3.1 Chức năng
Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, lên kế hoạch nhận hàng. Căn cứ vào phiếu nhập hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt mua hàng, nhận hàng, so sánh giữa đơn đặt hàng và thực tế nhận hàng.
Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng từ khách hàng SO (Sales Oder) và theo dõi tiến độ giao hàng cho khách hàng, lên kế hoạch giao hàng. Căn cứ vào phiếu xuất hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt hàng, giao hàng, so sánh giữa đơn đơn hàng và thực tế giao hàng.
Các bước lập Đơn đặt hàng: tương tự cách lập các chứng từ thông thường, tuy nhiên lưu ý số đơn hàng, ngày đơn
hàng cần nhập chính xác. Vì số đơn hàng sẽ là cơ sở để theo dõi trong quá trình mua bán hàng, nhận gửi hàng. 3.2 Cập nhật chứng từ
3.2.1 Phiếu yêu cầu mua vật tư
Khi các bộ phận có yêu cầu về vật tư nguyên liệu phục vụ cho sử dụng hay sản xuất thì sẽ lập phiếu này. Phiếu này có thể lấy dữ liệu từ tồn kho theo cáo điều kiên số lượng tồn kho:
9 <= 0
9 <= Tồn tối thiểu
9 <= 1 lượng cụ thể do người sử dụng chọn.
Dữ liệu trong phiếu này có thể được sử dụng để lập Phiếu đề nghị mua hàng. 3.2.2 Phiếu đề nghị mua hàng
Từ yêu cầu mua vật tư của các bộ phận, phòng vật tư sẽ tiến hàng lập phiếu đề nghị mua hàng để trình giám đốc hoặc bộ phận có thẩm quyền xét duyệt làm cơ sở cho phiếu nhập mua hàng
tương ứng. Người sử dụng lựa chọn NCC và số lượng đặt hàng. Phiếu đề nghi mua hàng có các trạng thái sau:
9 0 – Chưa duyệt: Là trạng thái phiếu đề nghị đã hoàn chỉnh và đang chờ duyệt 9 1 – Duyệt: Phiếu đề nghị đã được duyệt
9 2 – Không duyệt: Phiếu đề nghị không được duyệt.
9 3 – Đang đề nghị: Phiếu đề nghị còn dở dang chưa hoàn chỉnh. 3.2.3 Duyệt phiếu đề nghị mua hàng
Bộ phận có thẩm quyền sẽ vào chức năng này đề xét duyệt các phiếu đề nghị mua hàng. Nếu phiếu đề nghị đã được duyệt và đã được nhập mua thì không được phép duyệt lại Các bước duyệt phiếu đề nghị mua hàng:
9 Vào chức năng duyệt phiếu đề nghị mua hàng 9 Gõ vào điều kiện để lọc tìm phiếu đề nghị mua hàng
9 Chọn phiếu đề nghị cần duyệt và nhấn F3 để hiện thông tin về phiếu đề nghị
9 Lựa chọn các NCC được duyệt, điều chinh số lượng duyệt và ghi chú cho việc duyệt cho từng vật tư. Có thể đánh dấu để xem tất cả NCC của vật tư thay vì những NCC được đề nghị
9 Lựa chọn trạng thái duyệt: 0 – Chưa duyệt, 1 – Duyệt, 2 – Không duyệt 9 Nhấp vào nút Nhận để lưu thông tin duyệt phiếu đề nghị
3.2.4 Đơn đặt hàng mua
Lập đơn đặt hàng mua để gửi cho nhà cung cấp để tiến hàng mua hàng hóa, vật tư Đơn đặt hàng có thể lập trực tiếp hoặc lập từ các phiếu đề nghị mua hàng đã được duyệt
3.2.5 Đơn đặt hàng bán
Khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, người sử dụng lập đơn đặt hàng bán để ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng
3.2.6 Lệnh xuất hàng
Lệnh xuất hàng có thể lập trực tiếp hoặc từ các đơn đặt hàng bán Lệnh xuất hàng có các trạng thái sau:
9 0 – Chưa duyệt: Là trạng thái Lệnh xuất hàng đã hoàn chỉnh và đang chờ duyệt 9 1 – Duyệt: Lệnh xuất hàng đã được duyệt
9 2 – Không duyệt: Lệnh xuất hàng không được duyệt.
