10.1 Chức năng
Chương trình cung cấp 1 số các báo cáo phục vụ cho nhà quản trị phân tích đánh giá về tình hình tài chính, tình hình mua hàng, tình hình bán hàng, phân tích chi phí và báo cáo hợp nhất của nhiều đơn vị.
10.2 Các hệ thống báo cáo quản trị Báo cáo
tài chính tổng hợp.
Báo cáo tổng hợp các đơn vị Báo cáo quản trị mua hàng
Báo cáo quản trị hóa đơn mua hàng Báo cáo quản trị bán hàng
Báo cáo quản trị hóa đơn bán hàng Báo cáo phân tích chi phí
Báo cáo tài chính hợp nhất 11. Phân hệ Quản lý thuế
11.1 Chức năng
Đăng ký phát hành hóa đơn tự in hay đặt in Theo dõi hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra Lập báo cáo thuế
11.2 Đăng ký phát hành hóa đơn
11.4 Kết xuất dữ liệu sang HTTK
Chương trình cho phép kết xuất dữ liệu trực tiếp sang phần mềm HTKK
Người sử dụng cần khai báo đường dẫn cài đặt HTKK trong tham số hệ thống. Vd: C:\Program Files\HTKK130\
Khi vào bảng kế hóa đơn bán ra, mua vào nhấn F6 để thực hiện kết xuất dữ liệu sang HTKK Mở chương trình HTKK và chọn đúng mã số thuế và tháng báo cáo.
12. Phân hệ Tiền lương
12.1 Chức năng
Quản lý các thông tin lương đơn giản như lương, ngày công,, các khoản phụ cấp, khen thưởng kỷ luật, thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng lương
12.2 Cập nhật dữ liệu
12.2.1 Khai báo thông tin lương cho từng nhân viên (theo ngày hiệu lực).
Nhằm làm cơ sở tính lương cho từng nhân viên. Khi có thay đổi cách tính lương (như tăng lương, thay đổi cách tính lương,..) thì người sử dụng phải vào khai báo lại thông tin tính lương với “ngày hiệu lực” mới
Tên trường Diễn giải
Ngày hiệu lực Ngày bắt đầu áp dụng cách tính lương. Chương trình sẽ tính lương cho nhân viên theo cách khai báo này cho đến khi có một “ngày hiệu lực” mới
Mã nhân viên Mã nhân viên cần khai báo thông tin tính lương.
Mã chức vụ Chức vụ của nhân viên hiện tại.
Kiểu tính lương 1 Lương khoán theo kỳ tính lương. 2. Lương khoán theo đơn giá ngày công.
Mức lương căn bản Dùng để tính các khoản trích nộp theo quy định của người lao động
Mức lương khoán Mức lương khoán theo kỳ tính lương cho người lao động.
Đơn giá tiền lương ngày Đơn giá tiền lương theo ngày công.
1. Trường hợp tính lương khoán theo kỳ lương thì đơn giá tiền lương này được tính = Mức lương khoán / kỳ lương.
2. Trường hợp tính lương khoán theo ngày công thì đơn giá tiền lương do người sử dụng nhập vào.
Tỷ lệ % BHXH Tỷ lệ phần trăm của người lao động trích nộp BHXH theo quy định.
Tỷ lệ % BHYT Tỷ lệ phần trăm của người lao động trích nộp BHYT theo quy định.
Tỷ lệ % BHTN (Bảo hiểm thất nghiệp)
Tỷ lệ phần trăm của người lao động trích nộp BHTN theo quy định.
Tỷ lệ % KPCĐ Tỷ lệ phần trăm của người lao động trích nộp KPCĐ theo quy định.
12.2.2 Cập nhật ngày công cho từng nhân viên.
Cập nhật tổng số ngày công cho từng nhân viên theo từng kỳ lương.
Chức năng tự động: Tạo danh sách ngày công theo nhân viên với số ngày công là số ngày của kỳ tính lương (khai báo trong tham số tùy chọn). Sau đó người sử dụng sửa lại ngày công của những người vắng.
Tên trường Diễn giải
Kỳ Tháng tính lương
Năm Năm tính lương
Mã nhân viên Mã nhân viên
Số ngày công Số ngày làm việc (Chưa tính số ngày phép)
