Theo quy định của pháp luật quốc tế, pháp luật hàng hải của các nước trên thế giới và pháp luật Việt Nam, tàu biển khi hoạt động trên biển và khi ra vào cảng của các nước phải có một số giấy tờ, tài liệu đối với tàu, thuyền viên làm việc trên tàu và hàng hoá chở trên tàu. Các giấy tờ này phải do các cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia cấp thì mới có giá trị.
Một trong những đặc thù trong hoạt động của tàu biển là tính quốc tế cao. Tàu biển không chỉ hoạt động ở các cảng của một quốc gia mà còn đến các cảng khác trên thế giới. Trong khi đó, các quốc gia khác nhau lại có cơ
chế quản lý khác nhau, thủ tục hành chính khác nhau, biểu mẫu các loại giấy tờ, tiêu chuẩn để cấp các giấy tờ cũng khác nhau. Do đó nếu không có sự thống nhất giữa các quốc gia thì việc quản lý tàu thuyền nước ngoài khi hoạt động trên biển và ra vào cảng của các nước khác sẽ rất khó khăn và mất thời gian. Để khắc phục các bất cập này và tạo thuận lợi cho giao lưu hàng hải giữa các quốc gia, các tổ chức quốc tế đã ban hành hàng loạt Công ước quốc tế liên quan đến tàu biển, ví dụ như:
- Công ước của Liên hợp quốc:
Công ước Luật biển năm 1982 mà Việt Nam là thành viên. Công ước quy định mang tính nguyên tắc như: quy định về nghĩa vụ và trách nhiệm của các quốc gia ven biển, quốc gia có cảng, quốc gia mà tàu mang cờ trong việc quản lý hoạt động của tàu thuyền mang cờ quốc gia mình hoặc hoạt động trên các vùng biển, cảng biển của quốc gia mình; quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ của tàu thuyền khi hoạt động trên biển như phải có đủ các giấy tờ theo quy định của quốc gia mà tàu mang cờ, phải có đủ các điều kiện về an toàn và an ninh hàng hải theo quy định của cơ quan có thẩm quyền…
- Các công ước của Tổ chức hàng hải thế giới (IMO): IMO đã ban hành các Công ước về tiêu chuẩn đối với tàu và thuyền viên như Công ước về đào tạo, cấp chứng chỉ và trực ca của thuyền viên (STCW 78/95), Công ước về mạn khô (LL), Công ước về đo dung tích tàu biển, Công ước về Phòng ngừa ô nhiễm dầu (MARPOL), Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS, 1974 ấn phẩm hợp nhất năm 2004)... Các nước Thành viên Công ước sẽ sử dụng thống nhất các mẫu chứng chỉ, các giấy chứng nhận do Công ước quy định và công nhận các chứng chỉ và giấy chứng nhận trên tàu do các quốc gia thành viên khác cấp khi những tàu này đến cảng nước mình mà không cần phải kiểm tra lại, trừ các trường hợp phát hiện có sự không chính xác. Nhờ sự sử dụng thống nhất và công nhận
lẫn nhau các giấy tờ của tàu và chứng chỉ của thuyền viên mà đã tạo thuận lợi cho giao lưu hàng hải giữa các quốc gia trên thế giới.
- Công ước của Tổ chức Lao động thế giới (ILO): ILO đã ban hành Nghị quyết số 147 về điều kiện sống, nơi ở của thuyền viên làm việc trên tàu. Ngoài ra còn có Công ước về Luật lao động hàng hải quốc tế năm 2006 (MARLAB). Công ước đưa ra các yêu cầu tối thiểu đối với thuyền viên làm việc trên tàu (bao gồm các quy định về điều kiện tuyển dụng, số giờ làm việc và nghỉ ngơi, khu vực sinh hoạt, phương tiện giải trí, lương thực, thực phẩm và việc cung cấp lương thực, thực phẩm, bảo vệ sức khỏe, chăm sóc y tế và bảo vệ an ninh xã hội đối với người lao động làm việc trên tàu biển. Theo quy định pháp luật của các quốc gia, tàu thuyền khi hoạt động và ra vào các cảng biển của các quốc gia phải có đủ các giấy tờ và chứng chỉ theo quy định của các Công ước nói trên.
