- Loại hàng hóa, số lượng Lọai hàng hóa quá cảnh,
a) 3.2.2 Áp dụng công nghệ thông tin
Cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển trong thời gian qua có thể được xem là giai đoạn một của cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển. Đến nay, khi công nghệ thông tin đó bắt đầu được các cơ quan hành chính nói chung và các ngành quản lý nhà nước tại cảng biển nói riêng áp dụng và nhất là hiện nay khi mà chúng ta đó có Luật về Giao dịch điện tử, thì các bước tiến hành về thủ tục hành chính cũng có những thay đổi. Điều này, dẫn đến các quy định về thủ tục hành chính nói chung và thủ tục hành chính tại cảng biển nói riêng đòi hỏi phải có những thay đổi cho phù hợp. Do đó, tiếp theo các cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển ở giai đoạn một, cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển trong giai đoạn tới cần áp dụng đồng bộ và thống nhất công nghệ thông tin trong thực hiện thủ tục cho tàu thuyền ra, vào cảng biển và quá cảnh Việt Nam. Như đã phân tích ở phần trên, cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển giai đoạn một theo quy định của Nghị định 160 đó cho phép giảm thiểu số lượng các giấy tờ trong các khâu thủ tục cấp phép cho tàu vào, rời cảng biển và quá cảnh Việt Nam và sử dụng mẫu giấy tờ phù hợp với thông lệ quốc tế. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện thủ tục hành chính đó được các ngành nghiên cứu áp dụng theo hướng hiện đại hóa và phù hợp với thông lệ quốc tế và khu vực.
Đối tượng áp dụng công nghệ thông tin tại cảng vụ hàng hải đó là Cảng vụ hàng hải, Công ty Hoa tiêu hàng hải, Doanh nghiệp Cảng, Chủ tàu, đại lý hàng hải, Hải quan, Biên phòng và kiểm dịch. Mỗi đơn vị này đều được phân công rõ quyền hạn sử dụng trên hệ thống tin học chung và phải chịu trách nhiệm đối với dữ liệu do chính đơn vị cập nhật vào hệ thống. Tuy nhiên trong số những đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại cảng biển thì mới có Cảng vụ hàng hải, Biên phòng và Hải quan đã và đang áp dụng công nghệ thông tin trong làm thủ tục tại cảng biển. Ngày 13/12/2004, Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng đã ban hành Quyết định số 167/2004/QĐ-BQP về thủ tục, kiểm tra, giám sát biên phòng tại các cảng biển và cảng chuyên dụng. Quyết định này (Điều 8-Ứng dụng công nghệ thông tin) đó cho phép thực hiện thủ tục biên phòng điện tử. Thực hiện Quyết định này, Bộ Quốc Phòng cũng đã triển khai áp dụng thủ tục điện tử tại một số khu vực cảng lớn như Hải Phòng, TP.Hồ Chí Minh và sẽ tiếp tục triển khai áp dụng ở các cảng khác. Nhằm mục đích kiểm soát việc xuất nhập cảnh tại các cửa khẩu quốc tế được tốt, Bộ đội biên phòng cửa khẩu nhất là khu vực biên giới biển đã được tăng cường trang bị kỹ thuật đồng bộ, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ kiểm tra, kiểm soát xuất nhập cảnh tại các cửa khẩu quốc tế; nghiên cứu ứng dụng, đầu tư trang bị một số phương tiện kỹ thuật, nghiệp vụ như: hệ thống camera quan sát, cổng từ, hệ thống thiết bị kiểm soát hộ chiếu, giấy tờ như: đầu đọc hộ chiếu Borderguar 4000, Deko M5000… đây là các thiết bị mới hiện đại, lần đầu tiên được sử dụng tại các cửa khẩu Việt Nam. Các trang thiết bị này khi đưa vào sử dụng mang lại hiệu quả cao rút ngắn thời gian làm thủ tục từ 5 phút xuống 1 phút/khách, đảm bảo an ninh phát hiện hộ chiếu, giấy tờ giả chính xác.