Số ngày phép Số ngày nghỉ vẫn được tính vào ngày công
12.2.3 Khai báo chi tiết phụ cấp theo từng nhân viên.
Khai báo chi tiết các khoản phụ cấp người lao động được hưởng. Cho phép người sử dụng sap chép chi tiết phụ cập của từng nhân viên từ tháng này sang tháng khác
Tên trường Diễn giải
Năm Năm tính lương
Kỳ Tháng tính lương
Mã nhân viên Mã nhân viên
Mã phụ cấp Mã phụ cấp
Số tiền phụ cấp theo ngày Số tiền phụ cấp theo ngày công (Trường hợp phụ cấp theo ngày công) Số tiền phụ cấp theo kỳ
tính lương
Số tiền phụ cấp theo kỳ tính lương (Trường hợp phụ cấp theo tháng)
Cách tính phụ cấp
Chỉ áp dụng cho phụ cấp khoán theo kỳ tính lương
Cách tính phụ cấp khoán theo kỳ tính lương trường hợp người lao động không làm việc không đủ ngày công quy định của kỳ tính lương:
1. Tính nguyên phụ cấp.
2. Số ngày công <= hoặc bằng ½ kỳ lương thì chia đôi phụ cấp. Nếu số ngày công > ½ kỳ lương thì tính nguyên phụ cấp.
Đưa thông tin này vào chức năng “khai báo phụ cấp” để có thể cùng 1 phụ cấp nhưng có thể áp dụng khác nhau cho từng nhân viên.
Ghi chú Thông tin ghi chú
12.2.4 Cập nhật các khoản khen thưởng, kỷ luật của nhân viên.
Khai báo chi tiết các khoản khen thưởng, kỷ luật (thưởng, phạt, ...), các khoản trừ vào lương theo từng kỳ tính lương. Đây là các khoản giảm trừ bất thường, không theo quy định
Tên trường Diễn giải
Kỳ tính lương Giảm trừ cho kỳ tính lương nào
Mã nhân viên Mã nhân viên
Mã khen thương kỷ luật Khai báo mã khen thưởng hay mã kỷ luật (lấy trong danh mục khen thưởng, kỷ luật)
Số tiền Số tiền khen thưởng hay kỷ luật
Ghi chú Thông tin ghi chú 12.2.5 Cập nhật thuế thu nhập cá nhân
Cập nhật số thuế thu nhập cá nhân của từng nhân viên theo từng kỳ lương. Số thuế này do người sử dụng tính từ bên ngoài sau đó nhập vào phần mềm
Tên trường Diễn giải
Kỳ tính lương Giảm trừ cho kỳ tính lương nào
Mã nhân viên Mã nhân viên
Số tiền TTNCN Số tiền thuế thu nhập các nhân
12.2.6 Cập nhật các khoản tạm ứng lương của nhân viên. (Có thể kết nối để lấy phát sinh từ phiếuchi của chương trình kế toán). chi của chương trình kế toán).
Cập nhật các khoản tạm ứng lương cho từng nhân viên theo từng kỳ tính lương.
Tên trường Diễn giải
Số chứng từ Số chứng từ của phiếu
Ngày chứng từ Ngày tạm ứng
Mã nhân viên Mã nhân viên
Địa chỉ Địa chỉ người tạm ứng Nếu có trong dmkh thì lấy ra (và không cho người sử dụng nhập) , ngược lại cho người sử dụng nhập vào
Số tiên tạm ứng Số tiền tạm ứng
Diễn giải Lý do tạm ứng
12.3 Tính lương.
Khi tính lương chương trình sẽ tự động thực thi các chức năng sau 9 Tính lương theo ngày công.
9 Tính các khoản trích nộp của người lao động theo quy định. 9 Tổng hợp các khoản phụ cấp.
9 Tổng hợp các khoản khen thưởng kỷ luật. 9 Tổng hợp các khoản tạm ứng của nhân viên.
13. Phân hệ Tài khoản ngoài bảng
13.1 Chức năng
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán dùng để phản ánh những tài sản hiện có ở doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như: Tài sản thuê ngoài; Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công; Hàng hoá nhận bảo hộ, nhận ký gửi. Đồng thời, loại tài khoản này còn phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã được phản ánh ở các Tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán, nhưng cần theo dõi để phục vụ yêu cầu quản lý như: Nợ khó đòi đã xử lý; Ngoại tệ (chi tiết theo nguyên tệ); Dự toán chi sự nghiệp, dự án.
Các tài khoản thuộc loại này được ghi chép theo phương pháp ghi “Đơn”, nghĩa là khi ghi vào một tài khoản thì không ghi quan hệ đối ứng với tài khoản khác.
13.2 Cập nhật dữ liệu
Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản: Là nơi cập nhật số dư đầu kỳ giống như phần cập nhật số dư trong phân hệ tổng hợp nhưng ở đây chỉ cập nhật các tài khoản ngoài bảng
Chứng từ cập nhật cho các tài khoản ngoài bảng là phiếu kế toán tài khoản ngoài bảng. Phiếu này giống như phiếu kế toán trong phân hệ tổng hợp nhưng hạch toán “đơn” không cần ghi đối ứng.