- Công ước Kyoto năm 1973 về đơn giản hoá và hài hoà thủ tục Hải quan: được thông qua tại Kyoto - Nhật bản ngày 18/5/1973, có hiệu lực từ ngày 25/9/1974. Mục đích điều chỉnh của Công ước là nhằm đáp ứng các yêu cầu phát triển của thương mại quốc tế và hải quan trong việc tại sự hài hoà, thuận lợi và đơn giản hoá thủ tục hải quan cũng như quy trình xử lý nghiệp vụ của hải quan các nước; loại bỏ những khác biệt giữa thủ tục và quy trình xử lý nghiệp vụ hải quan có thể gây cản trở cho hoạt động thương mại quốc tế cũng như các trao đổi quốc tế khác; Thống nhất áp dụng các chuẩn mực phù hợp đối với nghiệp vụ kiểm tra hải quan và tạo cơ sở cho hải quan các nước đổi mới phương thức, phương tiện kỹ thuật quản lý.
- Các Hiệp định và Thoả thuận ASEAN có liên quan: Các nước
Đông Nam Á đã nghiên cứu và thông qua qua một số Hiệp định thoả thuận liên quan đến việc tạo thuận lợi cho hoạt động hàng hải – thương mại giữa các nước trong khu vực. Đây là cơ sở cho tiến trình tự do hoá thương mại
trong ASEAN.
a) 1.4.2. Công ước quốc tế về tạo điều kiện thuận lợi trong giao thông đường biển (Công ước FAL 1965)[2]
b) Công ước Quốc tế về tạo điều kiện thuận lợi trong giao thông đường biển được Hội nghị quốc tế về tạo điều kiện thuận lợi trong giao thông và vận tải hàng hải thông qua ngày 9 tháng 4 năm 1965 tại Luân đôn, nước Anh. Công ước có hiệu lực ngày 5 tháng 3 năm 1967. Việt Nam đã tham gia và trở thành thành viên của Công ước này vào ngày 24 tháng 3 năm 2006
Bên cạnh việc sử dụng thống nhất và công nhận lẫn nhau về tiêu chuẩn cấp và mẫu của các tài liệu của tàu theo các công ước của IMO như đã trình bày ở trên, Công ước quốc tế về tạo thuận lợi cho giao thông đường biển quy định về thủ tục và các vấn đề có liên quan đến tàu thuyền khi đến cảng. Mục đích của Công ước này là nhằm tạo thuận lợi giao thông hàng hải bằng việc các cảng của các nước Thành viên Công ước sử dụng thống nhất về số lượng và loại giấy tờ, thông tin cần có khi làm thủ tục cho tàu và hàng hoá đến và rời cảng nhằm đơn giản hoá và giảm thiểu các thủ tục, các quy trình và yêu cầu về giấy tờ liên quan tới việc đến, lưu lại và rời cảng của tàu hoạt động trên các tuyến quốc tế. Công ước được xây dựng để đáp ứng mối quan tâm quốc tế ngày càng tăng về việc đòi hỏi quá mức cần thiết các giấy tờ yêu cầu đối với vận tải thương mại. Theo thông lệ, một khối lượng lớn các giấy tờ về tàu, thuyền bộ và hành khách, hành lý, hàng hoá và thư từ cần phải xuất trình cho hải quan, nhập cảnh, y tế và các cơ quan có thẩm quyền khác liên quan tới.
Công ước nhấn mạnh tới tầm quan trọng của việc tạo điều kiện thuận lợi trong giao thông hàng hải và giải thích tại sao các cơ quan và các nhà khai thác nên xem xét chấp thuận một hệ thống giấy tờ mẫu do IMO xây dựng và Hội đồng IMO khuyến nghị để sử dụng rộng rãi. Các quốc gia tham
gia Công ước đảm trách việc đưa tính thống nhất và tính đơn giản vào việc tạo điều kiện thuận lợi trong giao thông hàng hải quốc tế.
Phụ lục của Công ước bao gồm các quy tắc về đơn giản hoá thủ tục, các quy trình và yêu cầu về giấy tờ liên quan tới việc đến, lưu lại và tới cảng của tàu và cụ thể giảm xuống chỉ còn 8 tờ khai do các cơ quan chức năng yêu cầu đó là:
Tờ khai tổng hợp, tờ khai hàng hoá, tờ khai các kho dự trữ của tàu; tờ khai hành lý của thuyền viên; danh sách thuyền viên; danh sách hành khách, hai tờ khai do Công ước Bưu chính thế giới và Quy tắc về y tế thế giới yêu cầu IMO đã xây dựng các mẫu chuẩn hoá cho 6 tờ khai đầu nói trên. Là hình thức trợ giúp để tuân thủ, phụ lục của Công ước này bao gồm các tiêu chuẩn và các khuyến nghị thực hiện về các thủ tục, các quy trình và yêu cầu về giấy tờ áp dụng khi tàu đến, lưu lại và rời cảng, thuyền bộ, hành khách, hành lý và hàng hoá.
Mặc dù Công ước được công nhận là đã đóng góp một phần quan trọng vào việc xoá bỏ hàng rào thương mại, nhưng giá trị của nó nhiều năm nay đã bị hạn chế bởi một trở ngại quan trọng, đó là quy trình sửa đổi. Một sửa đổi yêu cầu phải được hai phần ba các nước ký kết chấp thuận hoàn toàn và trên thực tế điều này khó có thể trở thành hiện thực. Do đó, một quy trình mới ra đời có tên là “Mặc nhiên chấp thuận” theo đó các sửa đổi tự động có hiệu lực vào một thời điểm được chọn trước nếu các sửa đổi đó không bị một phần ba các nước phê chuẩn công ước, có hiệu lực năm 1984 (điều VII) bác bỏ. Đầu năm 1986 quy trình chấp thuận mới được áp dụng để thông qua các sửa đổi đưa ra trước đây cho phép sử dụng kỹ thuật xử lý dữ liệu tự động và các kỹ thuật khác. Các sửa đổi này có hiệu lực vào tháng 10 cùng năm.
Sửa đổi năm 1990 có hiệu lực ngày 1/9/1991 với nội dung tạo thuận lợi về thủ tục cho hành khách bao gồm cả người cao tuổi và người khuyết
tật. Sửa đổi cũng liên quan tới việc ngăn ngừa các hoạt động bất hợp pháp đối với an toàn hàng hải và kiểm soát buôn lậu ma tuý.
Sửa đổi năm 1992 có hiệu lực ngày 1/9/1993 có liên quan tới các phần về làm thủ tục hàng hoá, hành khách, thuyền bộ và hành lý, thủ tục và yêu cầu về đến và đi của tàu, kiểm dịch và y tế công cộng, bao gồm cả các biện pháp an toàn vệ sinh đối với động thực vật, và giới hạn trách nhiệm của chủ tàu. Sửa đổi cũng đã đưa ra các định nghĩa mới về các biện pháp an ninh và các giấy tờ về giao thông vận tải cũng như các phần mới về kỹ thuật xử lý dữ liệu điện tử, quà biếu cá nhân, hàng mẫu, thủ tục và phí lãnh sự xuất trình thông tin trước khi nhập khẩu, thủ tục đối với trang thiết bị chuyên dùng cùng như các tài liệu giả mạo. Ngoài ra, trong lần sửa đổi lần này, cấu trúc của phụ lục cũng được thay đổi. Sửa đổi năm 1996 có hiệu lực ngày 1/5/1997 liên quan tới các phần về nội dung và mục đích của giấy tờ, các thủ tục và yêu cầu đến và đi của tàu, tạo điều kiện thuận lợi cho tàu du lịch và tàu vận chuyển hành khách, các biện pháp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho thuyền viên của các tàu hoạt động trên tuyến quốc tế - đi bờ, thủ tục nhập khẩu hàng hoá, Uỷ ban quốc gia về tạo điều kiện thuận lợi. Sửa đổi này đưa ra các tiêu chuẩn mới về đối tượng không được phép nhập cảnh và một khuyến nghị mới được áp dụng đối với thủ tục nhập cảnh trước khi tàu đến. Tính từ ngày 24/3/1996, Việt Nam gia nhập và là thành viên chính thức thứ 105 của công ước FAL. Với lợi thế về vị trí địa lý và điều kiện phát triển kinh tế biển, hệ thống cảng Việt Nam là đầu mối, vừa là cầu nối quan trọng của nước ta với thế giới cũng như khu vực. Thủ tục hành chính tại cảng biển càng thông thoáng thuận tiện thì hoạt động hàng hải, thương mại, du lịch.. càng có điều kiện thuận lợi để phát triển, hội nhập. Hiện nay tại nhiều cảng biển của các nước đều đã áp dụng chế độ “một cửa” trong giải quyết thủ tục thông quan tàu, hàng hoá, thuyền viên, hành khách khi đến, rời cảng. Có
nước đã áp dụng phương thức xử lý thủ tục “không giấy tờ” bằng việc sử dụng kỹ thuật số liệu qua ứng dụng hệ thống mạng công nghệ thông tin máy tính. IMO khuyến khích các nước sử dụng phương thức này, nếu bằng giấy tờ thì áp dụng mẫu thống nhất theo quy định của Công ước.
Trong những năm qua, thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển, mặc dù chưa tham gia Công ước FAL nhưng Việt Nam đã tham khảo và áp dụng một số biểu mẫu của Công ước. Đến nay, Việt Nam đã gia nhập công ước, có quyền và nghĩa vụ áp dụng đầy đủ các nội dung của Công ước không những góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình phát triển, hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước và nâng cao uy tín quốc gia, mà còn đáp ứng mục tiêu của chương trình Cải cách hành chính nhà nước.