Xác định nhu cầu đào tạo là khâu đầu tiên, có vai trò quan trọng trong việc định hướng cho hoạt động đào tạo của mỗi doanh nghiệp khách sạn. Việc xác định nhu cầu đào tạo không chính xác, đầy đủ có thể gây ra nhiều lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp, hơn nữa, kết quả đào tạo có thể không đạt được mục tiêu đã đề ra, làm giảm chất lượng công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp.
Trong thời gian qua, nhà hàng JW Café đã thực hiện công tác xác định nhu cầu đào tạo của người lao động căn cứ vào các yếu tố như mục tiêu, chiến lược kinh doanh của nhà hàng, khách sạn, trình độ người lao động, tiêu chuẩn công việc. Hầu hết các chương trình đào tạo được đưa ra đều dựa trên ý kiến chủ quan của nhà quản trị, chưa quan tâm đến nguyện vọng, hoài bão của nhân viên. Chính vì vậy, việc xác định nhu cầu đào tạo chưa được chính xác, hiệu quả đào tạo chưa cao.
Để hoàn thiện việc xác định nhu cầu đào tạo nhân lực tại nhà hàng, nhà quản trị cần lắng nghe những ý kiến, mong muốn và nguyện vọng của nhân viên thông qua nhiều hình thức, thu thập tổng hợp để xác định chính xác nhu cầu đào tạo. Quản lý nhà hàng có thể tổ chức những cuộc họp nội bộ để nhân viên có thể trao đổi ý kiến, nói lên những mong muốn của mình. Ngoài ra, nhà hàng nên chủ động thiết kế mẫu phiếu yêu cầu đào tạo giúp các nhân viên đề xuất yêu cầu đào tạo của họ. Qua đó, nhà quản trị nắm bắt được nhu cầu của nhân viên, xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp trên
cơ sớ các nhân tố khách quan và chủ quan, đảm bảo chất lượng các khoá đào tạo sẽ theo đúng mục tiêu ban đầu.
Bên cạnh đó, nhà hàng có thể sử dụng một số căn cứ khác để xác định nhu cầu đào tạo nhân lực. Chi phí đào tạo ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung và chất lượng đào tạo. Các khoản chi cho các chương trình đào tạo lại bị chi phối bởi tình hình tài chính nhà hàng. Bởi vậy, xác định nhu cầu đào tạo cần căn cứ vào doanh thu nhà hàng. Dựa vào doanh thu, ban quản lý tiến hành trích một khoản hợp lý (phần trăm doanh thu) cho công tác đào tạo nhân lực. Việc xác định nhu cầu đào tạo cũng cần chú ý đến yếu tố thời gian. Vào thời điểm chính vụ và trái vụ kinh doanh, nhu cầu đào tạo nhân lực của nhà hàng là khác nhau. Vào chính vụ, lượng khách lớn, đòi hỏi nhân viên phục vụ phải có trình độ chuyên môn và kỹ năng phục vụ cao dẫn đến nhu cầu đào tạo cao. Ngược lại, vào trái vụ, lượng khách ít, nhu cầu đào tạo giảm. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng nhân lực vào thời kỳ chính vụ, nhà hàng nên tổ chức đào tạo vào trái vụ dựa trên việc xác định nhu cầu đào tạo vào chính vụ. Cần xác định số lượng nhân viên tham gia đào tạo sao cho việc đào tạo có hiệu quả mà không ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện công việc của nhà hàng.