5. Phân hệ Phải thu
6.1.1 Quản lý danh mục vật tư hàng hóa
Người sử dụng có thể khai báo các vật tư hàng hóa vào trong danh mục để quản lý nhập xuất tồn của vật tư. Bên cạnh đó còn những thông tin khác phục vụ cho công tác quản trị hàng tồn kho
6.1.2 Quản lý kho hàng
Người sử dụng có thể thiết lập các kho của công ty cũng như các kho kế toán (kho ảo) để thuận tiện trong việc quản lý tồn kho vật tư hàng hóa
6.1.3 Cập nhật chứng từ
Các chứng từ ở phân hệ Hàng tồn kho được sử dụng nội bộ. Hàng hóa nhập từ bên ngoài vào được quản lý ở
phân hệ Mua hàng, hàng hóa xuất bán được quản lý ở Phân hệ Bán hàng.
Việc nhập xuất nội bộ có thể được hiểu như sau:
Nhập từ sản xuất, nhập thừa, nhập từ điều chuyển kho, nhập khác. Xuất kho sản xuất, xuất ký gửi, xuất thiếu, xuất điều chuyển, xuất khác.
6.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ tồn kho 6.2.1 Phiếu nhập, xuất kho:
Thông tin cập nhật chứng từ: tương tự như các chứng từ trước đó
Ngày ht Được sử dụng đưa lên báo cáo
Ngày lập pn Ngày lập phiếu nhập
Mã giao dịch (Loại pn) 4_Nhập từ nội bộ 9_Nhập khác
Nhập giá trung bình Dùng phím cách để đánh dấu, nhập giá tại thời điểm nhập kho. Số lượng vật tư này sẽ không tham gia vào tính giá cuối kỳ
Muốn sửa thành tiền Trong trường hợp khi tính giá, thành tiền không đúng với chứng từ, người sử dụng cho giá bằng =0, khi đó người sử dụng có thể check vào ô thành tiền để sửa lại số tiền cho đúng
6.2.2 Phiếu xuất điều chuyển
Thông tin cập nhật chứng từ: tương tự như các chứng từ trước đó
Ngày ht Được sử dụng đưa lên báo cáo Ngày lập pn Ngày lập phiếu nhập
Mã kho xuất Kho cần xuất hàng
Mã kho nhập Kho nhập hàng từ kho xuất 6.2.3 Tính giá trung bình
Trong trường hợp vật tư được đánh giá theo phương pháp trung bình, khi muốn có giá vốn xuất kho người sử dụng phải thực hiện chức năng tính giá trung bình.
Thông tin cập nhật như sau:
Tên trường Diễn giải
Kho vật tư Có thể tính riêng cho 1 kho, chọn kho từ danh mục kho hàng. Nếu bỏ trống thì tính hết
Tài khoản
Có thế tính riêng cho 1 tài khoản vật tư, chọn từ danh mục tài khoản, nếu bỏ trống thì tính hết
Nhóm 1 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 1, nếu bỏ trống thì tính hết
Nhóm 2 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 2, nếu bỏ trống thì tính hết
Nhóm 3 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 3, nếu bỏ trống thì tính hết
Tạo px chênh lệch giá trị hàng tồn kho
Trong trường hợp Vật tư:
Số lượng tồn kho = 0, giá trị <>0, nếu chọn số 1 chương trình sẽ tự động tạo PX chênh lệch
của vật tư với giá trị đó.
TK chênh lệch Là tài khoản hạch toán khoản chênh lệch nêu trên, thông thường TK 632
Cập nhật giá
trung bình Sau khi tính giá xong, giá sẽ được cập nhật vào:
0_ Cập nhật vào thẻ kho
1_Cập nhật vào thẻ kho và sổ cái 2_Cập nhật vào sổ cái
6.2.4 Tính giá nhập trước xuất trước
Stt Tên trường Diễn giải
1
Kho vật tư Có thể tính riêng cho 1 kho, chọn kho từ danh mục kho hàng, nếu bỏ trống thì tính hết
2
Tài khoản Có thế tính riêng cho 1 tài khoản vật tư, chọn từ danh mục tài khoản, nếu bỏ trống thì tính hết
3 Nhóm 1 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 1, nếu bỏ trống thì tính hết
4 Nhóm 2 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 2, nếu bỏ trống thì tính hết
5 Nhóm 3 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 3, nếu bỏ trống thì tính hết
6
Cập nhật giá NTXT Sau khi tính giá xong, giá sẽ được cập nhật vào:
0_ Cập nhật vào thẻ kho
1_Cập nhật vào thẻ kho và sổ cái 2_Cập nhật vào sổ cái
6.2.5 Tính lại tồn kho tức thời
Vì tại thời điểm nhập xuất kho, số liệu tồn kho hiện trên chứng từ có thể bị sai lệch, chương trình sẽ hỗ trợ chức năng tính lại tồn kho tức thời cho vật tư ở các màn hình và các báo cáo có sử dụng tồn kho tức thời. 7. Phân hệ Chi phí,
giá thành
7.1 Chức năng:
Người sử dụng có thể khai báo danh mục vụ việc để quản lý tình hình nhập xuất Nguyên vật liệu cho từng hạng mục, công trình hay hợp đồng, … hoặc quản lý những khoản thu chi cho từng khoản mục trên.