9 3 – Đang lập lệnị: Lệnh xuất hàng còn dở dang chưa hoàn chỉnh. 3.2.7 Duyệt lệnh xuất hàng
Bộ phận có thẩm quyền sẽ vào chức năng này đề xét duyệt các lệnh xuất hàng. Các bước duyệt lệnh xuất hàng tương tự như duyệt phiếu đề nghị mua hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3 Báo cáo
3.3.1 Báo cáo Đơn đặt hàng bán
Bảng kê đơn đặt hàng
9 Báo cáo tình hình giao hàng 9 Báo cáo tổng hợp đơn hàng 9 Báo cáo đến hạn giao hàng
3.3.2 Báo cáo Đơn đặt hàng mua 9 Bảng kê đơn đặt hàng 9 Báo cáo tình hình nhận hàng 9 Báo cáo tổng hợp đơn hàng 9 Báo cáo đến hạn nhận hàng
4. Phân hệ Phải trả
4.1 Chức năng
4.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt mua hàng
Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, lên kế hoạch nhận hàng. Căn cứ vào phiếu nhập hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt mua hàng, nhận hàng, so sánh giữa đơn đặt hàng và thực tế nhận hàng.
Các bước lập Đơn đặt hàng: tương tự cách lập các chứng từ thông thường, tuy nhiên lưu ý số đơn hàng, ngày đơn
hàng cần nhập chính xác. Vì số đơn hàng sẽ là cơ sở để theo dõi trong quá trình mua hàng, nhận hàng. 4.1.2 Nhập kho vật tư, hàng hóa
Nhập kho vật tư, hàng hóa có thể từ nhiều nguồn khác nhau như: Nhập mua hàng trong nước, nhập khẩu, nhập chi phí mua hàng. Bên cạnh quản lý về giá mua hàng hóa còn có thể quản lý chi phí thu mua phân bổ vào giá vốn hàng tồn kho.
4.1.3 Theo dõi xuất hàng trả nhà cung cấp
Trong trường hợp hàng mua không đúng chất lượng yêu cầu có thể xuất trả nhà cung cấp. Hạch toán giảm hàng tồn kho, công nợ và các khoản khác.
Ghi nhận giảm thuế GTGT mua vào và lên báo cáo theo dõi Thuế GTGT hoàn lại trả lại. 4.1.4 Theo dõi công nợ nhà cung cấp
Theo dõi công nợ phát sinh chi tiết đến từng nhà cung cấp, lên các báo cáo chi tiết, tổng hợp theo nhà cung cấp, theo khu vực, …
Bên cạnh quản lý công nợ theo nhà cung cấp người sử dụng có thể theo dõi từng hóa đơn phát sinh và tình hình thanh toán theo hóa đơn, hóa đơn đến hạn (phân tích tuổi nợ).
4.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ tại Phân hệ phải trả 4.2.1 Phiếu nhập mua hàng
Chứng từ này ghi nhận hàng nhập kho mua hàng trong nước, có thể thực hiện bằng hai cách: Cách 1: Thực hiện độc lập với đơn hàng, cập nhật mới một phiếu nhập mua hàng
Cách 2: Lập từ đơn hàng bằng cách nhấn nút “chọn đơn hàng” để vào màn hình lọc tìm đơn hàng đã đặt, sau đó nhập các thông tin cần thiết tiếp theo tại phiếu nhập.