13.3 Báo cáo
9 Sổ cái của một tài khoản 9 Sổ chi tiết của một tài khoản 9 Báo cáo vật tư phát sinh trong kỳ
CHƯƠNG V : CÁC BÚT TOÁN CUỐI KỲ
1. Bút toán kết chuyển tự động
1.1 Danh mục các bút toán kết chuyển tự động Danh mục kết chuyển tự động nằm trong phân hệ Tổng hợp.
Để thực hiện kết chuyển tự động cần phải khai báo các danh mục bút toán kết chuyển tự động.
Các thông tin khai báo như sau:
Stt Tên trường Ghi chú
1 Stt
Trình tự kết chuyển
Lưu ý khi đặt số STT, người sử dụng cần đặt số cách khoảng và
tăng dần theo thứ tự chương trình thực hiện kết chuyển Ví dụ: 1, 3, 5, 7 để khi khai báo sót, người sử dụng có thể bổ sung bút toán 2 Tên bút toán Tên bút toán
3 Tk ghi nợ Tài khoản ghi nợ sau khi kết chuyển 4 Tk ghi có Tài khoản ghi có sau khi kết chuyển
5 Loại kết chuyển 2 loại kết chuyển: Từ Nợ qua Có hoặc ngược lại 6 Kết chuyển chi tiết
Nếu có thì sẽ báo cáo chi tiết theo tùng chi tiết khai báo (mã vụ việc, mã tự do, mã bộ phận….)
Các lưu ý khi khai báo bút toán kết chuyển
Tài khoản nhận kết chuyển: phải là tài khoản chi tiết Tài khoản kết chuyển đi: có thể là TK tổng hợp hoặc chi tiết
1.2 Thực hiện kết chuyển
Việc thiết lập & thực hiện kết chuyển tự động vào cuối kỳ do chương trình tự động thực hiện.
Thực hiện chạy bút toán kết chuyển nằm trong chức năng Cập nhật số liệu, số dư trong Phân hệ Tổng hợp.
Muốn thực hiện bút toán kết chuyển nào, dùng phím cách (Space bar) để đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu chọn bút toán đó. Có thể sử dụng phím Ctrl + A để chọn tất cả.
Nhấn F4 để thực hiện kết chuyển từ tháng - đến tháng.
Nếu muốn xoá tháng đã kết chuyển thì chọn tất cả các bút toán và nhấn F8.
Lưu ý: Bút toán kết chuyển lãi lỗ phải được thực hiện sau cùng
Nếu người sử dụng không chọn bút toán kết chuyển lãi hoặc lô và kết chuyển hết các tài khoản loại 5 - 8 thì chương trình sẽ tự động xác định kết quả lãi hoặc lỗ và thực hiện kết chuyển tương ứng
2. Bút toán phân bổ tự động
2.1 Danh mục bút toán phân bổ tự động
Bút toán phân bổ TK 627 cho từng sản phẩm
Bút toán phân bổ TK 641, 642 cho từng ngành hàng, …
Thông tin cập nhật: 2 màn hình, màn hình cho TK có và màn hình chi tiết TK nợ.
Stt Tên trường Ghi chú
Màn hình 1
Stt Trình tự thực hiện bút toán
Tên bút toán Tên bút toán
Tài khoản ghi có Tài khoản mang đi phân bổ
Loại phân bổ Chọn trong danh sách
Màn hình 2
Tài khoản nợ Tài khoản nhận phân bổ
Vụ việc Nếu loại phân bổ là vụ việc
Mã tự do Nếu loại phân bổ mã tự do
Mã bpht Nếu loại phân bổ là mã bpht
Mã sản phẩm Nếu loại phân bổ là mã sản phẩm 2.2 Thực hiện bút toán phân bổ
Bước 1: Vào mục Cập nhật số liệu Bút toán phân bổ tự động
Bước 2: Vào màn hình phân bổ tự động, gồm hai màn hình, các tài khoản có (ở trên) và các tài khoản nợ (ở dưới) Bước 3: Nhập số tiền cần phân bổ của tài khoản có (Vd:TK 627), nếu số tiền cần phân bổ không phải là tổng số tiền của tài khoản đó, mà là một phần giá trị của tài khoản (Vd: 627): Đứng ở phần trên ngay tại dòng cần nhập số tiền, nhấn F3.
Bước 4: Nhập hệ số phân bổ của tháng cần phân bổ tại màn hình các tài khoản nợ (Vd:154): Nhấp chuột vào ô hệ số ở phần dưới và gõ trực tiếp hệ số vào.
Bước 5: Đánh dấu chọn các bút toán cần phân bổ bằng cách đặt con trỏ tại cột “Tag” của màn hình tài khoản có (ở trên) và nhấn vào phím “Spacebar” . Hoặc nhấn “Ctrl A” để chọn tất cả các bút toán” Bước 6: Nhấn “F4” để thực hiện bút toán phân bổ tự động
Lưu ý: Có thể nhấn F5 để lấy số tiền phân bổ và hệ số phân bổ theo số phát sinh trong kỳ (Phải khai báo bút toán trong
danh mục bút toán kết chuyển)
Chương trình hỗ trợ sao chép các hệ số phân bổ của các bút toán phân bổ cùng tài khoản bằng cách nhấn F6.
3. Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Việc hạch toán bằng ngoại tệ, một số tài khoản được hạch toán và được đanh giá chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ, người dùng có thể khai báo đanh sách tài khoản được đánh giá để cuối kỳ thực hiện. Việc hạch toán đối ứng khi đánh giá được khai báo trong danh mục các tham số hệ thống
CHƯƠNG VI: BÁO CÁO 1. Giới thiệu chung
Trong mỗi phân hệ đều có một hệ thống báo cáo, muốn xem báo cáo liên quan đến phân hệ nào thì ta chọn Phân hệ tương ứng với báo cáo cần xem.
2. Chức năng hỗ trợ báo cáo
2.1 Xem báo cáo
Chọn báo cáo cần xem, chương trình sẽ thể hiện lên điều kiện lọc. Người sử dụng sẽ đưa các điều kiện lọc về thời gian, chọn các thông số đi kèm ..
Người sử dụng có thể đứng tại báo cáo vừa xem, cho điều kiện lọc khác, phần mềm sẽ tạo ngay một mẫu báo cáo khác ngay tại màn hình cũ mà người sử dụng không cần phải thoát ra ngoài menu chính rồi mới mở lại báo cáo để trở vào xem.
2.2 Các phím chức năng
Chương trình hỗ trợ chức năng (Drill down) cho phép truy ngược lại chứng từ để sửa, xoá ngay khi đang xem báo cáo, bằng cách sử dụng phím F5 tới chi tiết của tài khoản.
Nhấn F3 hoặc Click vào công cụ sửa chứng từ.
~ hoặc Double click trên lưới kết quả: Phóng to/ thu nhỏ kết quả báo cáo.
F5: xem tổng phát sinh theo tài khoản đối ứng Ctrl + F5: xem sổ chi tiết tài khoản
F7: in báo cáo
F10: tuỳ chọn xem báo cáo Ctrl + F: Tìm theo trường hiện tại Alt + F: Lọc theo trường hiện tại
Ctrl + L: Khai báo tiêu đề, độ rộng, dịnh dang của các cột báo cáo Ctrl + Del:
Xóa mã đơn vị cơ sở.
Ctrl + Tab: Di chuyển giữa các trang thông tin: chung, chi tiết và báo cáo Double click trên tiêu đề của cột để sắp xếp dữ liệu theo cột đó.
Để thêm, sửa, xóa mẫu in: Nhấp chuột phải trên trang thông tin báo cáo sẽ xuất hiện thêm các nút Thêm mẫu, Xóa mẫu và các thông tin của mẫu in.
Cách bước thực hiện sửa số liệu báo cáo khi phát hiện sai sót:
Bước 1: Nhấn phím F5 tại dòng số liệu phát hiện sai sót và tiếp tục cho đến số liệu cuối cùng bị sai. Bước 2: Click vào biểu tượng để sửa chứng từ tại màn hình nhập liệu Bước 3:
Sửa chứng từ tại màn hình nhập liệu
Bước 4: Thoát khỏi màn hình nhập liệu trở về màn hình báo cáo
Bứơc 5: Kiểm tra số liệu xem đã được chỉnh sửa chính xác chưa bằng cách nhấn vào biểu tượng làm tươi số liệu 2.3 In báo cáo
Đang ở màn hình xem, nhấn F7 đề in và xem mẫu báo cáo Tiêu đề báo cáo: có
thể chỉnh sửa theo ý muốn.
¾ Máy in: in báo cáo
¾ Preview: xem báo cáo trước khi in ¾ Tệp Dbf: xuất ra file Dbf
¾ Tệp Excel: xuất ra file Excel ¾ E-mail: gửi E-mail
¾ PDF: Xuất ra file PDF
¾ Tiền VND, Ngoại tệ: chọn lựa kiểu xem hoặc in theo loại ngoại tệ nào ¾ Báo cáo nhanh 2: xuất ra dạng tương tự dạng danh sách Xem báo cáo:
CHƯƠNG VII : KẾT CHUYỂN SỐ DƯ SANG NĂM 1. Chuyển số dư sang năm
Chuyển số dư các tài khoản: Phân hệ tổng hợp ⇒ cập nhật số liệu, số dư ⇒ chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm.
Chuyển số dư hàng tồn kho: Phân hệ Tồn kho ⇒ cập nhật số dư ⇒ chuyển tồn kho sang năm.
2. Chọn năm làm việc
Chọn năm làm việc: Phân hệ hệ thống ⇒ Quản lý hệ thống ⇒ chọn thời gian nhập liệu.
CHƯƠNG VIII : XỬ LÝ SỰ CỐ