3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
3.2 Danh mục phân nhóm khách hàng
Danh mục phân nhóm khách hàng sử dụng để phục vụ trong việc báo cáo và lọc tìm số liệu. Mỗi nhóm đại diện cho một tiêu thức phân nhóm.
Danh mục phân nhóm và cách phân nhóm đều tương tự nhau ở các phân hệ khác nhau.
Ví dụ về một trường hợp phân nhóm như sau:
Nhóm 1: Phân theo khu vực địa lý của khách hàng. Nhóm 2: Phân theo loại hình kinh doanh của khách hàng. Nhóm 3: Phân theo ngành hàng mà khách hàng mua. Chi tiết như sau:
Mã nhóm Tên nhóm
Nhóm 1: Phân theo khu vực
MN Khu vực Miền Nam
MT Khu vực Miền Trung
MB Khu vực miền Bắc
Nhóm 2:Phân theo loại hình kinh doanh
ST Siêu thị
CH Cửa hàng
DL Đại lý
DD Khách hàng mua đồ điện gia dụng
KK Khách hàng mua kim khí
XM Khách hàng mua xe máy
Lưu ý:
Người sử dụng có thể thiết lập Danh mục khách hàng trước, sau đó thiết lập Danh mục phân nhóm khách hàng. Có thể phân nhóm đồng loạt bằng chức năng nhấn phím “ Ctrl + F6- phân nhóm khách hàng” hoặc ngược lại. Các bước thực hiện phân nhóm khách hàng:
Cách 1: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng sau khi tạo danh mục khách hàng
Bước 1: Tạo danh mục khách hàng
Bước 2: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng
B2.1. Vào cửa sổ “Danh mục phân nhóm khách hàng” B2.2. Nhấn phím F4 vào cửa sổ “ Thêm nhóm khách hàng”
B2.3. Tạo danh mục phân nhóm khách hàng. Nhập số liệu danh mục phân nhóm như sau:
Stt Tên trường Ghi chú
1 Kiểu phân nhóm Phần mềm hỗ trợ 3 tiêu thức phân nhóm. Ứng với mỗi tiêu thức phân nhóm, có thể chọn [1,2,3]
2 Mã nhóm khách hàng Đại diện cho nhóm khách hàng. Mã nhóm không được lồng và trùng nhau. Độ dài tối đa là 8 ký tự
Chú ý : tạo từng mã nhóm ứng với tiêu thức phân nhóm
3 Tên nhóm Mô tả nhóm khách (tên nhóm)
4 Tên 2 Tên tiếng Anh
Bước 3: Phân nhóm khách hàng:
Sau khi tạo đầy đủ danh mục phân nhóm khách hàng, nhấn Ctrl + F6, hiện ra cửa sổ màn hình phân nhóm khách hàng, gồm 2 trang :
+ Trang bên trái: hiện danh mục các nhóm khách hàng, để vệt sáng sẽ hiện ở dòng “chưa phân nhóm” + Trang bên phải: hiện danh mục khách hàng chưa phân nhóm gồm 3 cột Tag, Mã khách hàng, Khách hàng
B3.1. Tại trang bên trái, Chọn kiểu phân nhóm : ví dụ: “nhóm 1”
B3.2. Tại trang bên phải, Chọn danh sách khách hàng cùng nhóm bằng cách click chuột vào cột Tag những khách hàng cần chọn cùng nhóm.
B3.3. Nhấn chọn “Phân nhóm” Hiện cửa sổ “Phân nhóm khách hàng” B3.4. Nhập nhóm khách hàng, chọn đúng nhóm để phân
B3.5. Nhấn “Nhận” để hoàn tất quá trình phân nhóm cho nhóm khách hàng đó Bước 4: Tiếp tục phân nhóm như trên cho khách hàng còn lại của kiểu phân nhóm“nhóm 1”
Chú ý: Một khách hàng có thể ở cả 3 phân nhóm trong 3 tiêu thức phân nhóm khác nhau, vì thế phải thực hiện 3 lần cho 1 khách hàng
Vì thế người sử dụng cần định hướng cách quản lý và phân nhóm khách hàng trước khi tạo danh mục khách hàng để thao tác phân nhóm khách hàng nhanh hơn
Cách 2: Phân nhóm khách hàng trước khi tạo danh mục khách hàng
Bước 1: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng (như trên) Bước 2: Tạo danh mục khách hàng (như trên)
Bước 3: Tại page “Thông tin nhóm” trong danh mục khách hàng, Nhập mã phân nhóm trong các nhóm khách tương ứng với 3 tiêu thức phân nhóm (nếu doanh nghiệp phân nhóm cả 3 tiêu thức)