Quản lý luỹ kế của từng công trình.
Cho phép người sử dụng tự thêm mới các trường trong các chứng từ thông qua Danh mục người sử dụng tự định nghĩa.
7.2 Danh mục vụ việc
Các thông tin cần khai báo:
- Mã vụ việc: tối đa 16 ký tự
- Tên vụ việc: tên của hạng mục, công trình - Ngày bắt đầu và kết thúc của công trình
- Tiền nguyên tệ: đồng tiền được sử dụng lưu chuyển trong quá trình thực hiện công trình (USD, EURO, VND ….)
- Tiền VND: quy đổi từ đồng tiền nguyên tệ
- Phân nhóm: tương tự các phân nhóm mã khách, mã hàng 7.3 Danh mục người sử dụng tự định nghĩa
7.4 Cập nhật chứng từ
- Trên tất cả các chứng từ cập nhật của chương trình đều có thông tin trường vụ việc để người sử dụng có thể chọn đúng công trình, hạng mục để đưa vào các chứng từ Thu, Chi, Mua, Bán, ….
VD: Nhập mua nguyên vật liệu cho công trình, người sử dụng nhập bằng phiếu nhập mua hàng.
7.5 Các bước thực hiện tính giá thành
Bước 1: Tạo danh mục vụ việc, công trình
Danh mục yếu tố chi phí Danh mục bộ phận hạch toán Cập nhật định mức nguyên vật liệu Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang
Bước 2: Nhập nguyên vật liệu, vật tư có khai báo thêm mã vụ việc công trình đã tạo
Xuất kho nguyên vật liệu, vật tư có khai báo thêm mã vụ việc công trình đã tạo
Cập nhật các phiếu thu/chi khi phát sinh chi phí hoặc doanh số thuộc vụ việc, công trình Các chi phí được hạch toán thông qua các chứng từ nhập liệu, ví dụ như:
Phiếu xuất kho (nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm) Phiếu nhập kho (thành phẩm, bán thành phẩm) Chứng từ hạch toán chi phí lương (phiếu kế toán) Các chứng từ khác hạch toán trực tiếp theo sản phẩm
Bước 3: Phân bổ chi phí liên quan vụ việc, công trình
Sau khi xác định tiêu thức phân bổ, người sử dụng khai báo bút toán phân bổ theo công trình và thực hiện phân bổ tự động theo tiêu thức đã chọn
Bước 4: Tính chi phí dở dang cuối kỳ , tính giá thành và lên các báo cáo liên quan đến vụ việc công trình
Kiểm tra công thức tính dở dang cuối kỳ và giá thành, nếu đã phù hợp với đơn vị thì thực hiện tính giá thành. Nếu chưa phù hợp thì có thể khai báo lại
7.6 Hệ thống báo cáo
7.6.1 Báo cáo chi phí theo tài khoản - Bảng phân bổ chi phí chung (627) - Bảng phân bổ chi phí chung (627)
- Bảng phân bổ NVL & CCDC (152,153) - Bảng phân bổ tiền lương & BHXH (334, 338) - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (214)
7.6.2 Báo cáo theo vụ việc, công trình - Bảng kê ctừ NVL
- Tổng hợp phát sinh luỹ kế - Tổng hợp phát sinh NVL
- Tổng hợp chi phí sản xuất - Báo cáo KQ SXKD 7.6.3 Các bảng kê
Bảng kê ctừ theo người sử dụng tự định nghĩa Tổng hợp phát sinh theo trường người sử dụng tự ĐN
8. Phân hệ Tài sản cố định & Công cụ dụng cụ
8.1 Chức năng
Theo dõi TSCĐ và CCDC về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, ...
