, dung môi ...
Màn hình 5: Danh mục kho
Trên cơ sở danh mục vật tư được xây dựng và gắn với mã kho quản lý công ty xây dựng được danh mục tài khoản kế toán như sau:
Mã TK Tên tài khoản
1522 1523 1524 1526 1528 Nguyên vật liệu phụ Nhiên liệu Phụ tùng thay thế
Thiết bị xây dựng cơ bản Vật liệu khác
Màn hình 6:
Việc khai báo các mã vật tư được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó.
Tóm lại: Mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không
nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
2.2.5 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nam Cường2.2.5.1 Kế toán chi tiết nhập nguyên vật liệu tại công ty 2.2.5.1 Kế toán chi tiết nhập nguyên vật liệu tại công ty
* Thủ tục nhập vật liệu và các chứng từ kế toán sử dụng tại công ty
Mọi trường hợp nhập vật liệu tại công ty đều phải được xác nhận bằng một hệ thống đầy đủ thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Vân dụng QDD15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính công ty đã sử dụng các chứng từ trong phần hành kế toán chi tiết nhập vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Hóa đơn GTGT
- ....
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, cụ thể là dựa trên những hợp đồng đã được ký kết, các đơn đặt hàng, khả năng tiêu thụ của thị trường ... xác định nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính cho kỳ tới. Tiếp đó phòng kinh doanh ( vì phòng này có chức năng theo dõi mua hàng và bán hàng) lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với sự đồng ý ( ký duyệt) của giám đốc, phòng vật tư cử người đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cấu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay đình trễ.
Trường hợp 1: Nhập kho do mua mua ngoài Trường hợp mua trong nước:
Vật liệu tại công ty chủ yếu là do mua ngoài với khối lượng lớn. Để đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm làm ra, trước khi nhập kho công ty thường tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm.
Ví dụ: Trường hợp nhập vật tư do mua trong nước, khi người bán vận chuyển đến nhà máy, căn cứ vào “Hóa đơn GTGT” và phiếu “yêu cầu vật tư” ngày 09 tháng 01 năm 2010, công ty tiến hành kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư” và nhân viên phòng vật tư ghi phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao phòng vật tư, 1 liên giao cho phòng kế toán, 1 liên giao cho người bán. Người bán căn cứ vào phiếu nhập kho này và đề nghị chi do phòng vật tư lập hoặc hóa đơn, hợp đồng kinh tế … và những chứng từ liên quan khác để yêu cầu thủ quỹ thanh toán tiền hàng.
PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ I. Bộ phận yêu cầu ghi
Bộ phận yêu cầu Ngày yêu cầu Hạn thực hiện Nguồn cung cấp Phòng vật tư 09/01/2010 13/01/2010 trong nước Lý do yêu cầu: phục vụ sản xuất
TT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Qui cách
ĐVT Số lượng Ghi chú
01 chân máy loại S1105 Đôi 50
02 chân máy loại S195 Đôi 400
03 chân máy loại S1110 Đôi 1500
04 chân máy loại S1100 Đôi 500
05 chân máy loại S1115 Đôi 500
06 chân máy loại S1125 Đôi 100
07 chân máy loại R180 Đôi 1600
Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận xét (ký, họ tên) Người phê duyệt (ký, họ tên) II. Bộ phận mua hàng ghi
TT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ
Tên nhà cung ứng
ĐVT Số lượng Tiến độ giao hàng 01 chân máy loại S1105 Tạ Văn
Duy
Đôi 50 13/01/2010
02 chân máy loại S195 Đôi 400
03 chân máy loại S1110 Đôi 1500
04 chân máy loại S1100 Đôi 500
05 chân máy loại S1115 Đôi 500
06 chân máy loại S1125 Đôi 100
chân máy loại R180 Đôi 1600
Lựa chọn khác: Cách giải quyết khác:
Người phê duyệt (ký, họ tên
Người nhận xét (ký, họ tên)
Người phê duyệt (ký, họ tên)
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG MV/2009B liên 2: giao cho khách hàng 0076953
Ngày 07 tháng 01 năm 2010
Đơn vị bán hàng: Tạ Văn Duy
Địa chỉ: Thiên Hương-Thủy Nguyên-Hải Phòng Số tài khoản:
MST: 0200636730
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Báu Tên đơn vị: công ty TNHH Nam Cường
Địa chỉ: Số 91-Nguyễn THái Học- Ba Đình-Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0100994700 STT
Tên hàng hóa, dịch
vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
01 chân máyloại S1105 đôi 50 38.000 1.900.000 02 chân máyloại S195 đôi 400 39.000 15.600.000 03 chân máyloại S1110 đôi 1550 41.200 63.860.000 04 chân máyloại S1100 đôi 500 45.000 22.500.000 05 chân máyloại S1115 đôi 560 45.100 25.256.000 06 chân máyloại S1125 đôi 100 44.500 4.450.000 07 chân máyloại R180 đôi 1600 40.300 64.480.000 Cộng tiền hàng 198.046.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9.902.300
Tổng cộng tiền thanh toán 207.948.300 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm linh bảy triệu chín trăm bốn mươi tám ngàn ba trăm đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên)
Công ty TNHH Nam Cường Cộng hóa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – tự do – hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ vào hợp đồng số 0021 ngày 05 tháng 01 năm 2010 giữa Công ty TNHH Nam Cường (bên mua) và cơ sở cơ khí đúc Duy Phương.
