Việc hạch toán bằng ngoại tệ, một số tài khoản được hạch toán và được đanh giá chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ, người dùng có thể khai báo đanh sách tài khoản được đánh giá để cuối kỳ thực hiện. Việc hạch toán đối ứng khi đánh giá được khai báo trong danh mục các tham số hệ thống
CHƯƠNG VI: BÁO CÁO 1. Giới thiệu chung
Trong mỗi phân hệ đều có một hệ thống báo cáo, muốn xem báo cáo liên quan đến phân hệ nào thì ta chọn Phân hệ tương ứng với báo cáo cần xem.
2. Chức năng hỗ trợ báo cáo
2.1 Xem báo cáo
Chọn báo cáo cần xem, chương trình sẽ thể hiện lên điều kiện lọc. Người sử dụng sẽ đưa các điều kiện lọc về thời gian, chọn các thông số đi kèm ..
Người sử dụng có thể đứng tại báo cáo vừa xem, cho điều kiện lọc khác, phần mềm sẽ tạo ngay một mẫu báo cáo khác ngay tại màn hình cũ mà người sử dụng không cần phải thoát ra ngoài menu chính rồi mới mở lại báo cáo để trở vào xem.
2.2 Các phím chức năng
Chương trình hỗ trợ chức năng (Drill down) cho phép truy ngược lại chứng từ để sửa, xoá ngay khi đang xem báo cáo, bằng cách sử dụng phím F5 tới chi tiết của tài khoản.
Nhấn F3 hoặc Click vào công cụ sửa chứng từ.
~ hoặc Double click trên lưới kết quả: Phóng to/ thu nhỏ kết quả báo cáo.
F5: xem tổng phát sinh theo tài khoản đối ứng Ctrl + F5: xem sổ chi tiết tài khoản
F7: in báo cáo
F10: tuỳ chọn xem báo cáo Ctrl + F: Tìm theo trường hiện tại Alt + F: Lọc theo trường hiện tại
Ctrl + L: Khai báo tiêu đề, độ rộng, dịnh dang của các cột báo cáo Ctrl + Del:
Xóa mã đơn vị cơ sở.
Ctrl + Tab: Di chuyển giữa các trang thông tin: chung, chi tiết và báo cáo Double click trên tiêu đề của cột để sắp xếp dữ liệu theo cột đó.
Để thêm, sửa, xóa mẫu in: Nhấp chuột phải trên trang thông tin báo cáo sẽ xuất hiện thêm các nút Thêm mẫu, Xóa mẫu và các thông tin của mẫu in.
Cách bước thực hiện sửa số liệu báo cáo khi phát hiện sai sót:
Bước 1: Nhấn phím F5 tại dòng số liệu phát hiện sai sót và tiếp tục cho đến số liệu cuối cùng bị sai. Bước 2: Click vào biểu tượng để sửa chứng từ tại màn hình nhập liệu Bước 3:
Sửa chứng từ tại màn hình nhập liệu
Bước 4: Thoát khỏi màn hình nhập liệu trở về màn hình báo cáo
Bứơc 5: Kiểm tra số liệu xem đã được chỉnh sửa chính xác chưa bằng cách nhấn vào biểu tượng làm tươi số liệu 2.3 In báo cáo
Đang ở màn hình xem, nhấn F7 đề in và xem mẫu báo cáo Tiêu đề báo cáo: có
thể chỉnh sửa theo ý muốn.
¾ Máy in: in báo cáo
¾ Preview: xem báo cáo trước khi in ¾ Tệp Dbf: xuất ra file Dbf
¾ Tệp Excel: xuất ra file Excel ¾ E-mail: gửi E-mail
¾ PDF: Xuất ra file PDF
¾ Tiền VND, Ngoại tệ: chọn lựa kiểu xem hoặc in theo loại ngoại tệ nào ¾ Báo cáo nhanh 2: xuất ra dạng tương tự dạng danh sách Xem báo cáo:
CHƯƠNG VII : KẾT CHUYỂN SỐ DƯ SANG NĂM 1. Chuyển số dư sang năm
Chuyển số dư các tài khoản: Phân hệ tổng hợp ⇒ cập nhật số liệu, số dư ⇒ chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm.
Chuyển số dư hàng tồn kho: Phân hệ Tồn kho ⇒ cập nhật số dư ⇒ chuyển tồn kho sang năm.
2. Chọn năm làm việc
Chọn năm làm việc: Phân hệ hệ thống ⇒ Quản lý hệ thống ⇒ chọn thời gian nhập liệu.