Các thông tin phiếu nhập như sau:
Stt Tên trường Ghi chú
1 Số phiếu nhập Người sử dụng tự nhập vào 2 Ngày hạch toán Ngày được sử dụng để lên báo cáo 3 Ngày lập phiếu nhập Ngày lập phiếu nhập
4 Mã khách Chọn từ danh mục nhà cung cấp.
5 Địa chỉ Lấy theo mã nhà cung cấp (đã khai báo trong DMKH), nếu địa chỉ trống thì cho phép nhập vào
6 Người mua hàng Lấy từ “đối tác” trong danh mục nhà cung cấp ứng với nhà cung cấp cần tìm, nếu trống cho phép người sử dụng nhập vào.
7 Diễn giải Nội dung phiếu nhập
8 Số seri Số seri của hóa đơn
9 Số hóa đơn Số hóa đơn của nhà cung cấp 10 Ngày hóa đơn Ngày trên hóa đơn của nhà cung cấp 11 Mã nx(tk có) Tài khoản ghi có
12 Hạn thanh toán Nhập vào số ngày đến hạn thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
13 Mã NKCT Mã nhật ký chứng từ để lên các sổ của hình thức sổ nhật ký chung
Thông tin chi tiết
1 Mã hàng Chọn từ danh mục vật tư hàng hóa
2 Tên hàng Thể hiện theo mã hàng, không cho sửa tại nơi này. 3 Đơn vị tính Thể hiện theo mã hàng, không cho sửa tại nơi này.
4 Mã kho Kho nhập hàng
5 Tồn kho Thể hiện tồn kho của mặt hàng tại thời điểm lập hóa đơn
6 Số lượng Số lượng nhập kho
7 Đơn giá Người sử dụng nhập vào hoặc chương trình sẽ mặc định gán giá từ danh mục giá bán
8 Thành tiền Nếu đơn giá = 0, thì cho phép nhập vào cột thành tiền, nếu đơn giá <> 0 thì không cho phép sửa.
9 Tài khoản nợ Tự thể hiện theo mã hàng 10 Mã vụ việc Chọn từ danh mục vụ việc
Thông tin cuối phiếu
1 Trạng thái 1_cập nhật: Post vào sổ cái và thẻ kho, 0_Chưa: Chưa Post 2_Chỉ cập nhật vào kho: không post vào sổ cái
2 Chi phí Chí phí mua hàng chỉ sử dụng trong trường hợp cùng đối tượng với nhà cung cấp
3 Thuế suất Nhập thuế suất mua hàng (lấy từ danh mục thuế suất)
4 HĐ GTGT Nếu mua hàng có hóa đơn GTGT thì nhập vào số 1, 2… (số lượng hoá đơn) sẽ mở lên cửa sổ nhập chi tiết GTGT
4.2.2 Phân bổ chi phí mua hàng tại phiếu nhập mua hàng
Khi nhà cung cấp vật tư, hàng hoá và nhà cung cấp chi phí mua hàng (phí vận chuyển, bốc xếp, …) cùng là một đối tượng và cùng thời điểm thì người sử dụng có thể cập nhật chi phí tại phiếu nhập mua hàng.
Lưu ý: Khi nhập chi phí, người sử dụng chỉ nhập giá trị chưa thuế vào dòng chi phí, tiền thuế sẽ được tính cụ thể
khi vào chi tiết nhập hoá đơn thuế GTGT. Trường hợp có 1 hoá đơn mua hàng và 1 hoá đơn chi phí, thì khi vào cửa sổ nhập thông tin thuế VAT, người sử dụng sẽ phải nhập 2 dòng khai báo thuế.