Nhằm cải cách hoạt động nghiệp vụ hải quan theo hướng phù hợp với chuẩn mực hải quan hiện đại trong khu vực và thế giới, chuyển đổi từ thủ tục
hải quan thủ công sang thủ tục hải quan điện tử, tổng kết rút kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử, ngày 20/6/2005 Thủ tướng Chính phủ đó có Quyết định số 149/2005/QĐ-TTg cho phép thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Để triển khai thực hiện Quyết định này, ngày 19/07/2005 Bộ Tài chính đó ban hành Quy trình thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo Quyết định số 50/2005/QĐ-BTC. Theo các quy định này, thực hiện thí điểm thủ tục hải quan được chia thành các giai đoạn: Giai đoạn I - năm 2005: tổ chức thực hiện thí điểm tại Cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh và Cục Hải quan thành phố Hải phòng; Giai đoạn II – từ 01/01/2006 đến ngày 30/08/2006: sơ kết, đánh giá kết quả thực hiện thí điểm giai đoạn I; Lựa chọn thêm một số Cục Hải quan tỉnh, thành phố có đủ điều kiện để thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử; Giai đoạn III – từ tháng 9/2006 đến tháng 02/2007: Tổng kết báo cáo Thủ tướng Chính phủ kết quả thực hiện thí điểm. Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam, theo ước tính có khoảng 90% được vận chuyển bằng đường biển. Tuy việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử chưa áp dụng với tàu thuyền nhập cảnh, xuất cảnh và quá cảnh. Tuy nhiên, do hàng hóa được vận chuyển trên tàu biển nên việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa có tác động lớn đến thủ tục cho tàu thuyền vào, rời cảng cảng biển. Điều này đòi hỏi chúng ta phải nghĩ đến áp dụng thủ tục điện tử đối với tàu thuyển ra, vào cảng biển hoặc quá cảnh.
Nghị định số 71/2006/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý hoạt động hàng hải tại cảng biển và khu vực hàng hải của Việt Nam (thay thế Nghị định số 160) và thông tư số 10/2007/TT-BGTVT đã có những quy định nhằm giảm bớt thủ tục đối với tàu thuyền như bỏ quy định về “thủ tục xin đến cảng”, cho phép gửi các tờ khai đến các cơ quan có liên quan bằng các hình thức như fax, email...Tuy nhiên, Nghị định chưa quy định cụ thể về
cách thức thực hiện đồng bộ, thống nhất, kết nối giữa các cơ quan có liên quan đến làm thủ tục cho tàu thuyền vào, rời cảng biển khi gửi các giấy tờ theo quy định bằng email để các cơ quan sử dụng chung. Sau đây là một số đề xuất về quy trình áp dụng thủ tục điện tử đối với tàu thuyền ra, vào cảng biển
Đối với loại giấy tờ phải nộp: Theo quy định thông thường, các giấy
tờ mà tàu thuyền phải có khi làm thủ tục ra, vào cảng biển bao gồm hai loại tại cảng biển bao gồm loại giấy tờ phải nộp và loại giấy tờ phải xuất trình. Đối với loại giấy tờ phải nộp, chúng ta có thể thực hiện theo quy trình: người khai thủ tục khai và gửi các tờ khai theo mẫu thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của các ngành theo quy định (tham khảo sơ đồ dưới với các phụ lục theo Nghị định 160). Hệ thống xử lý dữ liệu của các ngành được nối mạng với nhau và thông qua nối mạng, Cảng vụ hàng hải sẽ biết được tình hình làm thủ tục cho tàu ở từng lĩnh vực và sẽ cấp phép cho tàu vào, rời cảng sau khi các ngành đó hoàn thành các thủ tục cho tàu, người và hàng hóa trên tàu.