CHƯƠNG VIII : XỬ LÝ SỰ CỐ TRONG VLS SME
1. Xử lý lỗi
1.1 Xuất hiện thông báo lôi:“Can not update cursor...” “Can not update cursor...”
Lỗi này xảy ra khi người dùng không có quyền ghi dữ liệu vào CSDL có thể do: - Phân quyền truy cập vào thư mục chương trình chưa đầy đủ. Xử lý như sau
Tại máy chủ cài đặt phần mềm tìm đến thư mục cài đặt phần mềm (Vd: D:\VLS SME Nhấp chuột phải trên thư mục phần mềm và chọn như trong trình dưới
Kiểm tra xem đã đánh dấu chọn Allow Full Control như hình dưới. Rồi nhấn OK - Các phần
mềm diệt vi-rút đang chiếm giữ các file chương trình để kiểm tra: Tạm thời tắt chương trình diệt vi-rút
Chạy lại chương trình nếu lỗi này không xuất hiện nữa thì cần phải cấu hình lại phần mềm diệt virut
1.2 Xuất hiện thông báo lỗi: thông báo lỗi: “File ....prg does not exist”
Kiểm tra lại đường dẫn cài đặt phần mềm có
tên thư mục cha nào có đặt khoảng trắng hay không? VD: D:\VLS SME
Đổi lai thành D:\VLS_SME
1.3 Khi nhấn vào biểu tượng phần mềm xuất hiện bảng “Missing Shortcut” Kiểm tra lại đường dẫn Kiểm tra lại đường dẫn
phần mềm, do biểu tượng của phần mềm chỉ đường dẫn không đúng đường dẫn phần mềm đang tồn tại. Nguyên nhân: Có thể do người sử dụng vô tình hay cố ý di chuyển thư mục chứa phần mềm
sang vi trí khác Cách khắc phục: tạo lại đường dẫn cho biểu tượng hoặc tạo lại biểu tượng mới.
• Cách tạo biểu tượng:
Bước 1: Vào thư mục chứa phần mềm VLS Bước 2: Tìm đến file chạy
Bước 3: Click chuột phải vào file chạy, chọn “Send to”, chọn “Desktop” Bước 4: Click vào biểu tượng để chạy phần mềm
Trường hợp phần mềm vẫn không hoạt động, vui lòng liên hệ VLS
1.4 Xuất hiện thông báo lỗi “Uniqueness of index STT_REC is violated” khi lưu chứng từ Lỗi này xuất Lỗi này xuất
hiện do trong qua trình sử dụng chương trình bị tắt
ngang dẫn đến trùng khóa dữ liệu. Cách xử lý: - Chọn kết thúc
- Vào lại chương trình
- Chạy chức năng bảo trì số liệu (Lưu ý: Thông báo các máy khác thoát khỏi VLS) - Vào lại chứng từ vào làm mới chứng từ và lưu lại
- Nếu thông báo lỗi vẫn còn vui lòng liên hệ VLS để được hỗ trợ.
2. Hỏi vả trả lời
2.1 Hỏi: Tại sao bảng cân đối số phát sinh một kỳ không cân?
Trả lời: Cần kiểm tra xem trong kỳ có bút toán nào hạch toán vào tài khoản tổng hợp không. Có thể dùng chức năng kiểm tra số liệu trong mục quản lý số liệu.
2.2 Hỏi: Tại sao trên bảng cân đối phát sinh tài khoản theo dõi công nợ (131,331,…) không có số dư đầu kỳ, sốphát sinh nợ bằng số phát sinh có mà sao vẫn còn số dư cuối kỳ. Trả lời: Vì các phát sinh nợ có trong kỳ phát sinh nợ bằng số phát sinh có mà sao vẫn còn số dư cuối kỳ. Trả lời: Vì các phát sinh nợ có trong kỳ không cùng một đối tượng (Mã khách hàng)
2.3 Hỏi:Tại sao số liệu cuối kỳ trước không bằng số đầu kỳ sau trong cùng một báo cáo?
Trả lời Các chỉ mục trong cơ sở dữ liệu của bạn bị sai lệch do cúp điện đột ngột. Bạn nên vào chạy chức năng bảo trì số liệu rồi xem lại báo cáo.
2.4 Hỏi: Tại sao giá vốn xuất kho trong kỳ không có giá trị?
Trả lời: Bạn cần kiểm tra lại các vấn đề sau - Bạn đã chạy chức năng tính giá xuất kho chưa
- Cách tính giá hàng tồn kho khai báo trong danh mục hàng hóa vật tư có đúng với chức năng chạy tính giá hay không.
- Vật tư có còn đủ số lượng tồn trong kho xuất hay không?
- Khi xuất kho có chọn Xuất đích danh nhưng chưa vào giá xuất hay không.
- Đối với giá NTXT thì tại thời điểm xuất trong kho xuất còn tồn kho của vật tư đó hay không.
2.5 Hỏi: Khi vào xem báo cáo thì thấy có chứng từ nhưng khi chọn mở lại chứng từ thì
chương trình báo “Chứng từ này đã bị xóa”
Trả lời: Chạy chức năng kiểm tra số liệu để chương trình đồng bộ số liệu giữa chứng từ và báo cáo. 2.6 Hỏi: Tại sao gõ đúng mật khẩu mà vẫn không vào được chương trình
Trả lời: Kiểm tra lại phím Caplock
Kiểm tra lại bộ gõ Tiếng Việt (VietKey, Unikey…) nên chuyển sang chế độ gõ Tiếng Anh khi gõ mật khẩu.
2.7 Hỏi: Tại sao trong ô dữ liệu số chỉ gõ được một số?