Thông tin màn hình phân bổ chi phí như sau:
Chi phí Chi phí phân bổ cho từng mặt hàng. Nếu muốn phân bổ bằng tay thì cứ nhập chi phí từng mặt hàng vào
Nút lệnh
PB tự động Click vào nút lệnh này chương trình sẽ phân bổ tự động chi phí cho từng mặt hàng theo tiêu thức giá trị
Xoá phân bổ Xóa chi phí đã được phân bổ tự động cho từng mặt hàng Quay ra Trở lại màn hình nhập kho
4.2.3 Phiếu nhập chi phí mua hàng
Chứng từ này dùng để phân bổ chi phí mua hàng trong trường hợp nhà cung cấp hàng hoá và nhà cung cấp chi phí mua hàng là hai đối tượng khác nhau hoặc chi phí mua hàng không đồng thời phát sinh cùng thời điểm với Phiếu nhập hàng (Trong nước & Nhập khẩu) và đối tượng (mã nhà cung cấp).
Tương tự cách nhập phiếu nhập mua hàng Bước 1: Cập nhật các thông tin đầu phiếu
Bước 2: Nhập số tiền chi phí, chương trình sẽ mở ra màn hình phân bổ chi phí. Bước 3: Phân bổ chi phí mua hàng
B3.1. Chọn phiếu nhập: nhập thông tin lọc tìm phiếu nhập
B3.2. Phân bổ chi phí (Chọn Phân bổ tự động hoặc người sử dụng phân bổ bằng tay nếu phiếu nhập có nhiều mặt hàng) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
B3.3. Quay ra
Bước 4: Kiểm tra thông tin phiếu nhập chi phí mua hàng và Lưu
4.2.4 Nhập cửa sổ khai báo thuế GTGT
Khi nhập các chứng từ như Phiếu Nhập mua hàng, hoá đơn mua hàng, .. sau khi nhập thuế suất tại phần thông tin tổng hợp của phiếu, và nhập số lượng hoá đơn vào ô HĐ GTGT, chương trình sẽ mở ra cửa sổ nhập thuế GTGT.
Thông tin nhập chứng từ GTGT
Stt Tên trường Diễn giải cách nhập
1 Mẫu báo cáo Nhập số “3”: Mẫu dùng cho Hóa đơn GTGT khấu trừ Nhập số “5”: Mẫu dùng cho Hóa đơn trực tiếp
2 Tiền hàng Số tiền tính thuế (thông thường lấy tổng giá trị của hàng nhập vào). Lưu ý, nếu có sửa giá trị hàng nhập thì phải sửa lại tiền hàng trên màn hình này.
3 % (thuế suất) Nhập vào thuế suất 4 Tiền thuế
Bằng tiền hàng * thuế suất, nhưng người sử dụng có thể sửa được 5 Tài khoản thuế Người sử dụng chọn từ danh mục tài khoản
4.2.5 Phiếu nhập khẩu
Thực hiện nhập kho hàng nhập khẩu, về cơ bản cũng giống như Phiếu nhập mua hàng trong nước nhưng chỉ khác là thêm phần Thuế nhập khẩu.
Thuế Nhập khẩu được nhập trực tiếp và được phân bổ từng mặt hàng làm tăng giá vốn hàng tồn kho. Thao tác tiến hành cũng giống như phân bổ chi phí ở phiếu nhập mua hàng.
Cặp định khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu (Nợ TK 13312/Có TK 33312) sẽ được cập nhật tại Phiếu nhập khẩu (đồng thời) nếu như đã nộp thuế cho Nhà nước.
Nếu không đồng thời xảy ra (không nhập vào Phiếu nhập khẩu), sẽ được hạch toán và kê khai ở màn hình Phiếu kế toán.
Lưu ý: Tổng giá trị tiền thể hiện bằng chữ là giá trị hàng chưa thuế
5. Phân hệ Phải thu
5.1 Chức năng:
5.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt hàng – SO (Sales Oder)
Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng từ khách hàng và theo dõi tiến độ giao hàng cho khách hàng, lên kế hoạch giao hàng. Căn cứ vào phiếu xuất hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt hàng, giao hàng, so sánh giữa đơn đơn hàng và thực tế giao hàng.