Đối với các loại giấy tờ phải xuất trình: Qua tham khảo kinh
nghiệm của một số nước cho thấy, đối với các loại giấy tờ tàu, người, hàng hóa trên tàu phải có khi ra, vào cảng biển, người khai sẽ điền vào tờ khai theo quy định và gửi cho cơ quan làm thủ tục cho tàu; cơ quan làm thủ tục cho tàu sẽ căn cứ vào đó để làm thủ tục cho tàu và sẽ chỉ bắt xuất trình các giấy tờ này để kiểm tra thực tế nếu thấy cần thiết hoặc có nghi ngờ về tính trung thực của lời khai. Ở Việt Nam, nên quy định cơ quan nhận thông tin này là cảng vụ hàng hải và các cơ quan khác có thể lấy các thông tin này thông qua nối mạng với cảng vụ hàng hải (tham khảo Bảng tên các loại văn
bản). Mặt khác chỉ được yêu cầu người làm thủ tục nộp hoặc xuất trình các
loại giấy tờ của tàu, hàng hoá thuyền viên và hành khách nếu có thay đổi so với khi tàu đến, còn không sẽ miễn phải xuất trình lại nhằm đơn giản hoá và
thông thoáng về mặt thủ tục hành chính. Đồng thời cũng không tiến hành làm thủ tục nhập cảnh lần thứ 2 đối với tàu thuyền nước ngoài nếu tàu đó đã nhập cảnh ở một cảng khác của Việt Nam trong cùng chuyến đi. Điều này có nghĩa tàu đó được miễn thủ tục nhập cảnh nhưng phải thực hiện thủ tục vào cảng như tàu hoạt động nội địa
Thời hạn và thời gian làm thủ tục: Với chủ tàu chậm nhất 02 giờ
kể từ khi tàu đã vào neo đậu an toàn tại cầu cảng và 04 giờ tại vùng neo đậu, chuyển tải. Các cơ quan chức năng không quá 01 giờ kể từ khi chủ tàu hoặc đại lý của chủ tàu đã nộp, xuất trình đủ các giấy tờ hợp lệ theo quy định. Các cơ quan quản lý chuyên ngành tại cảng làm thủ tục cho tàu thuyền vào, rời cảng 24/24 giờ trong ngày kể cả ngày nghỉ, ngày lễ.
Thời gian thông báo: Đối với tất cả các loại tàu thuyền, trừ một số
loại tàu có quy định riêng, chậm nhất 08 giờ trước khi tàu dự kiến đến cảng. Đối với tàu lần đầu tiên đến cảng biển Việt Nam, tàu quân sự, tàu biển có động cơ chạy bằng năng lượng hạt nhân, tàu vận chuyển chất phóng xạ, tàu đến theo lời mời chính thức của Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam: chậm nhất 24 giờ trước khi tàu dự kiến đến cảng.
Địa điểm làm thủ tục: Cần cải tiến theo hướng chỉ trong những
trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của cơ quan kiểm dịch thì mới được phép tiến hành làm thủ tục tại vùng nước phao số O, nhưng chỉ do cơ quan kiểm dịch có yêu cầu đó thực hiện và chịu trách nhiệm.
¬
Ghi chú: Sơ đồ liên kết giữa các cơ quan chức năng theo Nghị định 160
Phụ lục 1: Bản khai chung (general Declaration) Phụ lục 2: Danh sách thuyền viên (Crew list) Phụ lục 3: Danh sách hành khách (Passenger list) Phụ lục 4: Bản khai hàng hóa (Cargo declaration)
Phụ lục 5: Bản khai dự trữ của tàu (Ship’s stores declaration) Phụ lục 6: Bản khai hành lý thuyền viên (Crew effects declaration) Phụ lục 7: Bản khai kiểm dịch y tế (Health quarantine declaration)
Phụ lục 8: Bản khai kiểm dịch thực vật (Declaration for plant quarantine) Phụ lục 9: Bản khai kiểm dịch động vật (Declaration for animal quarantine)