Căn cứ vào một số hóa đơn chứng từ khác có liên quan.
Hôm nay, ngày 13 tháng 01 năm 2010 vào hồi 9 giờ 30 phút, chúng tôi gồm có: Ông Trần Ngọc Dần - giám đốc công ty TNHH Nam Cường
Bà Lương Thị Liên – Trưởng phòng kế toán Ông Võ Văn Thành – kế toán vật tư
Ông Lê Văn Nam – phụ trách vật tư
Cùng tiến hành kiểm tra lô hàng với nội dung sau: TT Tên vật tư, hàng hóa,dịch vụ ĐVT Chủngloại
Số lượng Chất lượng Ghi chú Theo HĐ Thực nhập
01 chân máy loại S1105 Đôi 50 50 Đảm
bảo chất lượng
02 chân máy loại S195 Đôi 400 400
03 chân máy loại S1110 Đôi 1500 1500
04 chân máy loại S1100 Đôi 500 500
05 chân máy loại S1115 Đôi 500 500
06 chân máy loại S1125 Đôi 100 100
07 chân máy loại R180 Đôi 1600 1600
Kết luận của ban kiểm nghiệm: những loại chân máy trên đảm bảo chất lượng và mẫu mã, Ban kiểm nghiệm cho phép nhập kho toàn bộ. Biên bản hoàn thành vào 10h30 cùng ngày.
Các thành viên tham dự ký xác nhận Phòn kế toán Phụ trách vật tư Phòng vật tư (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty TNHH Nam Cường
91 Nguyễn Thái Học-Ba Đình-Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 13 thàng 01 năm 2010
số:1/13/1 Người cung ứng: Tạ Văn Duy
Địa chỉ: Thiên Hương-Thủy Nguyên-Hải Phòng Theo hợp đồng số: 0021 ngày 05 tháng 01 năm 2010 Người nhận hàng: Trần Văn Báu
Nhập tại kho: Kho vật tư
STT Tên hàng, quy cách ĐVT Số lượng Giá trị Thành tiền Yêu
cầu Thực nhập chân máy loại
S1105
chân máy loại S195 chân máy loại S1110
chân máy loại S1100
chân máy loại S1115
chân máy loại S1125
chân máy loại R180
Đôi Đôi Đôi Đôi Đôi Đôi Đôi 50 400 1500 500 500 100 1000 50 400 1500 500 500 100 1000 38.000 39.000 41.200 45.000 45.100 44.500 40.300 1.900.000 15.600.000 63.860.000 22.500.000 25.256.000 4.450.000 64.480.000 198.046.000 9.902.300 207.948.300
Cộng
Thuế GTGT 5% Cộng
Trị giá tiền: hai trăm linh bảy triệu chín trăm bốn tám nghìn ba trăm đồng
Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Trường hợp nhập từ nước ngoài:
Căn cứ vào tờ khai hai quan, vận đơn, hợp đồng ký kết giữa hai bên, invoice gửi kèm của bên bán, nhà máy cũng tiến hành kiểm nghiệm vật tư như trường hợp nhập kho từ nguồn trong nước và ghi phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: 1 liên giao tại phòng vật tư, 1 liên giao cho phòng kế toán kèm theo chứng từ gốc, kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi vào thẻ kho và sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài.
CONTRACT(trích)
Contract No: HZ09NCC100106 Hanoi: January 6, 2010 Beetwen: HANGZHUO ADVANCE GEARBOX GROUP CO., LTD
Addess: No45, Xiaojin road, Xiaoshan, Hangzhou, Zhejiang, P.R.China Tell: 0086.571.826 808 08 Fax: 0086.571.826 738 77
Represented by: Mr MAO JIAN PING – G.Manager Account No: 63282100011875
Bankname: China Citic Bank Hangzhoi Branch
SWIFT BIC: CIBKCNBJ310
And: NAMCUONG CO., LTD
Addess: No 91 Nguyen Thai Hoc Street, Hanoi, Vietnam Tell: 0084.4.633 05 35 Fax: 0084.4.633 03 10 Account No: 0611100085002
Bankname: MILITARY COMMERCIAL JOINT STOCK BANK-MCSB Represented by: Mr TRAN NGOC DAN – Manager
It is agreed that the Seller commits to sell and the Buyer commits to buy the following deseribed goods upon the tém and condition as follows:
Article 1: Commodity – Quantity – Price
No Specification packing and shipping mark Quantity (SETS) U/price (USD) Amuont (USD) ADVANCE MARINE GEARBOX (100% NEW) 1 MA100A-3:1 3 100 300.00 2 MA100A-3:5:1 3 100 300.00 3 MA125-3:1 3 302 906.00 4 MA125-3:5:1 3 302 906.00 5 135A-4:1 2 700 1,400.00 6 16A-3:1 70 90 6,300.00 7 16A-3:5:1 90 90 8,100.00 8 06-3:1 20 75 1,500.00 Total 194 19,712.00
(CIP price in words: Nineteen thousand Seven hundred and twelve US Dollars) .
. .
HANGZHOU ADVANCE GEARBOX GROUP CO., LTD.
NO.45 XIAOJIN RD.XIAOSHAN,ZHE,CHINA
TEL: 0086.571.82680808 FAX: 0086.571.82673877
INVOICE
TO: NAM CUONG CO.,LTD INVOICE DATE:JAR,08,2010
NO.91 NGUYEN THAI HOC STREET INVOICE NO: G09204