5.1.2 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi doanh thu
Ghi nhận và theo dõi doanh thu theo nhiều yếu tố khác nhau: doanh số theo tài khoản (doanh thu), doanh số theo hợp động/vụ việc kinh tế, doanh số theo bộ phận/nhân viên kinh doanh.
Bên cạnh đó, người sử dụng có thể theo dõi các hình thức bán hàng: chiết khấu bán hàng (theo từng % chiết khấu), hàng khuyến mãi biếu tặng, giới hạn nợ, ….
5.1.3 Theo dõi hàng bán bị trả lại
Theo dõi hàng bán bị trả lại trong trường hợp hàng không đạt chất lượng hoặc không đúng yêu cầu, ghi nhận giảm doanh thu tương ứng với hóa đơn bán hàng như: theo hợp đồng, theo nhân viên bán hàng.
Ghi nhận giảm thuế GTGT hàng bán ra và lên báo cáo theo dõi Thuế GTGT hoàn lại.
Ghi giảm giá vốn hàng tồn kho bằng cách nhập trực tiếp giá vốn hoặc check vào ô nhập giá trung bình . 5.1.4 Ghi nhận thuế GTGT
Ghi nhận và hạch toán thuế GTGT đầu ra, chuyển số liệu qua phân hệ tổng hợp để lên các báo cáo liên quan đến thuế GTGT.
5.1.5 Theo dõi công nợ khách hàng
Theo dõi công nợ phát sinh chi tiết đến từng khách hàng, lên các báo cáo chi tiết, tổng hợp theo khách hàng, theo khu vực, hoặc theo tiêu chí mà người sử dụng tự định nghĩa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo dõi công nợ phải thu chi tiết theo hóa đơn, bên cạnh quản lý công nợ theo khách hàng người sử dụng có thể theo dõi từng hóa đơn phát sinh và tình hình thanh toán theo hóa đơn, phân tích hóa đơn đến hạn (phân tích tuổi nợ).
5.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ phải thu 5.2.1 Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Chứng từ này ghi nhận doanh thu bán hàng và xuất kho hàng hóa. Có thể thực hiện độc lập hay được lập từ đơn hàng sẵn có. Tương tự như cách lập phiếu nhập.
Các thông tin cập nhật hóa đơn: tương tự như Hoá đơn mua hàng (Phiếu nhập mua hàng)
Tiền chiết khấu Nếu check vào ô này thì cho phép sửa tiền chiết khấu 5.2.2 Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn
Chức năng của chứng từ này dùng để phân bổ số tiền phải thu cho các hóa đơn công nợ ở các đơn vị quản lý công nợ chi tiết theo hóa đơn.
Người quản lý chi tiết công nợ theo hoá đơn thực hiện các bước phân bổ số tiền phải thu cho các hoá đơn như sau:
Màn hình phân bổ gồm 2 phần:
Phần 1: Liệt kê các phiếu thu và giấy báo có ngân hàng (theo điều kiện lọc) Phần 2: Liệt
kê các hóa đơn công nợ theo mã khách của phiếu thu đang hiện thời.
Phân bổ có 2 cách:
Cách 1: Phân bổ tự động có 2 tùy chọn:
Phân bổ theo ngày hóa đơn số tiền trên phiếu thu sẽ phân bổ cho hóa đơn có ngày trước nhất cho đến ngày sau. Phân bổ theo hạn thanh toán thì số tiền trên phiếu thu sẽ phân bổ cho các hóa đơn có hạn thanh toán nhỏ nhất cho đến lớn nhất
Cách 2: Người dùng tự phân bổ
Thực hiện chức năng này nhấn phím F3 sau đó nhập số tiền cần phân bổ theo chủ quan của người dùng vào hoá đơn nào cần phân bổ
Lưu ý: Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn có thể thực hiện ở một trong hai màn hình nhập liệu