Theo dõi điều chuyển, lý do tăng giảm TSCĐ và CCDC. Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
8.2 Thiết lập các danh mục
8.2.1 Danh mục lý do tăng, giảm
Người sử dụng tạo danh mục lý do tăng giảm nhằm theo dõi xuyên suốt quá trình từ lúc tăng TSCĐ, CCDC cho đến lúc giảm TSCĐ, CCDC.
8.2.2 Danh mục bộ phận sử dụng
8.3 Khai báo các thông tin
Tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.
Phần 1- Thông tin chung: Tài khoản TSCĐ (TK211), Hao mòn TSCĐ (TK214), Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641, 642), Số tháng khấu hao.
Phần 2- Thông tin nguồn vốn: Mã nguồn vốn, tên nguồn vốn, nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, khấu hao, giá trị còn lại
8.4 Phân nhóm TSCĐ, CCDC
Chương trình cho phép phân loại tài sản, công cụ theo các nhóm khác nhau để tiện cho việc phân tích và tổng hợp thông tin.
Chương trình có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm tài sản, công cụ. Ví dụ ta có thể phân nhóm tài sản theo chủng loại, theo nước sản xuất, theo cấu hình.
Cách phân nhóm tương tự như phân nhóm hàng hoá, vật tư, khách hàng.
8.5 Quản lý thêm bớt các bộ phận
Sau một thời gian sử dụng tài sản, công cụ cũng được phép thêm bớt bộ phận sử dụng (tài sản, công cụ dùng chung nhiều bộ phận), người sử dụng có thể khai báo chi tiết bộ phận sử dụng theo ngày phát sinh.
8.6 Quản lý về luân chuyển giữa các bộ phận
Việc thực hiện chuyển bộ phận sử dụng tài sản, vào chức năng chuyển bộ phận tài sản, chú ý chương trình không
cho phép xóa hay sửa bộ phận gốc. Việc quản lý tài sản sẽ theo lịch sử của tài sản.
8.7 Khai báo giảm tài sản, công cụ
Mỗi khi một tài sản bị giảm do thanh lý hoặc hết sử dụng thì ta phải khai báo giảm tài sản. Các thông tin khai báo gồm lý do giảm tài sản, ngày giảm tài sản.
8.8 Khai báo thôi không tính khấu hao
Mỗi khi một tài sản không tính khấu hao nữa thì ta phải khai báo tài sản thôi không tính khấu hao nữa. Thông tin khai báo là ngày thôi không tính khấu hao.
8.9 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng Mỗi tháng ta phải tính một lần và có sự thay đổi gì thì phải tính lại. Mỗi tháng ta phải tính một lần và có sự thay đổi gì thì phải tính lại.
Giá trị khấu hao do máy tính dựa trên số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng”.
Chương trình cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.
8.10 Các bước tính khấu hao TSCĐ, CCDC
Người sử dụng lưu ý phân hệ TSCĐ và phân hệ CCDC là hai phân hệ hoàn toàn độc lập với các phân hệ khác, chúng chỉ đựơc gắn kết thông qua bút toán phân bổ khấu hao.
Vì thế các bước thực hiện khấu hao như sau:
Bước 1: Cập nhật chi phí mua TSCĐ, CCDC vào phiếu nhập mua hàng (dịch vụ), phiếu chi Bước 2: Cập
nhật danh mục TSCĐ, CCDC tại phân hệ TSCĐ, CCDC
- Khai báo thông tin đầy đủ thông tin TSCĐ, CCDC. Chú ý: mã TSCĐ, thời gian khấu hao (số kỳ khấu hao), số chứng từ, trị giá.
- Khai báo các TK khấu hao, TK chi phí, … để phục vụ việc tính khấu hao
Bước 3: Mỗi tháng, vào chức năng “tính khấu hao tháng” để tính khấu hao
Bước 4: “Tạo bút toán, xoá phân bổ khấu hao” thông qua các tài khoản khấu hao, TK chi phí đã khai báo. Đây là bút
toán gắn kết với phân hệ Tổng hợp để lên các báo cáo kế toán liên quan.
