- Loại hàng hóa, số lượng Lọai hàng hóa quá cảnh,
a) 2.2.1.1 Trong lĩnh vực hàng hải:
Triển khai thực tế, Cục Hàng hải Việt nam, cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành hàng hải đã tiến hành hàng loạt các công việc có liên quan đến việc cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển như:
- Nghiên cứu, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật nhằm cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; - Lắp đặt các trang thiết bị và phần mềm tin học trong cơ quan để quản lý hoạt động của cảng;
- Tổ chức phổ biến kịp thời cho các cơ quan doanh nghiệp và các cá nhân liên quan quán triệt và thực hiện đúng nội dung của Nghị định số 71 của Chính phủ và các quy định pháp luật có liên quan; hướng dẫn các chủ tàu, đại lý, tàu thuyền…thực hiện đúng các mẫu biểu khai báo theo quy định;
- Chủ trì phối hợp và tăng cường sự hợp tác với các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành tại cảng biển và của địa phương để tổ chức thực hiện thủ tục hành chính tại cảng một cách hiệu quả;
- Đầu tư phát triển và khuyến khích các tổ chức, cá nhân áp dụng thủ tục khai báo điện tử nhằm tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho các tàu ra, vào cảng nhất là đối với các tàu chỉ vào cảng trong thời gian ngắn; Việc hiện đại hoá thủ tục cảng biển sẽ hạn chế phát sinh tiêu cực.
Với sự chỉ đạo và phối hợp tốt các cơ quan trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển, tạo điều kiện thông thoáng tối đa, rút ngắn đến mức thấp nhất thời tàu tại cảng. Điều này có thể dẫn chứng qua những mặt đã đạt được tại Cảng Hải Phòng:
Thời gian qua các cơ quan quản lý chuyên ngành tại cảng Hải phòng đã chủ động thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa. Bộ phận “một cửa” của các cơ quan là cảng vụ, hải quan, biên phòng, kiểm dịch ytế, kiểm dịch động – thực vật được đặt tại cảng vụ Hải Phòng. Thay vì việc phải lập đoàn để xuống làm thủ tục tại từng tàu như trước kia, hiện nay các công việc liên quan đến thủ tục ra vào cảng của tàu chỉ cần 1 đại diện của tàu đến làm việc tại bộ phận một cửa. Tất cả các vướng mắc liên quan đến cả 6 cơ quan đều được giải quyết trực tiếp tại đây. Hơn nữa để tạo thuận lợi, kịp thời cho công tác thủ tục tàu biển, cảng vụ Hải phòng với chức năng là cơ quan chủ trì phối hợp đã cung cấp cho các ngành liên quan qua việc khai thác kết nối máy vi tính nội bộ. Đồng thời cập nhật thông tin kịp thời trên bảng, biểu để các cơ quan chủ động trong việc giải quyết thủ tục và lập kế hoạch kiểm tra giám sát theo chuyên ngành. Các quy trình giải quyết nghiệp vụ được thực hiện trên hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 bước đầu đã được áp dụng và thu được kết quả tích cực. Các tàu biển có thể làm hàng chỉ 15 phút sau khi cập cầu hoặc vào khu neo đậu chuyển tải. Các chi phí phát sinh được giảm bớt, thời gian giải phóng tàu được rút ngắn nhất là với khối tàu container chuyên tuyến. Thủ tục hành chính tại cảng đã cắt giảm nhiều bước không cần thiết ví dụ như không tiến hành làm thủ tục nhập
cảnh lần thứ hai đối với tàu nước ngoài nếu đã nhập cảng tại một cảng biển khác ở Việt Nam trong cùng chuyến đi (trừ trường hợp có dấu hiệu vi phạm pháp luật) hoặc những trường hợp xét thấy cần thiết để đảm bảo an ninh quốc phòng, và trật tự an toàn xã hội; Các cơ quan chức năng tại cảng không thực hiện giám sát hải quan và biên phòng trực tiếp trên tàu khi hành trình vào, rời cảng; giám hộ biên phòng trên tàu khi tàu đang neo đậu trong vùng nước cảng.
Về cơ sở vật chất, tại cảng Hải phòng để phục vụ cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lý nghiệp vụ thủ tục hành chính, cảng Hải phòng đã đầu tư một hệ thống kỹ thuật đồng bộ như: Trung tâm dữ liệu (Datacenter): 01 máy chủ Song sinh (HP Server TC 4100) với hệ thống lưu trữ HP External Storage 12x18=218 GB RAID-5. Máy tính và các trang thiết bị mạng: 06 máy chủ (Server), 300 máy trạm (PC), thiết bị mạng CISCO (Switch/Router).Phần mềm hệ thống dựa trên Microsoft : SQL2000 Entperise Server, Window2000 Advanced Server, Visual Studio 6.0, Visual Basic.NET, Crystal Report 9.0. Mô hình tính toán: Khách/Chủ, Cơ sở dữ liệu tập trung. Giao diện đồ hoạ trên hệ điều hành Window 9x/ME/2000/XP.