Ngoài ra, người sử dụng có thể thực hiện các chức năng khác như khai báo giảm, thôi không tính khấu hao, điều chuyển tài sản, để phục vụ công tác quản lý tài sản.
Lưu ý: trường hợp NSD muốn xoá các bút toán khấu hao thì thực hiện ngược lại các bước từ bước 4, bước 3, và cả bước 2 nếu muốn xoá hoàn toàn TSCĐ hay CCDC.
9. Phân hệ Tổng hợp
9.1 Phiếu kế toán 9.1.1 Chức năng
Phiếu kế toán dùng để định khoản các bút toán nguồn (bút toán liên quan đến lương thưởng), các bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển – phân bổ bằng tay,...
Có thể hạch toán các bút toán 1 nợ nhiều có hoặc ngược lại một có nhiều nợ. Trong một phiếu có thể hạch toán nhiều cặp nợ/có và được phân biệt bằng nhóm định khoản.
Thông tin cập nhật:
Stt Tên trường Ghi chú
Thông tin đầu phiếu
1 Số chứng từ
Người sử dụng tự nhập vào, số phiếu nhập mặc định tự động nhảy theo số thứ tự (lấy số sau cùng + 1), độ dài tối đa là 12 ký tự. 3 Ngày hạch toán Ngày được sử dụng để lên báo cáo
4 Ngày lập ctừ Ngày lập hóa đơn, chứng từ 5 Diễn giải Diễn giải chung cho cả chứng từ 6 Mã NKCT
Mã nhật ký chứng từ để lên các sổ của hình thức sổ nhật ký chung
Thông tin chi tiết
1 Tk Chọn từ danh mục tài khoản
2 Tên tài khoản Thể hiện theo số hiệu tài khoản
3 Mã khách Chọn từ danh mục khách hàng, nếu TK hạch toán là TK công nợ thì mã khách không được bỏ trống.
4 Tên khách Thể hiện theo mã khách hàng
5 Phát sinh nợ Nếu tính chất TK hạch toán là ghi Nợ
6 Phát sinh có Nếu tính chất TK hạch toán là ghi Có
8 Diễn giải Diễn giải chi tiết cho từng cặp định khoản
9 Mã vv Chọn từ danh mục vụ việc
10 Nhóm đk
Chứng từ này cho phép hạch toán nhiều bút toán khác nhau trên cùng 1 chứng từ, các cặp bút toán phân biệt nhau qua nhóm định khoản, các Tk cùng 1 bút toán phải giống nhau về
Thông tin cuối phiếu
1 Trạng thái 1_cập nhật: Post vào sổ cái và thẻ kho 0_Chưa: Chưa Post
2_Chỉ cập nhật vào kho: không post vào sổ cái
2 Thuế GTGT đầu vào Nếu ô này được chọn thì sẽ mở ra cửa số “Nhập chứng từ GTGT” để lên báo cáo VAT.
9.2 Cập nhật các hoá đơn GTGT đầu vào, đầu ra
Trong kỳ kế toán có những hóa đơn GTGT mà đơn vị chỉ được kê khai chứ không được hạch toán, hoặc kỳ trước đã hạch toán nhưng chưa kê khai. Khi cập nhật vào đây chỉ có chức năng kê khai và không có chức năng hạch toán.
Các thông tin cập nhật là tất cả thông tin trên hóa đơn cần phải kê khai. Người sử dụng thực hiện các phím chức năng: F3, F4, … để cập nhật chứng từ.
9.3 Khai báo tài khoản và thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Việc hạch toán bằng ngoại tệ, một số tài khoản được hạch toán và được đánh giá chênh lệch tỷ giá vào cuối kỳ, người sử dụng có thể khai báo danh sách tài khoản được đánh giá để cuối kỳ thực hiện. Việc hạch toán đối ứng khi đánh giá được khai báo trong danh mục các tham số hệ thống.
Bút toán chênh lệch tỷ giá được thực hiện sau khi đã khai báo danh sách các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Người sử dụng chọn bút toán và nhập tỷ giá cuối kỳ vào.
Các bước thực hiện bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ:
Bước 1: Tạo danh mục các tài khoản chênh lệch tỷ giá.
B1.1. Vào phân hệ Tổng hợp, các danh mục, khai báo các tk chênh lệch tỷ giá cuối kỳ B1.2. Thực hiện khai báo các tài khoản bằng các phím chức năng F3, F4, F8