Triển khai công tác cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển, ngày 13/12/2002, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 178/2002/QĐ- TTg về việc thực hiện thí điểm cải cách thủ tục hành chính tại các cảng biển thuộc các tỉnh, thành phố trong nước, Quyết định 178/2002/QĐ-TTg là một bước quan trọng xoá bỏ về cơ bản thủ tục hành chính mang tính chất quan liêu, rườm rà, gây phiền hà cho doanh nghiệp kinh doanh vận tải biển và thuyền viên, hoàn thiện các thủ tục hành chính mới theo hướng công khai, đơn giản, thuận tiện. Các quy định cụ thể về việc không làm thủ tục dưới tàu, mà thống nhất làm tại một địa điểm là trụ sở Cảng vụ. Về thời gian làm thủ tục được rút gọn hơn, mẫu biểu đơn giản hơn và giảm nhiều loại. Qua
thực thi theo Quyết định 178, cán bộ Biên phòng cửa khẩu cảng đã nhanh chóng tiếp cận triển khai việc làm thủ tục cho tàu thuyền nhập, xuất cảnh không quá 01 giờ kể từ khi chủ tàu thuyền nộp và xuất trình đầy đủ các giấy tờ hợp lệ. Giấy tờ mà phía chủ tàu phải nộp chỉ còn 09 loại so với 36 loại và chỉ còn 14 loại so với 27 loại phải xuất trình như trước đây. Đặc biệt là tách biệt rõ giữa việc làm thủ tục xuất nhập cảnh với nghiệp vụ quản lý chuyên ngành khác...
Theo số liệu trích tại báo Đà Nẵng ngày 4/11/2003 gần 11 tháng thực hiện theo Quyết định số 178/2002/QĐ-TTg, Ban Chỉ huy Biên phòng cửa khẩu Cảng Đà Nẵng đã làm thủ tục nhập cho 520 lượt tàu với 24.425 thuyền viên, khách du lịch thuộc 58 quốc tịch và 1.178.490 tấn hàng hóa các loại; làm thủ tục xuất cho 519 lượt tàu với 24.400 lượt thuyền viên, du khách, 404.055 tấn hàng hóa các loại; cấp 7.447 giấy phép đi bờ, 890 giấy phép xuống tàu, 03 thị thực tập thể cho 552 lượt khách và các nhân viên; đăng ký quản lý, làm thủ tục nhập cho 1.247 lượt tàu nội địa với 16.699 lượt thuyền viên, 1.223.191 tấn hàng hóa các loại; đăng ký xuất cho 1.179 lượt tàu với 17.092 lượt thuyền viên và 475.806 tấn hàng hóa, bảo đảm đúng nguyên tắc, quy trình công tác từ khâu làm thủ tục, đưa đón giám hộ tàu nước ngoài và đăng ký, quản lý kiểm soát tàu nội địa, nhanh gọn và chặt chẽ về mặt pháp lý, vừa bảo vệ vững chắc chủ quyền an ninh cửa khẩu. Thông qua biện pháp công tác nghiệp vụ, đơn vị đã phát hiện xử lý 15 vụ gồm 37 đối tượng vi phạm pháp luật, vi phạm quy chế xuất - nhập cảnh và quy chế về quản lý an ninh trật tự tại cửa khẩu cảng biển, và tiến hành xử phạt vi phạm hành chính 07 đối tượng với số tiền 7,750 triệu đồng.
Nghị định 71/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 25/7/2006 đã cho phép các văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành điều chỉnh về cùng một nội dung liên quan tránh được sự chồng chéo, mâu thuẫn hoặc chưa phù hợp với quy định của các Điều ước quốc tế
mà Việt nam đã ký kết hoặc gia nhập.[8]
Về loại giấy tờ: giảm thiểu các giấy tờ liên quan đến tàu, hàng hoá, thuyền viên và hành khách mà chủ tàu, chủ hàng phải nộp hoặc xuất trình cho các cơ quan chức năng khi làm thủ tục cho tàu thuyền khi vào, rời cảng; Cụ thể khi tàu nhập cảng phải nộp 5 loại giấy tờ cho cảng vụ và phải xuất trình 11 loại; Đối với tàu thuyền rời cảng phải nộp 4 loại giấy tờ và xuất trình 4 loại giấy tờ liên quan; Đối với tàu thuyền quá cảnh phải nộp 4 loại và xuất trình bản chính 6 loại giấy tờ.
Về biểu mẫu giấy tờ: ngoài việc loại bỏ những giấy tờ không cần thiết đối với nghiệp vụ quản lý của các cơ quan chức năng, quy định sử dụng các giấy tờ khai báo theo biểu mẫu thống nhất: 7 mẫu theo Công ước FAL 1965, mẫu bản khai kiểm dịch y tế, Bản khai kiểm dịch động vật nhằm tránh trùng lặp và mâu thuẫn về nội dung hoặc tuỳ tiên áp đặt các loại mẫu biểu khai báo, gây phiền hà cho đối tượng quản lý và khó khăn khi sử dụng công nghệ thông tin.
Nhằm làm rõ thêm một số quy định trong Nghị định 71, ngày 6/8/2007, Bộ giao thông vận tải đã ban hành Thông tư số 10/2007/TT- BGTVT về việc hướng dẫn thực hiện nghị định số 71, trong đó tại mục IV, thông tư hướng dẫn khai báo khi có Thông báo tàu thuyền đến cảng, khắc phục một số điểm thiếu trong biểu mẫu khai đã quy định trong Nghị định 71 như “Trường hợp người làm thủ tục sử dụng Bản khai chung thì phải ghi vào phần ghi chú của Bản khai chung các thông tin về trọng tải toàn phần, chiều dài lớn nhất, chiều rộng, chiều cao tĩnh không, mớn nước khi tàu đến cảng, mục đích đến cảng của tàu, tên và địa chỉ của chủ tàu”…. việc bổ sung thông số về chiều cao tĩnh không sẽ giúp cho Cảng vụ xác định được có cho phép các loại tàu có trọng tải lớn được phép vào khu vực cảng mình hay không. Về hình thức khai báo cũng linh hoạt hơn cho phép thực hiện bằng fax, thư điện tử, gửi qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp.